如何利用 n8n 让 ONLYOFFICE 协作空间自动化:无需编码即可构建文档工作流

如果您在公司中将 ONLYOFFICE 协作空间作为文档中心，您可能发现自己一遍又一遍地手动执行相同的任务。新客户签约：您打开协作空间，创建一个房间，上传合同模板，邀请他们。新员工加入：您为他们分配账户，添加到相应的房间，发送欢迎邮件。表单提交：您将其转发到正确的文件夹，通知团队。这些任务并不复杂，但相当繁琐。好消息是，从现在开始，这些任务可以完全实现自动化。

ONLYOFFICE 协作空间目前已为开源工作流自动化平台 n8n 配备了官方节点。您可以将协作空间与团队正在使用的工具进行连接，如 Gmail、Slack、HubSpot、Airtable、人力资源系统、客户关系管理系统等，从而无需再手动处理这些任务。

注：为了更好的阅读体验，本文省略了部分相关链接和五个现成工作流的逐步指南，如有需要可阅读原文：https://www.onlyoffice.com/blog/zh-hans/2026/07/docspace-n8n

什么是 n8n？

n8n 是一个工作流自动化工具，类似于 Zapier 或 Make，但它是开源的，并可以在您自己的基础设施上运行。对于出于数据控制原因进行自托管的协作空间用户来说，它是非常有价值的。

n8n 为您提供了一个可视化画布，您可以在其中连接节点，每个节点代表一个服务中的操作。当触发器触发时（例如新邮件到达、表单提交、计划运行），工作流会自动执行，在节点之间传递数据，直到任务完成。通过提供超过 400 种集成，它可以与您的团队当前使用的大多数工具一起工作。

协作空间节点的功能

该软件包包括两个节点：

ONLYOFFICE 协作空间：通过协作空间 API 执行操作的动作节点
ONLYOFFICE 协作空间触发器：当协作空间中发生某些事情时触发您的工作流的事件节点

动作节点操作

文件：上传、下载、移动、复制、更新、删除、创建、获取信息、生成共享链接
房间：创建、更新、获取信息、搜索、归档、邀请或移除用户、更新访问角色、获取共享链接
用户：邀请用户、获取用户、搜索、更新角色、启用或禁用账户、删除
文件夹：创建、获取信息、获取内容、获取历史记录、获取共享链接、移动、复制、更新、删除

触发节点事件

触发节点可以让工作流对协作空间活动作出反应，而无需轮询。支持的事件包括：

文件：创建、上传、更新、复制、移动、回收、删除、恢复
文件夹：创建、更新、复制、移动、回收、删除、恢复
房间：创建、更新、复制、归档、删除、恢复
用户：创建、邀请、更新、删除
群组：创建、更新、删除

例如：文件上传触发 Slack 通知，新房间启动审批工作流，删除用户将移除连接系统中的访问权限。

五个现成的工作流

下面为您介绍五个现成可用、可立即构建的工作流。

1. 在交易完成时自动创建客户协作房间

当交易在 CRM 中标记为成功时，此工作流为客户创建一个命名的协作房间，从您的库中下载合同模板，将其上传到房间，邀请客户，并发送包含可分享房间链接的欢迎邮件。

触发器可以是任何 CRM 事件（HubSpot、Pipedrive、Salesforce）、Webhook 或手动运行。在您的团队需要考虑之前，客户房间就已经准备好了。

2. AI 驱动的文档接收管道

此工作流监视带有附件的 Gmail 收件箱。当有邮件到达时，它将文件上传到指定的协作空间文件夹，提取文本并将其传递给 AI 模型（默认使用 GPT-4o mini）。该模型识别文档类型，提取发件人、日期和任何货币金额，并写出一句话摘要。包含完整细节的 Slack 消息发送给您的团队。

您也可以使用协作空间触发节点直接触发此工作流，当文件上传到协作空间时，完全跳过电子邮件轮询。每个输入文档（发票、合同、保密协议、采购订单）最终都会归档并被总结。您的团队在不打开任何附件的情况下查看到了收到的内容。

3. 新员工加入时为其配置协作空间账户

当您的 HR 系统通过 Webhook 发布新员工事件时，此工作流为员工创建一个协作空间账户，通过 Slack 通知 IT，并向新员工发送一封包含其协作空间链接的欢迎邮件。

它处理平面 JSON 和 body-wrapped 有效负载，因此可以与大多数可以触发 Webhook 的 HR 系统配合使用。只需设置一次，新员工在首次登录之前就可以等待其账户。

4. 每周清理不活跃的协作房间

团队在项目结束和客户转移时往往会积累房间，但很少有人愿意清理这些房间。此工作流每周一上午 9 点运行，从协作空间中获取所有房间，过滤出任何不活跃超过 90 天的房间，归档它们，并向 Slack 发布摘要。

不活跃的阈值是代码节点中的单个数字。根据需要将 90 更改为 60 或 180。当没有要归档的内容时，工作流将安静运行。

5. 客户项目接收表单到协作空间房间，自动

此工作流以一个由 n8n 托管的表单开始：项目名称、客户名称、电子邮件、描述。提交后，创建一个协作空间房间，检索可共享链接，发送电子邮件给客户，包含他们的直接工作区 URL，然后在 Slack 中通知您的团队。

立即开始

您需要一个 n8n 实例（云或自托管），以及一个 ONLYOFFICE 协作空间账户。要安装协作空间节点，您可以在节点搜索中搜索"ONLYOFFICE DocSpace"。

支持四种认证方法：API 密钥（推荐）、基本身份验证、OAuth2 和个人访问令牌。一旦配置，凭据将跨实例中所有的协作空间节点共享。请参阅 ONLYOFFICE 协作空间凭据文档中的设置细节：https://github.com/onlyoffice/onlyoffice-docspace-n8n/tree/master/docs/credentials/

按照上述描述重新创建任意五个工作流模板，连接您的凭据，交换正确的文件夹和频道 ID，激活即可。

接下来构建什么

上述工作流涵盖了常见的用例。除此之外，相同的节点还支持如下功能：

到期提醒：按计划扫描合同文件夹，检查文件名或元数据中的日期，在到期前发送续约提醒
访问审计：每周报告所有房间、其成员和访问级别，发送到管理频道
事件驱动归档：使用触发节点在文件达到某一状态时自动移动或归档文件
用户生命周期管理：使用触发事件保持协作空间账户与您的目录服务同步

这些节点公开了您在协作空间界面上通过 API 操作可以执行的大部分操作。n8n 将它们连接到您的其余技术栈。

结语

如果上述任何工作流符合您目前手动执行的操作，设置过程非常简单：安装节点，连接凭据，导入模板并激活。之后，协作空间将处理常规工作，而无需您参与。

获取 n8n 实例：https://n8n.io/

n8n 上的 ONLYOFFICE 协作空间：https://n8n.io/integrations/onlyoffice-docspace/

npm 上的 ONLYOFFICE 协作空间 n8n 节点：https://www.npmjs.com/package/@onlyoffice/n8n-nodes-docspace

GitHub 仓库：https://github.com/ONLYOFFICE/onlyoffice-docspace-n8n

了解 ONLYOFFICE 协作空间：https://www.onlyoffice.com/zh/docspace

API 文档：https://api.onlyoffice.com/zh-CN/

ONLYOFFICE 社区论坛：https://community.onlyoffice.com/