9类工程联系单写作模板全收录（附写作红线，建议收藏）

工程人必知的联系单写作规范，一篇讲透。

在工程项目管理中，有一类文书看似平凡，却承载着定责、确权、索赔等重大法律功能——它就是工程联系单。

然而现实中，很多项目管理人员对联系单的认知停留在“打个招呼”“走个流程”，导致该确认的没确认、该索赔的没索赔、该留痕的没留痕。等到结算争议、法律纠纷发生时，才发现手里缺少关键证据。

本文以建设工程实务为核心，结合合同管理和法律风险防控经验，将工程联系单归纳为九大类，每类附标准写作模板和写作红线，力求做到“拿到手就能用”。

一、重新认识工程联系单

1. 工程联系单是什么？

工程联系单是工程项目各参建单位之间进行书面沟通的正式文书，用于传递通知、要求、请求、确认、催告、索赔、回复、协调等信息。

它是合同各方在来往函件中的书面承诺载体，对各方具有同等的约束力。

2. 为什么要重视联系单？

一份好的联系单能实现以下四个核心功能：

3. 联系单管理的“六个必须”

1. 必须书面：口头指令不留痕，事后扯皮无对证

2. 必须签字：未经签收的联系单等于没发

3. 必须编号：统一编号，便于追踪和归档

4. 必须归档：涉及产权、债务的函件保存30年以上

5. 必须限时：索赔、催告类函件有严格时效，逾期失权

6. 必须闭环：发函→签收→处理→回复→归档，缺一不可

二、九大类联系单速查

依据发函目的和法律功能，工程联系单可归纳为以下九类：

一句话判断口诀：

• 需要对方签字确认的 → 确认类

• 只需要告诉对方一件事 → 告知/通知类

• 需要对方批准或同意 → 请求/申请类

• 依据合同要求对方做事 → 指令/要求类

• 对方到期还没做 → 催告/催促类

• 损失已经发生要补偿 → 索赔类

• 定期/专项向上汇报 → 报告/汇报类

• 回信或立保证 → 回复/承诺类

• 日常商量协调 → 事务协调类

三、九大类联系单写作模板与要点

一、确认类联系单

写作要点：确认内容必须具体、可量化；必须要求对方签字回传；附影像资料、测量记录等佐证材料。

标准模板：

工程联系单（确认类）

编号：XX-EPC-QR-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××监理有限公司、××××有限公司

事由：关于×××事项的确认

一、确认事项概述（简要背景描述）

二、确认内容

1. ××××（具体事实、数据）

2. ××××

三、确认依据□ 合同条款：第×条第×款　□ 设计文件：图号×××□ 规范标准：GB/T ××××　□ 现场实际情况（附影像资料）

四、确认结论经双方共同核实确认：××××

五、附件清单

1. ××××记录表　2. ××××影像资料

发文单位（盖章）项目负责人：__________

签收单位（盖章）：__________签收人：__________　签收日期：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 确认内容必须具体、可量化

• ✓ 必须要求对方签返

• ✗ 不要在确认函中加入索赔主张

• ✗ 不要模糊表述（如“基本合格”、“大致符合”）

常见错误：只有一方签字；确认内容过于笼统；缺少附件佐证。

二、告知/通知类联系单

写作要点：核心在于证明“已通知”，不要求对方回复；对方拒收时，用EMS邮寄保留凭证或公证送达。

标准模板：

工程联系单（通知类）

编号：XX-EPC-TZ-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于×××的通知

一、通知事项根据××××，现正式通知贵方：××××

二、事实背景

1. ××××　2. ××××

三、相关依据□ 合同条款：第×条第×款　□ 法律法规：××××　□ 现场实际情况

四、后续安排（如适用）

1. ××××

特此通知。

发文单位（盖章）项目负责人：__________

签收单位：__________　签收人：__________　日期：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 核心在于“送达”而非“回复”

• ✓ 拒收时用EMS邮寄，保留邮寄存根

• ✗ 不要在通知函中夹带索赔或催告内容

常见错误：对方拒签就放弃；通知内容过于简单；送达地址不准确。

三、请求/申请类联系单

写作要点：必须明确期望回复期限；最好援引合同约定的审批时限条款。

标准模板：

工程联系单（申请类）

编号：XX-EPC-SQ-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××监理有限公司、××××有限公司

