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AI智能体办公(二):WorkBuddy第一个入门任务,把工作交代清楚
用 WorkBuddy 这样的 AI 智能体，可以先不着急学复杂技术。就从自己工作里熟悉的一件小事，开始用起来。
上一篇，我们完成了安装和初始化，也用一份简单的会议记录试了一次：提取会后待办，生成 Word 文档。
这一篇，继续用这个任务往下走。除了知道在哪里点、怎么发送，我们还要练习一件事：把自己会做的工作，整理成可以交给 AI 接手的任务说明。
下面会把这个思路拆开讲，并提供一份可以照着填写的框架，以及会议待办清单的完整示范。
01
第一个任务，就选一件自己熟悉的小事
开完会，手里有一份会议记录。讨论说了不少，接下来谁做什么、什么时候完成、哪些还没定下来，需要整理出来。
这个任务适合入门，因为材料不多，想要的结果也具体。整理得对不对，可以拿原始记录逐项核对。
比如下面这段虚构的会议记录，沿用上一篇的练习材料。没有准备过的读者，也可以直接用它练习：
周一例会讨论了下周的线上分享活动。小李负责周三前完成海报初稿。小王整理报名表，完成时间还没确定。宣传文案需要再确认，负责人尚未确定。下次会议检查各项准备情况。
我们希望最后拿到一份待办清单，能看清“事项、负责人、截止时间、待确认问题”，并保存成 Word 文档。
换成自己的工作时，也可以用同样的方式选任务：整理一份巡检记录、汇总一周工作事项，或者把培训反馈按问题归类。先选自己熟悉、范围不大、能检查结果的事情。
02
从自己干活，转到把工作交代给别人
如果是你自己整理这份会议记录，你可能很自然地知道：小王的完成时间还没确定，不能随便填一个；宣传文案的负责人没说清楚，也不能因为小李做海报，就顺手把文案分给他。
这些判断，平时藏在你的工作经验里。自己干活时，不需要每次都写下来。
但把工作交给 AI 智能体，就要把这些要求说出来。你可以把它想成给一位刚接手工作的同事做交接：他需要什么资料，最后要交什么，哪些地方可以自己处理，哪些地方拿不准要标出来。
这里很重要的转变，就是把自己脑子里默认知道的事情，变成 AI 能照着执行、自己能对照检查的说明。
例如，“负责人和时间没写清楚，就标待确认，不要猜”，就是一条具体的任务要求。
背后用到的，是从整体看工作的思路：谁提供资料，谁使用结果，手里有什么材料，要经过哪些处理，最后形成什么成果。落到日常使用，不妨先用下面六个问题，把工作理清楚。
03
交代一件工作，先回答六个问题
1. 做完给谁用，用来干什么？
先说明用途。同样一份会议记录，用来存档、向领导汇报，或者提醒同事跟进，整理重点会不同。
这份清单给参会同事使用，方便大家会后跟进，确认各自要做的事和还需要补充的信息。
2. 手头有什么材料，去哪里找？
告诉 AI 要用哪份文件、文件在哪里。有多份资料时，再说明主要依据哪份，其他材料有什么用。
请读取当前文件夹里的《会议记录.docx》，以这份文档为依据。
“当前文件夹”，就是这次在 WorkBuddy 中选中的任务文件夹。这里的文件名要与实际文件一致。
3. 具体要帮我做哪些事？
把“整理一下”展开成具体动作。这个例子要做的是提取会后待办，不需要把整场会议重新写成一篇完整纪要。
提取会后需要跟进的事项，整理成表格。每项列出：事项、负责人、截止时间、待确认问题。
关键做法可以交代，但不用把每一次点击、复制和粘贴都写成步骤。重点是说清楚处理要求。
4. 哪些地方要注意，拿不准怎么办？
把容易出错的地方提前说明。尤其是哪些不能改、哪些不能自行补齐。
原文没有明确的负责人和时间，标为“待确认”，不要推测。“周三前”等相对时间保留原文，不自行换算具体日期。不修改原始会议记录。
如果换成项目资料整理，还可能需要说明：金额保留几位小数，哪些数据以正式文件为准，出现前后矛盾时先列出来。要求来自具体工作，不必为了填表而凑内容。
5. 最后交给我什么，放在哪里？
说明成果的内容、文件格式、名称和保存位置，避免结果只停留在聊天窗口里。
另外生成《会议待办清单.docx》，保存在当前文件夹。完成后告诉我文件保存在哪里。
6. 我会检查什么，才算做完？
