做行政8年,我每天都在用的3个AI工具组合

做行政第8年的时候，我开始认真思考这个问题：

我每天的工作里，有哪些是在重复消耗我的时间？

答案是：80%。

写通知、整理会议记录、做表格、回复邮件、筛简历、做PPT……这些事我每天在做，每周在做，每年还在做。

8年了，我做的事情和第1年几乎没区别。

唯一不同的是——现在我有了AI工具组合。

同样的工作量，我从每天加班到6点准时下班。

今天把这3个我最离不开的工具分享出来。

组合①：写作神器 — Kimi + DeepSeek

解决什么问题： 90%的文字工作

我的日常用法：

为什么是这两个搭配？

• Kimi
  胜在简单好用，日常小活随手就来，支持传文件
• DeepSeek
  胜在逻辑强，复杂制度、长报告用它更靠谱
• 两者都是免费的，不需要申请预算

真实案例： 上个月HR让我帮忙写一份《员工手册》修订版，原来预计要3天。 用DeepSeek出初稿 → Kimi润色语言 → 我审核修改定稿。 总共用了4个小时。

组合②：会议救星 — 通义听悟 + 通义千问

解决什么问题： 会议相关的所有事

我的日常用法：

为什么是这个组合？

• 通义听悟
  转写准确率高，支持区分发言人（这个很重要！）
• 通义千问
  擅长长文本总结，9000字的会议记录压成200字纪要
• 两者同属阿里系，配合使用顺手

真实案例： 上月的部门年度规划会，开了整整3个小时。 录音转成18000字文字稿。 通义千问帮我整理出了清晰的会议纪要 + 12条待办事项清单。 领导看完直接转发全员，没有改一个字。

组合③：效率管家 — ChatExcel + 秘塔AI搜索

解决什么问题： 数据查询和整理

我的日常用法：

为什么要配对用？

• ChatExcel
  让你不用记Excel公式，用中文说话就能操作表格
• 秘塔AI搜索
  让你不用在一堆广告里找法规，直接给结论+来源
• 一个搞定内部数据，一个搞定外部信息查询

真实案例： 年底要做全年考勤分析，Excel表里有23个标签页、3000行数据。 老板要"各部门迟到率排名"。 我用ChatExcel说了一句话："按部门统计迟到率，从高到低排序"。 10秒钟出结果。 以前这种活我要查半天SUMIF函数怎么用。

这3个组合覆盖了我80%的工作

写东西 → Kimi / DeepSeek
开会 → 通义听悟 / 通义千问
查数据 → ChatExcel / 秘塔AI搜索

6个工具，全部免费，学会任何一个都能立竿见影地省时间。

📋 新手入门路线图（建议收藏）：

第1步（今天就开始）：
   下载Kimi（kimi.moonshot.cn）
   试一试：把你要写的通知告诉它

第2步（本周内）：
   注册通义听悟（tingwu.aliyun.com）
   下次开会录个音试试

第3步（下周）：
   用ChatExcel（chatexcel.com）处理一个Excel表格
   体验"用说话代替公式"的感觉

第4步（按需学习）：
   DeepSeek写制度 / 秘塔AI查法规 / 通义千问写纪要
   遇到对应场景时再用，不急

说几句掏心窝的话

做行政这些年，听过最多的话就是：

"你们行政不就是收发快递、订订水吗？"

只有做过的人才知道，行政的工作琐碎到每一件都不大，但加起来能把人淹没。

我不是技术达人，也不会写代码。

我能做的就是找到好用的工具，把自己的时间解放出来，去做那些真正需要"人"来做的事情——

去协调矛盾，去关注员工的感受，去思考怎么把行政做得更好。

AI不会替代行政。

但会用AI的行政，一定会替代不会用的。

👇 如果你也在做行政/HR，你最想把哪类工作交给AI？

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