事由：关于×××的申请

一、申请事项根据××××，现申请××××

二、申请依据□ 合同条款：第×条第×款　□ 设计文件：图号×××　□ 现场实际情况

三、申请事项详述

1. ××××　2. ××××

四、附件及证明材料

1. ××××　2. ××××

五、期望回复期限根据合同第×条第×款，恳请在收到本申请后×日内予以书面答复。

发文单位（盖章）项目负责人：__________

签收单位：__________　签收人：__________　日期：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 必须明确期望回复期限

• ✓ 援引合同约定的审批时限条款

• ✗ 不要模糊表述“尽快”、“适时”

• ✗ 不要在申请函中夹带索赔主张

常见错误：没有明确回复期限；申请理由不充分；附件缺失。

四、指令/要求类联系单

写作要点：发函方必须有合同授权；问题描述必须具体；必须写明整改时限和违约后果。

标准模板：

工程联系单（指令类）

编号：XX-EPC-ZL-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××工程有限公司

事由：关于×××的整改指令

一、存在的问题在×××（时间）对×××（部位/工序）的检查中，发现以下问题：

1. ××××（具体到部位、数据、偏差值）

2. ××××

二、整改依据□ 合同条款：第×条第×款　□ 设计文件：图号×××□ 规范标准：GB/T ××××　□ 经批准的施工方案：×××

三、整改要求

1. 上述问题须在202X年XX月XX日前整改完毕

2. 整改完成后须报请复查验收

3. 整改期间须采取×××临时防护措施

四、违约责任提示若未按期整改或整改不合格，将按合同第×条的约定处理。

发文单位（盖章）（总监理工程师/授权代表）签字：__________

签收单位：__________　签收人：__________　日期：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 发函方须有合同授权

• ✓ 问题描述必须具体，不能笼统

• ✓ 必须写明整改时限和违约后果

• ✗ 不得超出合同授权范围发号施令

常见错误：指令无合同授权；问题描述笼统；没有闭合跟踪。

五、催告/催促类联系单

写作要点：必须写明合同依据、已逾期天数、保留后续权利声明；具有中断诉讼时效的法律效果。

标准模板：

工程联系单（催告类）

编号：XX-EPC-CG-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司

事由：关于催促支付第×期进度款的函

一、合同依据根据《×××EPC总承包合同》（编号：×××），第×条第×款约定：××××，应于202X年XX月XX日前履行。

二、对方履行现状截至本函发出之日：××××（应履行事项），目前状态：尚未履行，已逾期××天。

三、影响说明

1. 工程进度：××××　2. 费用方面：××××

四、催促要求恳请贵方于收到本函后×日内完成履行。若逾期仍未履行，我方将保留以下权利：□ 工期顺延　□ 费用索赔　□ 暂停施工　□ 其他：××××

发文单位（盖章）项目负责人：__________

签收单位：__________　签收人：__________　日期：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 必须写明合同依据和已逾期天数

• ✓ 必须声明保留后续权利

• ✓ 确保送达，建议EMS+当面双线送达

• ✗ 不要在催告函中直接解除合同

• ✗ 不要情绪化表达

常见错误：缺少合同依据引用；未明确逾期天数；未声明保留权利。

六、索赔类联系单

写作要点：时效是生命线——索赔事件发生后28天内必须发出意向通知；索赔分两步：意向通知（锁事）→ 索赔报告（算账）；证据链必须完整。

标准模板（索赔意向通知）：

索赔意向通知书

编号：XX-EPC-SP-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于××××事件的索赔意向通知

一、索赔事件概述202X年XX月XX日，发生了×××事件（简要描述）

二、索赔事件的事实基础

1. ××××　2. ××××

三、索赔依据□ 合同条款：第×条第×款　□ 法律法规：××××

四、初步影响评估

1. 工期影响：预计约××天　2. 费用影响：预计约××万元

五、后续安排我方将在28日内提交详细索赔报告及证明材料。

特此通知。

发文单位（盖章）项目负责人：__________

签收单位：__________　签收人：__________　日期：__________

标准模板（索赔报告）：

索赔报告

编号：XX-EPC-SP-202X-002　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于××××事件的索赔报告（引用意向通知编号：XX-EPC-SP-202X-001）

