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WorkBuddy 清洗 Excel:不背函数,一句话汇总出图
技能库 · 第 001 期
不是教程，是我真跑一遍的记录：数字、错在哪、我后来怎么改
17:20，财务在群里 @所有人：「月度费用明细表在附件，明早九点前交部门汇总。」
三张分表，218 行。
金额那列写着「1,260 元」，日期有的写 2026/9/3，有的写「9月3日」。中间还夹着三行小计。
以前这种表，我得拉四个透视表，弄到晚上八点。
17:24 丢进去，17:41 汇总表和一张图都出来了。
三张分表 218 行：表头合并、金额带单位、日期三种写法，直接算必错
全文约 1838 字 · 读完约 5 分钟
这是「技能库」的第 1 期。关注我，每周中午看新的真实测。
01第一步：先要一张体检单，别急着洗
卡住我的从来不是函数，是这张表本身脏。
函数再熟，脏表算出来的数也是错的。AI 也一样——脏表丢进去，它给你一个又整齐又错的答案。
所以第一步不是清洗，是体检。
角色：你是我的数据核对员。我上传的是月度费用明细，3 张分表，约 218 行。 本次只体检，不修改、不汇总、不出图。 1）每张分表报：行数、列名、列名有没有空或 Unnamed。 2）逐列报数据类型，哪一列混了两种格式，指出来。 3）找出重复行，报出重复的是哪几行。 4）找出夹在数据中间的合计行、小计行、空行。 5）最后给一张问题清单，按「必须修」「可以忍」分两类。 读不准的说读不准，不要猜。↑ 直接复制这段丢给 AI
· 第一行给场景和规模。不给行数，它不会主动去数。
· 第 1 条查列名。合并过的表头，列名会变成 Unnamed: 3。
· 第 2 条查混格式。带「元」的金额、两种日期，都死在这一条。
· 第 3 条查重复。人眼几乎查不出来。
· 第 4 条查小计行。它会把小计当成一条数据算进去。
· 最后一句是刹车。它最爱的动作是「顺手帮你改好」。
三分钟，它给我 6 条：表头合并、金额带「元」、日期 3 种格式、重复 17 组、小计 3 行、空行 2 行。
体检单：6 条问题，已经按「必须修」「可以忍」分好
02第二步：只改四处，剩下的交给它
6 条里我要动手的只有 4 处，两分钟：
一、 表头取消合并，标题每格填一遍。
二、 金额列的「元」批量替换掉，单元格设成数值。
三、 日期整列重设成 YYYY-MM-DD。
四、 删 3 行小计、2 行空行。
剩下两条我故意没动——17 组重复行留哪一条，得看业务，规则我给它。
清洗这张表，按下面四条做，一条一条来。 1）删掉 3 行小计、2 行空行，删完报总行数。 2）17 组重复行：同一人、同一日期、同一金额算重复，保留第一条，报删了几行。 3）「费用类型」统一成 5 类：差旅、办公、招待、交通、其他。 对不上的单独列出来给我，不要自己归。 4）不新增任何列，不改金额数字。 每做完一条停下报一句，等我说继续。↑ 直接复制这段丢给 AI
最后那句是关键。218 行一口气跑完，中间哪条错了你看不出来。
结果 218 → 196 行，数对得上。
💡它老老实实报了三次「停」，第二次还问我一句：这 17 组要不要留时间最早的那条。
03第三步：汇总要带行号，能追回去
汇总我只问了两句：
按「部门」汇总「金额」合计，输出：部门、笔数、合计金额、占比，按金额降序。 再按「费用类型」汇总一次，格式同上。 要求： - 每个合计数标出对应的原表行号范围 - 占比保留一位小数 - 不要合并单元格，不要加「总计」行↑ 直接复制这段丢给 AI
「标出行号」是我加的。数字对不上直接跳回那几行，不用整表重算。
四个部门，196 笔，16.39 万。
市场部 6.24 万，占 38.1%；技术部 4.83 万；行政 3.13 万；其他 2.19 万。
部门汇总 4 行，每个合计数后面挂着一串行号
04第四步：要 HTML 图，不要图片
这一步最容易翻车。我第一遍说「画一张各部门费用的柱状图」，它给的图中文全是方块。
第二遍改口径：
把部门汇总做成柱状图，输出 HTML 文件，用 ECharts，中文标签，宽度自适应手机。 数据标签直接写在柱子上，不要图例。另外给一张 PNG 备用。↑ 直接复制这段丢给 AI
HTML 打开就是对的：中文正常，数字一眼能读，竖屏不挤。发给领导也发 HTML——他那台电脑不一定装了什么字体。
要 HTML 不要 PNG：中文标签正常，数字直接标在柱子上
05这一步我省了两次，两次都返工
省第一次： 清洗完没核对行数就往下走。它报 196 行，我手数一遍是 192——两张分表各有一行表头被当成数据删了。
省第二次： 汇总完直接发出去。老周回一句「招待费怎么比上月多一倍」，才发现「招待」和「业务招待」归成了两类。
所以现在固定两个动作：清洗前后各报一次行数；分类汇总前先让它把类目列出来给我看一眼。
别踩这个坑 · 这三种表，别直接丢进去清洗：一、表头合并过的。 列名会变成 Unnamed，后面每个数都错。二、一列塞多种信息的。「张三/市场部/9月3日」挤在一格，它拆不开，也不告诉你拆不开。三、带小计行的。 它把小计当一条数据算，总数凭空多一截。三种都不难修。难的是你根本不知道要修。
体检单模板和四条清洗指令，我整理成一页卡，关注后回复「清洗」，自动发你。
我要的不是一张好看的表，是明早九点交上去、经得起财务追问的那个数。
🎁下次把表丢进去，第一句别写「帮我清洗」，写「先给我一张体检单」。
如果这篇帮你少走了一步弯路，点个赞、分享给需要的同事、点个推荐，再留句言说说你卡在哪。分享的时候，优先给那个每月月底都在拉透视表的同事，他下周就用得上。
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