WorkBuddy+Excel进销存——零代码搭管理系统

小企业最头疼的事

一个做五金批发的朋友找我诉苦：

"进销存太乱了。进货靠Excel记，出货靠微信群通知，库存全靠月底盘点。上个月盘出来少了3万多的货，都不知道哪去了。"

我问他："为什么不上一套进销存系统？"

"用过两套。一套太贵，一年要8000多。一套太复杂，员工学不会。最后又回到Excel了。"

这是很多小企业的真实困境：买不起专业系统，Excel又太原始。

我用WorkBuddy帮他搭了一套，零代码，半天搞定，到现在用了4个月没出过问题。

系统长什么样

没有花哨的界面，就是三个Excel表+一个AI助手：

表1：商品库

表2：进出库记录

表3：实时库存

AI在这套系统里做什么

功能1：自动计算库存

每次有人往进出库记录表里加一条记录，WorkBuddy自动更新实时库存表。

以前手动算，经常算错。现在AI算，零错误。

功能2：库存预警

库存低于最低库存时，自动推送预警到微信：

"⚠️ 库存预警：螺母M6当前库存15盒，低于最低库存30盒。建议补货数量：50盒。上次采购供应商：张三五金，联系方式：138xxxx。"

不用自己盯着表格看，该补货的时候AI会提醒你。

功能3：销售分析

每周自动生成销售简报：

"本周销售概览：

• 总销售额：12,350元

• 最畅销商品：螺丝M6（出库200盒）

• 滞销商品：垫片D3（0出库，库存60盒，建议促销）

• 利润率最高：螺母M6（53%）

• 本周应收款：3,200元（李四机械，账期7天）"

功能4：智能采购建议

每月初自动生成采购建议：

"基于过去3个月的销售数据和当前库存，建议本月采购：

1. 螺丝M6：采购100盒（当前库存70，月均消耗80，最低库存20）

2. 螺母M6：采购80盒（当前库存15，月均消耗60，最低库存30）

3. 垫片D3：暂不采购（库存60，月均消耗5，可支撑12个月）

预计采购总成本：2,020元"

怎么搭的

第一步：建表

在Excel里建三张表，填入基础商品数据。不需要任何公式，纯数据就行。

第二步：写AI指令

在WorkBuddy里创建一个定时任务，每天运行一次：

"读取进出库记录表，更新实时库存表（当前库存=期初库存+入库-出库）。检查是否有商品低于最低库存，如果有，生成预警信息。"

第三步：设置预警推送

把预警信息推送到微信。我设了两个推送规则：

• 库存低于最低库存→立即推送

• 库存低于最低库存的50%→加急推送

第四步：设置周报/月报

每周日晚8点自动生成销售周报，每月1号生成月报+采购建议。

实际效果

朋友用了4个月后的反馈：

1. 库存准确率从70%到99%

以前月底盘点总是对不上，现在实时库存和实际盘点基本一致。偶尔有差异，查一下进出库记录就能找到原因。

2. 再也没断过货

以前经常客户要货发现没库存了，紧急调货加价30%。现在预警系统提前提醒，从容补货。

3. 发现了滞销品

垫片D3库存60盒，4个月没卖出去一盒。以前根本不会注意到，现在AI直接提示"建议促销清仓"。打折处理了40盒，回了600块钱。

4. 采购成本降低

AI根据历史数据推荐采购量，不再凭感觉进货。以前经常多买导致积压，现在库存周转率提升了40%。

进阶功能

用了一段时间后，我们又加了几个功能：

功能1：客户信用管理

记录每个客户的付款情况，自动计算信用分。信用分低的客户，出货时提醒"该客户有2笔未付款，共计5800元，建议款到发货"。

功能2：价格历史追踪

记录每个商品的历史采购价，当某次采购价高于历史均价10%时，自动提醒"本次采购价偏高，建议比价"。

功能3：多仓库管理

朋友有两个仓库，在表里加了一个"仓库"字段。AI按仓库分别计算库存，预警也按仓库推送。

功能4：扫码出入库

用手机扫商品条形码，自动填入商品编码。这一步用了飞书多维表格的扫码功能，和WorkBuddy打通。

几个注意事项

1. 数据要准确

AI再聪明，输入是垃圾输出也是垃圾。进出库记录必须及时、准确。我朋友的规矩是：每笔进出库必须当场记录，不记录的视为没发生。

2. 定期盘点

AI计算的库存是理论值，实际库存可能因为损耗、偷盗等原因有差异。每月至少盘点一次，用实际数据校准。

3. 别指望AI做决策

AI给采购建议，但最终买不买、买多少，还是人来决定。AI是参谋，不是司令。

4. 备份！备份！备份！

Excel文件每周备份一次到云盘。数据丢了什么都没了。

写在最后

这套系统没有花一分钱买软件，用的就是Excel+WorkBuddy+飞书多维表格。

小企业不需要ERP，不需要SAP。你需要的是一个不会漏算、会提醒、能分析的助手。

AI就是那个助手。

朋友说他用过的最好的进销存系统，不是8万的那套，也不是8000的那套，是零成本的这套。

因为最适合你的，才是最好的。

作者：徐半城 | 易帮客科技创始人 | AI工具整合专家

WorkBuddy实战系列第21篇，持续更新中