一、索赔事件回顾（简述经过、时间、地点、原因）

二、索赔依据

1. 合同依据：第×条第×款　2. 事实依据：××××

三、工期影响分析

1. 事件发生时间：202X年XX月XX日　2. 事件结束时间：202X年XX月XX日

2. 关键路径分析：×××　4. 工期索赔天数：××天

四、费用索赔明细

五、附件及证明材料

1. 同期记录/日志　2. 影像资料　3. 人员考勤/设备台班记录　4. 费用票据

六、索赔结论工期顺延：××天　费用补偿：×××元

发文单位（盖章）项目负责人：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 时效第一：28天内必须发出意向通知

• ✓ 事实与合同条款必须对应

• ✓ 同期记录是最有力的基础证据

• ✗ 不得夸大损失

• ✗ 不得隐瞒不利事实

常见错误：超过28天时效；只有结论没有证据；费用计算无依据。

七、报告/汇报类联系单

写作要点：覆盖监理月报、施工进度报告、质量专项报告、安全事故报告；安全事故报告具有法定性，严禁迟报、漏报、谎报、瞒报。

标准模板（施工进度报告）：

施工进度报告

编号：XX-EPC-BG-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××监理有限公司、××××有限公司

事由：关于×××项目202X年XX月施工进度报告

一、本期施工进度概况报告周期：202X年XX月XX日至202X年XX月XX日本期计划完成：××××　本期实际完成：××××

二、进度计划执行情况

三、关键里程碑执行情况

四、人员及设备投入管理人员：××人　施工人员：××人　主要机械：××台（套）

五、存在的进度问题及应对措施

1. 问题：×××× → 措施：××××

六、下期施工计划七、需协调事项

附件：进度横道图、现场影像资料

发文单位（盖章）项目负责人：__________

标准模板（质量专项报告）：

质量专项报告

编号：XX-EPC-BG-202X-002　　日期：202X年XX月XX日

致：××××监理有限公司、××××有限公司

事由：关于×××质量问题的专项报告

一、问题概述202X年XX月XX日，在×××（部位）的检查中发现以下质量问题：1. ××××

二、问题调查与分析

1. 发生时间：202X年XX月XX日　2. 涉及范围：×××

2. 问题性质：□一般缺陷 □严重缺陷 □质量事故

3. 原因初步分析：(1) 直接原因：×××× (2) 间接原因：××××

三、已采取的临时措施

1. 立即停止×××部位施工　2. 对受影响区域隔离标识

四、拟采取的处置方案

1. 处置方案：××××　2. 预计处置时间：×××　3. 影响评估：××××

五、质量责任初步认定□ 施工操作失误　□ 材料质量问题（供应商：×××，批号：×××）　□ 设计缺陷（图号：×××）

六、附件

1. 质量问题影像资料　2. 相关检测/试验报告

特此报告。

发文单位（盖章）项目负责人：__________

标准模板（安全事故报告）：

安全事故报告

编号：XX-EPC-BG-202X-003　　日期：202X年XX月XX日

致：××××监理有限公司、××××有限公司××××应急管理局（如适用）、××××建设行政主管部门（如适用）

事由：关于×××安全事故的报告

一、事故基本情况

1. 发生时间：202X年XX月XX日×时×分　2. 发生地点：×××

2. 事故类型：□高处坠落 □物体打击 □机械伤害 □触电 □坍塌 □其他

3. 伤亡情况：死亡×人（姓名：×××），重伤×人，轻伤×人

4. 直接经济损失初步估算：×××万元

二、事故经过（按时间顺序详细描述）

三、事故应急救援及处置情况

1. 启动的应急措施　2. 伤员救治情况（送往×××医院）　3. 现场保护措施

