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用3个AI工具,把3小时周报压缩到15分钟|附可直接复制的提示词
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这篇文章能帮你做到什么
当你能够认真的看完这篇文章后，你就也可以用同样的方法，将写每周的周报时间从2-3小时压缩到15分钟左右。
而且，这个文章还附带提示词，只要复制就能使用，非常方便，哪怕你是0基础的小白，也能轻松上手。
先说结果
就在上周的周五下午大概五点的样子，我打开电脑，仅仅花了15分钟的样子，就写完了一篇周报。当我将周报拿给领导的时候，领导看完之后直接说了一句：“这周的周报写得挺不错的。”
如果你也想要达到这个效果的话，就认真看完这篇文章吧。
你需要准备什么
1.一个国内任意能用的大模型，如：文心一言、千问、kimi、豆包等都行。
2.一个能够语音转换文字的工具，如：手机自带的录音转文字、微信语音转换等。
3.你这一周的工作记录，哪怕是几句零零散散的话、几条待办，又或者是几封邮件。
这个唯一的好处就是，不需要装太多软件，也不需要写什么代码，全程在手机上和浏览器上就可以完成。
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用5分钟的时候，将你这周做的事情捋一遍
其实，写周报最大的难题不是不会写，而是你就是忽然间想不起来这一周到底做了些什么事情，不知道小伙伴们有没有这样的情况。
你以为你这一周什么也没做，但是你翻了一下日历、聊天记录，发现这一周的事情忙到写不完。
我建议的方法是：直接说，别打字。
你就打开手机上的录音或者直接打开微信的文件传输助手发语音，对着手机说上2-5分钟，把能想到的全部说一遍。
就如以下
我周一上午开了一个项目的周会，讨论了XX项目的方案进度，而我负责的部分是XX，目前正卡在XX阶段。
周二上午跟供应商对接了一下物料的事情，对方说下周三才能到货。
周三下午写了一份XX的报告，发到XX邮箱/工作群。
周四.......
根本就不需要组织语言，也不需要管这段话有没有逻辑性，就像是在跟自己的同事聊天一样。
说完之后，就使用语言转文字的功能，转成文字。这时，你就会得到一段乱七八糟但信息量非常高的“流水账”。
这一步的关键：不要边想边写，打字的话会让你不自觉的想要筛选和组织，这样反而会漏掉非常多的细节。你可以先说出来，然后让AI给你整理一下。
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让AI帮你将流水账变成结构化周报
你先将上面转化出来的文字复制到你用的AI工具上，比如豆包、千问等。
周报提示词
你是一个专业的职场周报助手。我会给你一段我口述的本周工作流水账，请你帮我整理成一份结构化的周报。
要求：
1. 分为三个部分：【本周完成】【进行中】【下周计划】
2. 【本周完成】部分，每条用"动词+具体事项+结果/产出"的格式，例如"完成XX方案初稿，已提交领导审核"
3. 【进行中】部分，写明当前进度和卡点
4. 【下周计划】部分，根据进行中的事项合理推导，不要凭空编造
5. 语言简洁专业，不要用"赋能""抓手""闭环"这类空话
6. 如果流水账里信息不足，不要编造，标注"（待补充）"
以下是我的流水账：【在这里粘贴你的语音转文字内容】
这只是给的大概范本，具体详细的内容，还是需要你们根据自己的情况进行改动。
等你粘贴完成后，AI会在30秒的时间内给你一份结构清晰的周报初稿。
下面这个是我第一次用的时候，AI给我输出的文案（只截取部分内容）
【本周完成】
1. 完成XX项目周会汇报材料，明确我方负责模块的进度与风险点
2. 对接XX供应商确认物料交付时间，预计下周三到货
3. 完成XX季度报告初稿，已提交领导审核（待补充：是否收到反馈）
……
从这里可以看出，AI甚至帮你把“待补充”的部分都标出来了，提醒你这边确认一下领导有没有回复。
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可以适当让AI帮你“提高”一下，但别太假
其实光有干巴巴的事项列表还不够。一份好的周报要让领导看到你不仅干了活，还在思考。
但是这一步非常容易翻车，因为写得太假会被领导看出来，但是写得太虚等于没写。
我的方法是让AI帮你在每条事项后面加一句"价值说明"，但限定它必须基于事实，不能瞎吹。用下面这段提示词：
周报润色提示词
请在上面这份周报的每条【本周完成】事项后面，加一句括号说明，讲清楚这件事的价值或影响。
规则：
1. 必须基于事项本身推导，不能凭空夸大
2. 用具体的方式描述价值，比如"节省了XX时间""降低了XX风险""为后续XX奠定了基础"
3. 不要用"显著提升""极大赋能"这种没有信息量的词
4. 如果某件事确实没有特别价值，就写"（日常推进）"，不要硬编
出来的效果是这样的：
1. 完成XX项目周会汇报材料，明确我方负责模块的进度与风险点（提前暴露2个风险点，避免后续返工）
2. 对接XX供应商确认物料交付时间，预计下周三到货（锁定交付节点，为现场施工预留准备时间）
当你把这一步做完之后，你的周报就已经比你身边90%的同事写得好了。这个周报有事实、有结构、有思考，并且最重要的是，每一句都经得起追问。
我曾经踩到的3个坑
1.千万别让AI直接给你写周报。
很多人都会为了偷懒，直接跟AI说一句“帮我写一份周报”，然后就任由AI随意发挥，而AI也就放飞了自我一般，将一堆你没做过的时候全部编写出来。
正确的做法：你先提供原始的素材（如：聊天记录、图片、邮件内容等），AI负责给你整理、润色和排版以及编写，但不负责编造。
2.别让AI做太多事情
我记得我刚用AI工具的时候，很喜欢把很多工序塞到一个提示词里，比如整理、润色、排版，结果AI编写出来的东西非常糟糕，四不像。
正确的做法：先整理结构，结构出来之后，再进行润色拔高，每一步的输出质量就会非常高。
3.一定要自己先看一遍再发
这一点非常重要。AI不是万能的，它也会犯一些低级错误。就比如说把“下周三”写成“本周三”；又或者是把某某某的人名写反了。不要省这两分钟的时间，改几个字，比发出去再撤回了强一百倍。
效果怎么样
其实，用这个方法的话，效果还是非常明显的。
1.时间从几个小时的编写，现在直接花不到半个小时就能完成。
2.AI编写的成果，比自己编写的文案质量更高，并且更加精细，不容易出错。
我是辰哥，每周带你用AI跑通一个真实小项目。关注我，少走弯路。