第五章 档案的整理 读书笔记

第四节 立卷案卷排列与案卷目录

本节核心脉络

本节聚焦于档案整理流程中的立卷、案卷排列与案卷目录编制三个环节。先阐明立卷的含义、意义及其与分类的关系，再介绍案卷排列的方法与编号，最后系统阐述案卷目录的结构与编号方法。

一、立卷

1. 立卷的含义及意义

档案不同于图书，单份文件是零散的、大量的，一般不宜作为独立的保管单位。文件之间常有密切的联系，若将有联系的文件随意分开，将失去其原有价值。因此，将若干互有联系的文件组合成一个有机整体，称案卷；将文件编立成案卷的过程称立卷（或组卷）。

案卷是密切联系的若干文件的组合体，是档案基本的保管单位，通常也是统计档案数量和进行检索的基本单位之一。案卷是组成全宗的基本单位。

核心要点：立卷工作是档案整理工作的重要基础，立卷工作的好坏、案卷质量如何，是衡量档案整理工作水平的重要标志。

2. 立卷与全宗内档案分类的关系

立卷与分类是相互联系的两项工作，既有区别又有联系：

区别：

1.分类是按一定标准把全宗内的档案划分为若干类别，每一次划分只能使用一种标准，同一类内的各小类之间是并列关系。

2.立卷是按一定特征把文件组合成若干保管单位，同一类内的文件组卷可根据需要同时使用多种特征。同一类内各案卷之间的关系比较复杂，有的是并列关系，有的是交叉关系，还有的是从属关系。

联系：

1.立卷与分类的共同之处在于都是按照一定特征集中、组合档案文件，以保持文件之间在某些方面的联系，实质上都是对文件的分类，只不过分类层次有别、次序有先后、范围大小不同。

2.文件分类与立卷的程序一般是先后关系，先分类再立卷。分类是立卷的前提，分类的方法和质量对立卷有决定性影响。

3.立卷对分类也有制约——有些案卷是历史上形成的密不可分的一组文件整体，重新分类整理时应在原案卷基础上进行分类。如公安、司法、监察、人事部门在处理一个案件过程中形成的全部文件不可分割，必须组成一个案卷。因此确定分类方案之前必须考虑文件如何组成案卷的问题。

核心要点：先立卷后分类或二者结合进行的情况也时常发生，立卷不能完全在分类之后进行。

3. 立卷工作的内容

立卷工作的内容包括：

1.组成案卷单位

2.拟写案卷标题

3.卷内文件的排列与编号

4.填写卷内文件目录与备考表

5.案卷封面的编目与案卷的装订

档案工作国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T 9705—88）于2008年进行了第一次修订。

二、案卷排列与编号

1. 案卷排列

全宗内各类的序列已在分类方案中排定，案卷排列就是根据一定的方法确定每类内案卷的前后次序和排放的位置，保持案卷与案卷之间的联系。案卷排列方法有以下几种：

1.按照案卷所反映的工作上的联系来排列。

2.按照案卷内容所反映的问题来排列。

3.按照案卷的**起止日期（时间）**来排列。

4.按照案卷的重要程度排列。

5.按照文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉及的地区排列。

6.人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。

上述几种排列方法可以单独使用，也可结合使用。对于不同类型、不同保管期限的档案，在案卷排列中应予以区分。

2. 案卷编号

案卷排列完后应按排列次序编上案卷号，固定案卷的排放位置。案卷号作为档号的组成部分可提供案卷的出处。

现行单位大多采取一个组织机构的案卷每年编一个顺序号，或整个单位一个年度的全部案卷编一个顺序号。历史档案、撤销单位的档案不再形成新的档案，可把一个全宗内所有的案卷统一编号。

三、案卷目录

1. 案卷目录的概念与作用

案卷目录即案卷名册，是反映案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。其主要作用有三：

1.固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，反映和巩固档案整理工作的成果。

2.揭示全宗内档案内容和成分，是查找、利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础。

3.它是案卷清册和总账，是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。

2. 案卷目录的结构

案卷目录一般包括以下组成部分：

1.封面和扉页——写明全宗名称、全宗号、类名、目录号、目录中档案的起止日期。

2.目次——写明各类或各部分的名称及其起止页码。

3.序言或说明——对目录结构、立档单位、编制方法等情况的简要说明。

4.简称表——目录中采用的名词的简称与全称的对照表。

5.案卷目录表——案卷目录的主体，基本项目包括案卷号、案卷标题、起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等。

6.备考表——附于目录最后，说明案卷数量、目录张数、编制日期、案卷移出、销毁和损坏情况等。

案卷目录应编制一式数份，一份留存备用，一份或几份供日常使用，其他供移交时使用。

3. 案卷目录的编号

案卷目录的编制可根据全宗内案卷的实际情况，或一个类编一本，或一个全宗只编一本，也可按案卷保管期限、机密程度的不同分别编制。如果一个全宗内有若干案卷目录，须为每本案卷目录编上号码，即案卷目录号（简称目录号）。目录号主要有两种编制方法：

1.按流水顺序编号——将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号，在一个全宗内没有重复的目录号。优点是简便，能直接反映目录数量；缺点是不能直观反映全宗内档案分类体系。

2.按类别分开编号——将全宗内所有案卷目录按类别分开编号，同一类别内没有重复的目录号。优点是按分类体系编号，能直观显示全宗内档案分类结构；缺点是较复杂，不能直接反映目录数量。

目录号连同全宗号、案卷号一起标在案卷封面或脊背上，作为存取档案的依据。

四、本节小结

立卷是档案整理的基础环节，案卷是档案基本的保管单位。本节阐明了立卷与分类的关系——分类是立卷的前提，立卷也制约着分类方案。案卷排列和案卷目录是巩固整理成果、实现档案检索利用的关键步骤。案卷目录作为最基础的检索工具和档案总账，其结构设计和编号方法对档案管理工作效率有直接影响。

五、思考与延伸

1.案卷目录的两种编号方法分别适用于什么类型的档案馆（室）？

2.在"改卷为件"改革背景下，传统立卷工作的价值是否依然存在？如何定位？

3.案卷排列的多种方法中，哪种最能满足实际管理需要？应如何组合运用？