四、事故原因初步分析

1. 直接原因　2. 间接原因　3. 管理原因

五、已采取的措施

1. 立即停止×××作业　2. 保护事故现场　3. 成立事故调查组　4. 通知伤亡人员家属并做好善后

六、附件

1. 事故现场照片　2. 伤亡人员信息登记表　3. 相关设备/资质文件

特此报告，后续调查结果将及时续报。

发文单位（盖章）项目负责人：__________

❗ 写作红线（安全事故报告）：

• ✓ 事故报告具有法定性，1小时内须向有关部门报告

• ✓ 报告内容必须真实、完整

• ✗ 严禁迟报、漏报、谎报、瞒报

• ✗ 不得在原因未查清前推卸责任

常见错误：进度报告数据与实际情况不符；质量报告过早归责；安全事故报告超时或瞒报。

八、回复/承诺类联系单

写作要点：回复类须明确表态——同意/部分同意/不同意，态度模糊可能被视为默认；承诺类内容须具体、可考核；农民工工资支付承诺函具有法律强制性。

标准模板（通用来文回复单）：

来文回复单

编号：XX-EPC-HF-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于×××来文的回复（来文编号：×××，日期：202X年XX月XX日）

一、来文概要收到贵方发来的《关于×××的联系单》（编号：×××），主要内容：1. ××××　2. ××××

二、回复意见

1. 关于×××事项：同意/部分同意/不同意。理由：××××

2. 关于×××事项：同意/部分同意/不同意。理由：××××

三、需要说明的情况四、后续安排

发文单位（盖章）项目负责人：__________

标准模板（工期承诺函）：

工期承诺函

编号：XX-EPC-CN-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于×××工程工期的承诺

一、承诺背景截至本函出具之日，实际进度为：××××。目前工期已滞后/面临滞后风险，主要原因为：××××。

二、承诺内容

1. 我方将在202X年XX月XX日前完成×××里程碑节点

2. 我方将在202X年XX月XX日前完成全部合同内工程并具备竣工条件

3. 拟采取的赶工措施：(1) 增加资源投入 (2) 优化施工工序 (3) 其他

三、赶工费用承担上述赶工费用共计×××万元，由：□ 我方自行承担 □ 按合同约定双方分担 □ 由贵方承担，依据：××××

四、违约责任若未能按本承诺函约定的时间完成，愿意按合同第×条第×款承担违约责任。

承诺单位（盖章）项目负责人：__________

标准模板（农民工工资支付承诺函）：

农民工工资支付承诺函

编号：XX-EPC-CN-202X-002　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于保障农民工工资支付的承诺

一、承诺背景我方作为×××项目的□EPC总承包商 □施工分包商 □劳务分包商，现就农民工工资支付事项作出如下承诺。

二、承诺内容

1. 我方承诺严格遵守《保障农民工工资支付条例》，按时足额支付农民工工资

2. 我方已建立农民工工资专用账户（账号：××××），所有工资均通过该账户按月足额发放

3. 截至本函出具之日，该项目农民工工资已全部结清，无拖欠

4. 后续施工期间：(1) 与所有进场农民工签订劳动合同 (2) 实名制管理，建立工资支付台账 (3) 按月编制工资支付表，经本人签字确认后发放 (4) 现场设立维权信息告示牌

三、责任承担如发生农民工工资拖欠，愿意承担全部法律责任。因我方拖欠导致建设单位或总承包单位先行垫付的，我方承诺在×日内全额返还并承担违约金。

承诺单位（盖章）法定代表人：__________　项目负责人：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 回复函必须明确表态，同意/不同意都要说明理由

