职场人用WorkBuddy④|散在Excel和PDF里的350条名单,半天整理成一张表

成长透视镜 · 职场人用WorkBuddy · 第04期

大家好，这里是成长透视镜。我会不定期的把自己在工作中用到的AI知识分享在这里。

经常整理数据的朋友，应该知道：数据收齐了，后面的整理工作才是最头痛的。

我这次需要整理社团成员，收到的名单有的是Excel，有的是PDF；有的写了班级，有的只有姓名。

这些数据汇总完，还得打开学生信息表，一个个查年级、查班级，再填回去。

原本估计手动要花几天，这次试着交给WorkBuddy，半天做出了一张包含350条成员记录的汇总表，还补充了年级、班级信息。

整理过程中，它还列出了一批需要我确认的姓名：名单上明明有这些记录，和学生信息表一对，却对不上了。

这部分如果只靠复制粘贴，很可能就漏过去了。至于哪些地方出了问题、最后还要核对什么，后面会结合截图说清楚。

接下来把这次操作过程分享给你，6张过程图和一句话提示词都放在文中。经常整理报名表、活动名单的朋友，也可以拿一份小表试试。

干货分享，推荐收藏⭐。

01｜我先让它做了两张空表

最初，我问WorkBuddy的其实是一件更具体的事：社团活动时，年级有时不知道学生去向，怎么把成员名单和点名记录整理好，方便核对？

图1：先把社团管理和收集名单的需求告诉WorkBuddy。

它给出了一些点名和核对的办法，还建议配两张表：一张登记社团成员，一张汇总每周点名情况。

我就接着让它直接生成这两张表格。

图2：继续让它生成表格，回复里给出了文件和保存位置。

打开成员汇总表，社团名称、学生姓名、班级、学号等栏目已经列好了。表里当时只有一行示例，接下来才是往里面整理真实名单。

图3：先看空白模板，里面的“张三”是示例，不是实际成员。

02｜Excel和PDF，一起放进去

有了模板，我把收到的名单一起提供给它：冰雪队、击剑队、篮球队、田径队等队伍的Excel，还有艺术社团的PDF。

我说明了要按汇总表的格式整理，方便各年级找到自己的学生。

图4：模板、Excel名单和PDF名单一起上传，再说明整理要求。

名单合并后，年级和班级还要补。我又提供了用于核对的学生信息表，让它按这份资料匹配。

所以，这半天里也有我整理文件、补充要求、查看结果的时间。有不清楚的地方，还得接着说。

03｜有18条姓名没对上

匹配过程中，WorkBuddy提示：有18条姓名无法精确匹配。

它把疑似对应的信息列出来让我确认，并说明不会直接改掉名单里的姓名。

图5：中途匹配时，有18条姓名没对上；图中处理的版本为375条，本文展示的汇总表为350条。

这部分对我挺有帮助。原本我要自己从头查，现在先有了一份需要重点核对的记录。

姓名对不上，可能是写错了，也可能是同名、名单版本不同，或格式有差异。它给出的对应关系，还得回到原始资料里确认。

此外，它还发现一条挺容易忽略的问题：足球队表格里的“姓名”表头，被误算成了一名成员。

如果只把几张表拼在一起，这样的记录很可能也就跟着留下来了。

04｜半天后，表格长这样

这次整理出来的表，收进了10支队伍、艺术团体的350条成员记录。

社团名称、类别、学生姓名、年级、班级、学号，还有每条记录来自哪份资料，都放进了同一张表。

图6：合并后的总表，年级、班级和名单来源放在一起，学生姓名已遮挡。

后面想看某个社团的成员，或筛出某个年级的记录，就不用再挨个打开那些文件了。

当然，还有需要继续补的地方：这份表里仍有5条记录缺班级，少数年级栏只写了“高中部”“国际部”，也要再确认。

350条是这批名单的记录数，同一个学生可能参加不止一个社团，统计人数时还要另外核对。

05｜也想试试，可以从这一句开始

先准备名单、用于核对的信息表，还有最后要用的模板，再把它们一起提供给WorkBuddy。

文件多的话，先拿一小部分试试，看看有没有漏行、栏目有没有填错，再继续往下做。

这次让我觉得，工作里这些看着不复杂、做起来却很磨时间的小事，确实值得拿来试试AI。

表格先整理出来，需要确认的记录再逐条核对，比我从头一行行复制、查找，省力不少。

你有没有哪张表，一想到要整理就头疼？欢迎留言说说。