Word这个隐藏功能,能让你少加班1小时

编辑 | 故里.

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小伙伴们，你们还在用复制加粘贴去一批批地做工资条、邀请函、录取通知书或者合同，很多需要手动重复三次以上的活儿，在Word里多半都藏着一个能一次性批量处理完的小技巧。

话不多说，今天给大家带来一个word实用办公技巧——邮件合并，本来要用三个小时才录得完的那些重复工作，五分钟就能全部自动生成好，希望能帮到更多的人。

第一步：准备数据源

新建一个Excel表格，把邀请函里每个人都不一样的那些信息，一项一项地整理好填进去。

这里有一条硬性要求需要遵守：表格的第一行一定得是标题行，比如填上姓名、部门、座位号这些表头，真正的一条条具体信息要从第二行才开始填。

还要注意避坑的地方，表格里不能出现多余的空行，合并单元格也是不允许的，这些都要检查好，全部整理完以后，这个Excel文件必须被保存好，然后关掉它，这一步不能被忘掉。

第二步：word主文档模板

打开Word，排版设计好你的邀请函模板。在需要填入“姓名”、“部门”等信息的地方，暂时留出空白。

第三步：建立连接和插入合并域

先在WPS最上面的菜单栏里找到【引用】—【邮件合并】这个选项卡，点一下它，然后去点【打开数据源】按钮，再选【使用现有列表】这一项，在弹出的窗口里，找到之前准备好的那个Excel表格，用鼠标选中它，再点打开，如果这时跳出确认窗口，直接点确定就行。

把鼠标光标停在Word文档里要填姓名的那个空白处，点一下【插入合并域】，这个时候会出来一个下拉菜单，菜单里会自动把Excel表格的表头读过来，也就是姓名、部门、座位号这些，用鼠标去点“姓名”，文档的那个位置就会多出一个《姓名》这样的占位符。

接着再把光标移到部门那个空白处，同样点开【插入合并域】选“部门”，座位号也是这么操作，一个一个地把占位符插进去。

第四步：一键生成和保存

用鼠标点一下【查看合并数据】按钮，刚才那些占位符就会变成真实的员工名字，就能看到效果了，再点一下旁边的小箭头，可以翻看后面的页，检查排版有没有乱。

终极合并：确定排版没有问题之后，去点最右边的【合并到新文件夹/合并到不同文件夹】，合并到新文件夹就是把所有的邀请函都会汇总在一个word里面，合并到不同的文件夹则是每一个邀请函，单独生成word文件，接着选【编辑单个文档】这个选项，这时会弹出来一个小窗口，在里面把“全部”选中，再点确定。

Word一下子就会生成一个全新的文档，里面有200页排版都整理好了的邀请函，信息也是和人员准确对应的，这个新文档就可以直接拿去批量打印，或者另外保存成PDF文件。

到这就结束了，小伙伴们，你学会了吗？如您有任何疑问，欢迎评论区留言