• ✓ 承诺内容必须可量化、可考核

• ✓ 农民工工资承诺函是法定要求，不可忽视

• ✗ 不要模糊表态（如“研究研究”、“尽量安排”）

• ✗ 不要承诺超出自身能力范围的事项

常见错误：回复模棱两可；承诺内容笼统；未回应对方全部关切。

九、事务协调类联系单

写作要点：语气缓和，无强制约束力；会议纪要须各方签字确认后方具约束力；资料传递单是固定交付时间的核心证据。

标准模板（会议纪要）：

会议纪要

编号：XX-EPC-JY-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

会议名称：×××项目第××次×××专题会会议时间：202X年XX月XX日 ×:00～×:00会议地点：×××项目部会议室主持人：×××　记录人：×××

一、参会人员建设单位：×××　监理单位：×××　EPC总承包：×××　其他：×××

二、主要议题　1. ××××　2. ××××

三、会议内容及形成的意见

1. 关于×××事项：讨论情况：××××　会议决定：××××　责任方：×××　完成期限：202X年XX月XX日

2. 关于×××事项：……

四、需进一步协商的事项五、分发范围

发文单位（盖章）项目负责人：__________

各参会单位签收：建设单位：__________　监理单位：__________　×××单位：__________

标准模板（资料传递单）：

资料传递单

编号：XX-EPC-ZL-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于×××资料的传递

一、传递资料清单

序号	资料名称	图号/编号	份数	版本	备注
1	×××施工图	XX-001	×份	Rev.01
2	×××检测报告	XX-JC-001	×份	—

二、传递目的　□ 供审阅审批 □ 供现场使用 □ 存档备案

三、后续要求　□ 请在×日内反馈审批意见 □ 请按此版本施工/采购 □ 旧版本同时作废

四、发送信息　发送人：×××　电话：×××　送达方式：□专人送达 □电子邮件 □快递

发文单位（盖章）

接收单位：__________　接收人：__________　接收日期：__________接收数量核对：□ 与清单一致 □ 不符（说明：×××）

标准模板（工作提醒函）：

工作提醒函

编号：XX-EPC-TX-202X-001　　日期：202X年XX月XX日

致：××××有限公司、××××监理有限公司

事由：关于×××的工作提醒

一、提醒事项为便于×××工作的顺利推进，我方特就以下事项进行提醒：

二、提醒内容

1. 关于×××事项：根据×××，该项工作应于202X年XX月XX日前完成。目前距计划日期还有××天，敬请关注。

2. 关于×××事项：预计将于202X年XX月XX日具备×××条件，届时需贵方配合×××，请提前做好准备。

三、建议措施四、其他说明本函仅为工作提醒，旨在促进各方协同配合，不作为合同约定的正式指令或索赔依据。

联系人：×××　电话：×××

发文单位（盖章）项目负责人：__________

❗ 写作红线：

• ✓ 会议纪要须24～48小时内发出，要求各方限时反馈

• ✓ 资料传递单是固定交付时间的核心证据

• ✓ 工作提醒函语气宜缓和，不含强制指令

• ✗ 会议纪要不要使用模糊表述（“尽快”、“大致”）

• ✗ 资料传递单不要漏记版本号

• ✗ 工作提醒函不要与催告函混淆

常见错误：会议纪要迟迟不发；会议纪要未签认；资料传递单缺少版本号；工作提醒函语气过于生硬。

四、联系单管理通用要点

1. 签字与签收

• 合同中预先约定双方授权代表和送达地址

• 签收日期是计算响应期限的基准

• 对方拒签怎么办？ → EMS邮寄（保留邮寄存根和签收回执）或公证送达

2. 时效控制

3. 措辞策略

向建设单位发函：多使用“原因”、“按照合同应当”、“请”、“以免”、“影响”；慎用“责任”、“承担”、“损失”；策略：先认责后索赔，步步为营。

向分包单位发函：必须说明责任及损失；规定严格的整改时限；明确不执行的违约后果。

4. 发文前自检清单

在发出任何联系单前，请逐项检查：

• 函件类别选择是否正确？

• 事由是否简明扼要？

• 合同依据是否准确援引？

• 事实描述是否具体、可查证？

• 要求/时限是否明确？

• 附件是否齐全？

• 签收方和签收方式是否正确？

• 编号是否连续、唯一？

附：九类联系单速查卡

本文系工程管理与法律实务工具系列，建议收藏备用。

如需进一步了解某一类联系单的详细写作技巧或案例分析，欢迎留言交流。

编者按：原文案中每一类联系单均包含多个子类型模板（如报告类含监理月报、施工进度报告、质量专项报告、安全事故报告四个子模板），本文限于篇幅，已将核心模板完整收录。如需获取全套模板，可在后台回复“联系单模板”获取完整版文档。