Excel数据验证太实用了,输入不符合规则直接弹窗,填错数据当场拦下

制作Excel统计表的时候，并不害怕数据多，就怕有人填错。部门名称千奇百怪，数字多打了一个零，到月底汇总的时候才发现错误。利用好Excel的数据验证、出错警告功能，在填写数据的时候就会出现提示。

一、对单元格进行规范，不符合规范的不能填写

假如我们在做员工报销登记表的话，A列就是名字，B列是部门，C列是报销金额。

公司的规定是单笔报销金额不能超过2万元，怎样进行限制？

使用起来很简便：

① 选择C2到C100的单元格区域。

② 点击数据→数据验证。

③ 在设置项里把允许条件改成交换为小数。

④ 选择数据范围为介于之间，最小值为0，最大值为20000。

如此一来，金额输入的范围也就确定了。

输入1500、3500.5可以正常保存，但是输入25000就会被判不符合规则。

但是设置了范围还远远不够，还需要使Excel自动弹出窗口。

二、打开出错提示，错误的时候就会有提醒了

仍然是数据验证窗口，在出错警告选项卡中进行切换。

选择当输入无效数据的时候给出错误提示，并且：

停止样式的播放

报销的金额错了没有

错误提示：请输入0到20000之间的金额，請檢查後再重新填寫。

点击确认按钮。

现在可以在C2中输入25000，然后按回车键。

Excel马上就会弹出错误提示，要求用户重新输入或者取消。

提示：

出错警告有“停止”、“警告”、“信息”三种形式。

只有一旦停止，才会防止用户利用正常的键盘输入来录入无效的数据。

但是复制粘贴可以避开数据验证，因此不能算作百分百的防错工具。

三、部门名称也加以限定，做成下拉选择项

如果有的地方叫“销售”，有的地方叫“销售部”，那么在后面统计的时候就会很麻烦。

选择B2:B100之后，进入数据验证选项，在其中设置允许条件为序列。

来源填写为：

销售部、财务部、行政部

勾选上“提供下拉箭头”选项之后再点击确定。

现在的员工在填部门的时候可以直接选择了。

如果手工输入没有在名单里出现的部门，而且出错警告被设定为“停止”，那么Excel就会阻止。

四、填错了会提醒你，但是漏填了怎么办？

有一个被忽视的问题就是数据验证不能自动找到没有被填入数据的空白单元格。

想要找到遗漏的金额的话，可以使用条件格式。

选择C2到C100区域，在“开始”选项卡下点击“条件格式”，再点击“新建规则”，接着在“使用公式确定要设置格式的单元格”里输入公式。

公式为：

=AND($A2<>"",$C2="")

然后再填上浅红颜色。

如果A列已经填上了名字，但是对应的C列金额还是空白的话，这个单元格就会被自动标红。

填错了会弹出一个对话框，漏填了会有颜色来提示，这两种情况都考虑到了。

五、做一做

制作一个员工考勤表，使请假天数在1到30天之间。

思路还是和前面一样，先选中请假天数所在的区域，然后打开数据验证，在其中设置整数的取值范围，最后开启“停止”类型下的出错警告。

试一下输入35，看excel是否有意见。

掌握了该方法之后，在以后制作报销单、考勤表、库存登记表的时候就可以提前避免很多输入错误了。

每天掌握一个Excel的小技巧，长此以往，工作就会越来越得心应手了。