知识管理 | 为什么Word有很多一辈子都用不上的功能?
在言必称AI的今天，这实在是一个极具反差感的问题。Microsoft Word以及WPS文字等其他办公软件的文字编辑组件，是人们在电脑上工作和学习时使用得最多的软件，却又是被讨论得最少的一个软件。这似乎能从一个侧面印证着，Word里面确实有不少功能，对于大部分用户是一辈子都用不上的。
但是，有一个现象可能更具反差感——Word的主体功能与二三十年前相比其实没有发生太大变化，尤其是WPS、Open Office等替代性办公软件的文字编辑组件看起来跟Word 2003并没有太大不同，尽管Microsoft Word已经增加了很多高级功能。这又会得出一个推论：那些认为Word有很多功能是一辈子都用不上的用户，极有可能花费了二三十年时间，对Word的技能和使用水平仍是原地踏步。
上图为Microsoft Word 95的主界面，大部分用户需要接触和使用到的功能，基本上就是这个界面上出现按钮
讨论这个问题时，不排除有人为了反驳，而提出一种相对偏颇的观点：所谓一辈子用不上的功能，都是后期增加的、不为大众熟悉的新功能。如果真的打开Word来看看，就会发现情况并非如此。我们找出大家最熟悉的Word 2003，随便就能指出几个「一辈子用不上」的功能。
Word中很早就有了样式的功能，在Word 2003里面还可能不太起眼，Word 2007就把它放在了「开始」选项卡上。样式可以针对选中的文本，直接调用对应层级的文本样式，例如不同层级的标题、正文和一些注释内容。在一些规范的公文、商务文书、学术论文中，这是非常重要的自动化功能。
Word的「插入」菜单中，一直有「对象」这个选项。很多人无法理解「对象」，除了因为他们用不着这些功能，更因为他们难以理解，Word文档里面插入一个对象，而这个对象又可以链接到其他软件进行编辑。例如Word文档中插入一个Excel表，它可以调用Excel的功能进行编辑，编辑完了又可以随文档打印到纸面上。
Word的「插入」菜单中还有一个自动图文集。过去的自动图文集是由Word预设内容的，包含了大量商务领域常用的程式化简短内容。现在的自动图文集则是「部件」的形式插入一些文本框，也可以自行设定一些自动图文集。不同于前面提到的一些功能，很多人不知道或不会使用自动图文集的原因，在于长期以来国内的语文教育缺失了应用文尺牍格式的指引，以至于很多敬辞和规范化的格式都失传了。
甚至是不太涉及编辑功能的视图，很多用户也不会想到去调用。因为很多人使用Word处理的文档，并不会复杂到需要调用不同的视图来「眼观六路」。
一个本质问题是，大部分用户既没有编辑「高难度」的商务文书、公文、学术论文的需要，又没有精力和耐性去学习Word的一些高级技能。在他们眼里，使用Word不过是从过去在纸上手写，转到了在电脑上打字，格式并不是一件重要的事情。
如果我们打开新版本的Word（例如2019以后版本或365版本），找到「引用」当中的样式集，选择适合特定格式规范的样式，例如学术上常用的APA论文格式，那更是天方夜谭。要知道，在中国14亿人口中，拥有本科学历的也不过5%。
在讨论Word的功能时，有一个重点是不能回避的。那就是，Word是针对可打印的文档进行编辑的软件。如果没有这样一个设定，那根本不需要进行文字编辑，只需要用电脑上自带的「记事本」功能，像电话单那样写到哪里印到哪里、印出长长的一张就好了。
电话单真的可以一匹布那么长，可是你有见过Word文档打印成这么长的纸吗？
很多人使用Word打字，就跟从前在信纸上写字一样，一页接一页。除了字号、首行空两格之类的格式调整，他们并不会调整Word文档的页面设置。于是一个问题就出现了：他们没办法理解，电脑虚拟空间中的Word文档，跟现实中打印在A4纸上的文件，是怎么联系起来并做到一致的。
Word的页面设置与其内容编辑的关系不算很大。这样的功能，恰恰是Word由电脑的虚拟空间连接到现实使用的一个重点，但偏偏又很容易被忽略、甚至可能被认为是无用的。
类似的功能其实还不少。例如，Word里面还有电子邮件编辑和分发的功能。但在国内，电子邮件并不算很普及，即便在商务、政务领域，也有很多人习惯于使用QQ、微信等即时通讯软件进行文件传输。哪怕是Word的熟手，也不见得了解Word当中的邮件功能。
AI有没有介入Word的使用？当然有。现在所有的办公软件都能关联AI的插件，有的像WPS还会主动植入AI功能并大赚其财。但很多人对AI的认知，仍然只停留在查资料、自动生成文章以及对文档进行「洗稿」。
在觉得Word有很多功能「一辈子用不上」的前提下，很多人无法想象，AI可以按照特定的文本格式样式，例如前面提到的APA论文格式，对一篇未设定格式或格式混乱的文章，进行完善的格式设置。文档的所有者只需要在AI调整完之后进行审阅就可以了。这里面就涉及到一个很基本、但又很少人会用的功能：样式。
这又绕回一个基本问题：对于那些不知道、不需要使用特定格式的用户，他们既不会去学习使用、又不会联想到Word上面一大堆高级而复杂的功能。
产生「一辈子用不上」这种认知的因素，是存在客观部分的。
一个显而易见的情况是，几乎所有中小学计算机教程，在涉及Word和WPS文字的部分，一定会教学生进行图文混排，例如制作电子手抄报。但是，这样的技能在成年人的现实工作几乎用不着。反而让学生从小产生一种误解：Word的高级功能就是做手抄报这种无聊的事情。
Word里面有相当部分功能，其实并不是独占的。这也是Microsoft Office自1990年集中发行以来，一个非常重要的特征。
例如很少人用到的VBA功能，其实是Word、Excel、PowerPoint甚至Access都可以用。图表、形状等内容的插入和编辑，也是多个组件都可以使用的。Word文档中如果插入了Excel图表，又需要调用Excel进行编辑。
这就把「一辈子用不上」提升了一个层次。很多人可能不只是用上不Word里面的大部分功能，还从来都用不着Excel和PowerPoint等Office的其他组件。这对于如今大部分从事脑力劳动的人而言，是不可思议的。但从整个电脑使用生态来看，又非常现实——正如现在言必称AI，可又有多少人真的能把AI模型透过API等接口接入到自己常用的软件上呢？
夜雨聆风