在发送任务前，先想一想自己准备怎么检查。能检查，才知道有没有完成。
原文明确的待办没有遗漏；负责人和时间与原文一致；缺失的信息标为“待确认”；Word 文件能正常打开，并保存在指定位置。
第三问说的是“要怎么处理”，第六问说的是“怎样判断做对了”。两者对应起来，任务就更容易检查。
04
可以直接保存的任务说明填写框架
换一个任务时，可以先复制下面的框架，把方括号里的内容替换掉。
【用途】这份成果给【谁】使用，帮助他们【解决什么问题／完成什么工作】。【材料】请使用【文件名称和所在位置】。有多份资料时，以【哪份材料】为主要依据，【其他材料】用于【什么用途】。【要做的事】请帮我完成：1. 【具体事项一】2. 【具体事项二】3. 【具体事项三】整理时，请按【分类方式或关键做法】处理。【注意事项】必须遵守：【具体要求】。不要：【不能做的事】。遇到【缺失、矛盾或无法判断的信息】，请【标出来／先向我确认】。【交付】请生成【文件名称和格式】，包含【主要内容】，保存到【位置】。完成后告诉我生成了什么、保存在哪里。【检查标准】1. 【应包含的内容是否齐全】2. 【关键信息是否准确】3. 【不确定的地方是否已标明】
这是帮助自己想清楚的框架，不要求每次填满六段。 简单任务可以写成几句话；不适用的内容可以删掉。第一次没想到的要求，也可以在检查结果时继续补充。
05
填写示范：整理一份会议待办清单
把前面的用途、材料、要求和检查标准合在一起，就能得到一份可以直接尝试的任务说明。
先在“AI工作”文件夹中打开“会议记录整理”文件夹，新建 Word 文档《会议记录.docx》，复制前面的虚构会议记录，保存并关闭文档。已经按上一篇准备好的，可以继续使用。
然后打开 WorkBuddy，新建任务，在输入框下方选择工作文件夹，打开“会议记录整理”。本次录屏中，这个入口显示为“选择工作空间”，选择后可以“打开本地文件夹”。
选中的文件夹是本次任务主要找资料、保存成果的地方。相关说明可参阅官方工作空间说明。
把下面这份说明复制到任务输入框。发送前，核对文件名是否与自己准备的文件一致。
请帮我把当前文件夹里的《会议记录.docx》整理成一份会议待办清单，给参会同事会后跟进使用。一、整理内容以这份文档为依据，提取会后需要跟进的事项，整理成表格。表格包含：事项、负责人、截止时间、待确认问题。保留“下次会议检查各项准备情况”这项后续安排。二、注意事项原文没有明确的负责人和时间，标为“待确认”，不要推测。“周三前”等相对时间保留原文，不自行换算具体日期。原文提到“下次会议”的，可以保留这一说法，但要注明具体日期待确认。不修改原始会议记录。三、交付要求另外生成一个 Word 文档，命名为《会议待办清单.docx》，保存在当前文件夹。完成后告诉我文件保存在哪里，并列出需要我进一步确认的问题。四、检查标准原文明确的待办没有遗漏；负责人和时间与原文一致；缺失的信息已标明；生成的 Word 文件能正常打开。
等待它处理完成，再实际打开生成的 Word 文件。遇到需要确认的提示，先看清操作内容。
对照这份练习材料，检查重点可以参考下面这张表。表格是核对示范，实际生成的版式可以不同：
这里有一个细节：原文只说“小李负责海报”，没有说他也负责宣传文案。不能因为两件事有关，就把负责人补成同一个人。
除了核对表里的内容，还要确认原始会议记录没有被改动，新文件保存在指定文件夹里，而且能正常打开。
如果发现问题，可以直接指出来，让它修改。例如：
小王的完成时间在原文中没有确定，请改成“待确认”。核对表格和 Word 文件，保持两处一致，其他内容不变。修改后告诉我保存位置。
06
下一步，换成自己的一件工作
完成这个练习后，可以先不加大难度，换一份自己熟悉的材料，用同一个框架再试一次。
比如整理现场巡检记录时，可以先说明：清单给谁用、读取哪些记录、要提取哪些问题、按什么部位分类、没有明确整改负责人的怎样标记，以及最后检查什么。
先花几分钟把任务交代清楚，等 AI 做完，再检查哪些要求已经满足、哪些地方还需要补充。下一次，就把这些经验写进任务说明。
从一件小事开始，练习把工作交代清楚，也练习判断它有没有做好。
你准备先拿哪件工作试一试？欢迎在评论区说说你的岗位和具体任务。
——丁丁的AI笔记
