用AI做运费核算软件,忙了一天才发现:最难的是把规则讲清楚

你好，我是昌宁！

平时做财务，也处理公司里各种具体的事务。

最近，我花了一整天，

用AI把每个月重复做的运费核算，做成了自己能用的工具。

快收尾时，表里还有两条记录需要核对。

查下来，原因很具体：新增车辆还没有登记车主姓名。

我的处理是，暂时把车牌号填在车主栏，统计表也跟着显示车牌号。

等拿到真实姓名，再更新车辆资料。

这么一个小地方，让我停下来想了一下：

平时交代同事时，几句话就能说明白的事，

到了软件里，条件、做法和后续处理都要写清楚。

这一天下来，我最大的收获，

是开始把脑子里的工作经验，

拆成一条条可以执行、

也可以核对的规则。

01｜先说清楚，每个月到底在重复什么

我原来就有Excel结算套表，也有核算标准。

这次想做的，是把每个月整理账单、

套用标准、

生成结算结果的过程留下来，

下个月继续用。

以这次的业务为例，两份原始账单需要合并成一套月度结算表。

文章里，我把这两个账单来源称为A仓和B仓。

我需要看到每一趟的核算明细，

还要按车牌统计：

对应哪位司机、

跑了多少趟、

金额是多少。

只有明细，没有统计，后面仍要手工整理。

所以，跟AI说需求时，

“帮我做个运费核算软件”还远远不够。

我得继续说明：哪些文件要合并，

结果按什么汇总，

最终要交付什么表。

02｜上月的标准，和本月的账单，要分开讲

这次处理时，8月的完整套表提供核算标准和车辆资料，

9月的原始账单提供本期运输记录。

两种文件的用途不同，不能混在一起。

中间我自己也选错过文件，把8月的原始账单选进来了。

软件就算按照规则继续处理，输入月份不对，结果也不能拿来做9月结算。

这件事提醒我，检查要从导入时开始。

所以，我要求在导入区显示账单里提货日期对应的月份，

先确认选的是哪一期，再往下算。

上月套表用来提供标准，

本月账单用来提供业务。

每份文件负责什么，要先说清楚。

工作场景一：区分原结算套表与本期账单。软件界面脱敏演示，未载入真实账目。

当月的油费、扣款、预支等项目，也需要重新录入和核对。旧月份有金额，不代表这个月可以照搬。

03｜最费心的，是那些“这个司机特殊一点”

日常工作里，我们常说：“这位司机的情况不一样，按原来的起步价算。”

同事知道前因后果，可能听完就明白了。

可要让软件处理，还得把这句话继续拆开。

这次就有这样的情况：甲方按降低后的车型结算，

公司对某位司机只恢复正常起步价。

这里的“只”，很重要。

我要明确是哪位司机、哪个仓库、被降成哪种车型、哪些趟次符合条件。

调整的是司机起步价，其他价格和公式仍然沿用原规则。

还要说明这条规则持续多久。长期约定需要留到以后使用；

指定月份的临时调整，就只能影响那个月。

否则，这个月修正了，下个月又可能用错。

工作场景二：逐项说明例外适用范围。软件界面脱敏演示，人物、仓库和数值均为示例。

以后再遇到例外，我会按这句话整理：

在什么条件下，对谁，改哪一项，改成什么，持续多久，其他部分如何处理。

开头提到的新车，也需要分清边界。

缺车主姓名时，可以暂用车牌号标识；

缺车型或单价时，就得查资料，不能为了让表格生成而随便补一个数。

04｜文件能生成，还要检查它算得对不对

完善过程中，我遇到过导入字段不匹配、

统计表引用需要检查、

准备过程耗时，以及车主匹配失败。

这些问题都得一项项核对、修改。

我最关心的，是结果能不能回到原始账单里查清楚：

本月的记录有没有漏，

趟数对不对，

明细加总和统计金额能不能对上、

个别司机的调整有没有影响到其他人。

这次实际核算，我核对后确认结果对上了。

这是本次业务的结果。

到了下个月，输入月份、车辆资料、结算标准和临时调整，仍然要检查。

让AI协助做工具，也需要我把业务判断和核对责任留在手里。

还有一点我很在意：这套核算工具在本机处理账单。

用AI协助开发工具，

和把公司真实账目交给云端处理，是两件需要分清楚的事。

05｜想把自己的工作做成工具，先写这五件事

如果你也想把每月重复的工作做成工具，

可以先选一个具体流程，把下面这五件事写下来。

① 输入。需要哪些文件？是哪一个月？哪些字段缺了就不能继续？

② 标准。按哪一版规则计算？基础资料从哪里来？谁负责更新？

③ 例外。对谁生效？什么条件下生效？只用这个月，还是长期使用？

④ 输出。要明细、统计，还是完整套表？哪些项目还需要手填？

⑤ 核对。谁来确认？检查哪些数字？标准改了以后，怎样知道新结果是否正确？

这些问题写下来，再去和AI讨论，需求会具体很多。

碰到算不下去的地方，也更容易找到到底缺的是资料、规则，还是检查步骤。

这一天没有让我得到一个从此不用操心的工具。

但我把原来散在表格里、记在脑子里的做法，

逐步整理成了可以继续使用的流程。

接下来每个月，我还要维护标准、检查输入、核对结果。

把这次讲清楚的规则保存下来，才有机会减少下一次的重复劳动。

这里是「昌宁的AI笔记」。

我会继续记录，怎样把AI用到自己每天的具体工作里。

欢迎关注，一起看真实的尝试，也一起找出那些需要讲清楚的细节。

你工作里哪件每月都要做的事，最值得先把规则写下来？欢迎在留言里聊聊。