Excel批量设置数据验证:一次设置整列生效,再也不用逐个单元格操作!

制作员工信息表的时候，最害怕出现将“在职”写成“在岗”，或者把考核分数填写为150的情况。一个接一个的检查会浪费很多时间。实际上，Excel的数据验证可以对一整列进行规则的设置，在根源上避免输入错误的发生。

一、一次选中一整列来批量设置下拉菜单

假设有一张员工信息表，D列是员工状态，只能输入在职、试用、离职。

如果有一百名员工的话，岂不是要设二百次？当然不用。

操作步骤为：

① 点击左上角的名称框，并且输入要设置的区域：

D2：D200

② 按回车键之后，Excel就会自动选择上面的199个单元格。

③ 点击“数据”→“数据验证”，在“允许”处选择“序列”或者“列表”。

④ 填写来源：

在职、试用、离职

选择“提供下拉箭头”之后点击确定（一些版本中显示为“单元格内下拉列表”）。

最后的效果就是从D2到D200所有的下拉选项都是一样的，员工状态可以直接选择不用手动输入。

小提示：D1标题不要包括在内。预计未来会增加人员的话，可以先设到D1000。

二、设置不同的列有不同的规则来防止错误的输入

员工的状态统一了之后，分数是不是也可以被限制呢？

当然可以。E列为考核分数，只能输入0-100之间的整数。

操作的方法为：

① 选择E2:E200。

② 打开数据验证，把允许改成整数。

③ 选择“数据”，选择介于，最小值为0，最大值为100。

④ 切换到【出错警告】选项卡中，并且选择显示错误警告，样式设置为【停止】，然后输入提示信息：请输入0～100之间的整数。

⑤点击确定。

最后的效果是：

员工的名字，员工的情况，得分

张敏，在职，86

李强，试用，92

王芳，离职，75

状态可以从下拉框里选择，但是分数只能填入指定范围内的整数。输入150的时候就会出现错误提示。

三、已经设置好的规则怎么快速复制？

其他的区域也需要一样的校验规则的话就不用再设置了。

选择好规则的单元格之后复制，在目标区域中选择，然后按：

Ctrl+Alt+V

选择“选择性粘贴”里的“验证”，之后点击确认。

只复制数据验证规则而不会覆盖目标单元格原来的数据及格式。

普通粘贴的话原来的內容就全被覆盖掉了。只想要复制规则的话就选“验证”。

另外，数据验证不能自动修正之前错误填写的数据。已经存在的错误可以使用【数据】→【数据验证】→【圈释无效数据】来查出。

四、实际操作制作一份合格的采购记录表

新建一个表格，并且设置三列分别是：采购物品、采购状态、采购数量。

试着做到下面的要求：

采购状态只能是待采购、采购中、已完成。

采购数量只能输入1到500之间的整数。

每列预先设置100行，便于之后的数据输入。

操作起来非常简单，只需要先选择整个区域，然后分别设置列表验证、整数范围验证就可以了。

设置之后，在里面输入600，观察一下Excel是否能阻止这个操作。

遵循一条原则：相同列要应用相同的规则时，选取整个区域一次性批量设置；不同的列要使用不同的规则时，就要分别设置。

学会数据验证可以减少输入错误，并且让之后的数据统计变得简单一些。

每天学会一个Excel的小技巧，工作上的效率也就慢慢提高了。