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如何提高Excel关键数据的辨识度?

如何提高Excel关键数据的辨识度?
如果想要在财务表格中直观地突出显示某些财务数据,可使用Excel中的突出显示单元格规则、项目选取规则、数据条、图标集以及新建规则来实现。

利用突出显示单元格规则使数据分析更具表现力

要突出显示财务表格中大于、小于、介于、等于某个值,或者特定的文本、发生日期、重复值等单元格数据,可使用Excel中的突出显示单元格规则来实现。

下图所示为“产品销售报表”,在该表格中,用户可看到各个月份对应的各个产品的销售数据。

现要突出显示销售金额大于80 000元的“月份”数据。
具体操作步骤如下。
第 1 步
选中单元格区域B3:E14,在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“条件格式”按钮,在展开的列表中选择“突出显示单元格规则”→“大于”选项,如下图所示。
第 2 步
弹出“大于”对话框,设置大于的分界值为“80 000”,设置突出的效果为“浅红填充色深红色文本”,单击“确定”按钮,如下图所示。
第 3 步
返回工作表中,即可看到选中区域中销售金额大于 80 000 的单元格被浅红色填充了,并且单元格中的文本被设置为深红色,如下图所示。

利用项目选取规则标识数据

如果要突出显示特定的数据,如突出显示前几项、后几项、高于或低于平均值的数据,可使用“项目选取规则”功能来实现。

下图所示为“员工销售报表”,现要突出显示“第四季度”中前3项的销售数据。
具体操作步骤如下。
第 1 步
选中单元格区域E3:E14,在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“条件格式”按钮,在展开的列表中选择“项目选取规则”→“前 10项”选项,如下图所示。
第 2 步
弹出“前 10 项”对话框,设置要突出的前几项项数为“3”,单击“设置为”右侧的下拉按钮,在展开的列表中选择“自定义格式”选项,如下图所示。
第 3 步
弹出“设置单元格格式”对话框,切换至“字体”选项卡,设置“字形”为“加粗倾斜”,单击“颜色”右侧的下拉按钮,在展开的列表中选择“红色”选项,如下图所示。
第 4 步
切换至“填充”选项卡,设置“图案颜色”为“浅绿”,单击“图案样式”右侧的下拉按钮,在展开的列表中选择“细水平剖面线”选项,如下图所示。
第 5 步
连续单击“确定”按钮,返回工作表中,即可看到“第四季度”中销售金额排名前 3 的单元格文本被设置为了红色,且单元格被填充为了浅绿和设置的图案样式,如下图所示。

应用数据条对比查看财务数据

“数据条”功能可以帮助用户查看某个单元格相对于选定区域其他单元格的值。

其中,当数据都是正值时,数据条越长,则数据越大;数据条越短,表示值越小。通过该功能,可使单元格中的数据大小一目了然。

第 1 步
选中单元格区域F3:F14,在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“条件格式”按钮,在展开的列表中选择“数据条”→“其他规则”选项,如下图所示。
第 2 步
弹出“新建格式规则”对话框,设置“最小值”为“最低值”,在“条形图外观”选项区域中设置“填充”为“实心填充”,“颜色”为“绿色”,设置“边框”为“实心边框”,“颜色”也为“绿色”,随后设置“条形图方向”为“从右到左”,单击“确定”按钮,如下图所示。
第 3 步
返回工作表中,即可看到选中区域的单元格中会出现数据条,其能够直观地比较单元格中的数据大小,如下图所示。
如果想要设置的单元格区域中仅显示数据条,而不显示数据值,可在“新建格式规则”对话框中选中“仅显示数据条”复选框即可。

使用图标集查看目标完成情况

使用Excel查看销售目标的完成情况,“图标集”是一个很合适的工具。

如下图所示,可看到各个员工的销售完成度百分比情况,现要直观而突出地显示完成销售目标和未完成销售目标的员工。
具体操作步骤如下。
第 1 步
选中单元格区域 G3:G14,在“开始”选项卡下的“样式”组中单击“条件格式”按钮,在展开的列表中选择“新建规则”选项,如下图所示。
第 2 步
弹出“新建格式规则”对话框,设置“格式样式”为“图标集”,设置“图标样式”为“三个符号(无圆圈)”,在“图标”选项区域中单击“红色十字”右侧的下拉按钮,在展开的列表中选择“无单元格图标”选项,如下图所示。
第 3 步
在“图标”选项区域中设置“黄色感叹号”为“错叉”,并在“值”和“类型”选项区域中设置好数学符号、数值及类型,单击“确定”按钮,如下图所示。
第 4 步
返回工作表中,即可看到实现了销售目标的单元格中会出现“绿色√”符号,而未完成销售目标的单元格中则会出现“红色 ×”符号,如下图所示。

新建规则实现自动到期提醒

虽然Excel中提供了多种条件格式来突出显示重要值,但仍不能满足实际的工作需求,此时就需要用户通过新建规则设置条件来突出显示指定的数据。

下图所示为“企业贷款表”,在该表格中详细列出了各个银行的贷款日期、贷款金额及到期日期。

现要通过设定逻辑公式来提醒贷款的自动到期时间,具体操作步骤如下。
第 1 步
选中单元格区域 E2:E15,打开“新建格式规则”对话框,在“选择规则类型”列表框中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”选项,在“为符合此公式的值设置格式”文本框中输入公式“=AND($E2>=TODAY(),$E2-TODAY()<30)”,并通过“格式”按钮打开“设置单元格格式”对话框,从而设置好要突出显示的效果,单击“确定”按钮,如下图所示。
第 2 步
返回工作表中,即可看到到期日期在30天以内的单元格将被红色填充,且单元格中的文本将加粗显示。
如果要删除表格中添加的所有规则,则单击“条件格式”按钮,在展开的列表中选择“清除规则”→“清除整个工作表的规则”选项。

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