本文是「AI工具入门」系列第2-5期的合集版。 一个场景一个场景带你上手，看完就能用。 

写在前面

上一篇我们盘点了国内能直接用的6个AI工具，你知道了该用哪个。

但"知道用哪个"和"真正会用"之间还差一步——实操。

这篇合集把4个最高频的场景串起来讲：

1. 写邮件——职场每天都用
2. 读长文档——再也不怕50页报告
3. 做PPT大纲——告别空白页焦虑
4. 写文案——朋友圈小红书批量生产

每个场景都给你完整Prompt，复制粘贴就能用。

场景一：3分钟写出一份专业邮件

为什么要用AI写邮件？

很多人觉得自己写邮件没问题，但你有没有这种感觉：

• 脑子里想说的事，打出来就是一坨
• 不知道怎么开头，不知道结尾放什么
• 感觉没什么问题，但总觉得差点意思
• 要写一封重要邮件，憋了半小时

AI解决的就是这些。你负责提供信息，它负责组织语言。

万能提问公式（记住这个）

在开始操作之前，先给你一个公式，以后用AI写任何东西都靠它：

角色 + 任务 + 要求 + 格式

分解一下：

• 角色：你让AI扮演什么，比如「你是一个职场写作专家」
• 任务：具体要做什么，比如「帮我写一封请假邮件」
• 要求：细节补充，比如「请假3天、事情是家里有急事、语气正式有礼貌」
• 格式：输出什么样，比如「包含主题行、正文，150字以内」

实操：3分钟写请假邮件

第1步：打开DeepSeek

浏览器打开 chat.deepseek.com，登录账号（还没有的话手机号注册，1分钟搞定）。

第2步：把下面这段话复制粘贴进对话框

你是一个职场写作专家。

帮我写一封请假邮件，发给我的直属领导王经理。

具体情况：
- 请假原因：家中长辈突发急病，需要我回家照料
- 请假时间：本周四和周五（2天）
- 我会安排好手上的工作，不会耽误项目进度
- 如果有紧急事情可以电话联系我

要求：语气正式、有礼貌、简洁不啰嗦，不要显得在撒谎。

输出格式：包含邮件主题行、正文，200字以内。

第3步：看结果，按需调整

DeepSeek会马上给你一封完整邮件。效果大概是这样：

主题：请假申请——周四、周五（2天）

王经理好，

因家中长辈突发急病，需要我回家照料，特申请本周四（XX日）和周五（XX日）请假2天。

手上工作我已提前安排，不会影响项目进度。如有紧急事宜，可随时电话联系我，手机保持畅通。

感谢理解，如批准请回复确认，谢谢。

XXX敬上

30秒搞定，比你自己写的更专业。

第4步：追问修改（重要！）

如果你觉得哪里不满意，直接告诉它：

• 「太长了，压缩到100字」
• 「语气太正式，改成更亲切一点」
• 「加上我这周已经完成了XX项目，让领导放心」

AI不是一次就完美，追问才是真正的用法。

3个让邮件质量翻倍的小技巧

技巧1：告诉AI收件人是谁

「发给领导」和「发给客户」的邮件语气完全不同，一定要说清楚。

技巧2：给出背景信息越多越好

背景越清晰，AI写出来越贴合实际，少返工。

技巧3：要求它给出2-3个版本

在prompt最后加一句：「给我提供3个不同风格的版本（正式/亲切/简洁）」，你再挑。

核心流程：想到要写邮件 → 打开DeepSeek → 用「角色+任务+要求+格式」公式描述 → 30秒出稿。

练3次就成肌肉记忆了。

场景二：AI帮你读长文档，10分钟看完一本书

为什么要用AI读文档？

有没有这种痛苦：

• 老板发来一份50页的行业报告，「明天会议要用到」
• 合同有30页，每页都看了但脑子里什么都没留下
• 买了本书，序言就刷了两小时，放弃了

这类事情，以后交给Kimi。

Kimi是目前国内最能读长文档的AI，能一口气处理200万字。你把文档扔给它，它帮你提炼核心，你只需要花5-10分钟看总结。

Kimi能读什么？

实操：5分钟搞定一份行业报告

第1步：打开Kimi

浏览器访问 kimi.moonshot.cn，手机号登录。

第2步：上传文件

点击对话框左边的📎图标，上传你的PDF/Word文件。

（如果是网页，直接把链接粘贴进对话框就行。）

第3步：用这个通用提问模板

文件上传成功后，发送：

请帮我做以下事情：
1. 用3-5句话概括这份文档的核心内容
2. 列出5-8个最关键的知识点或数据
3. 如果我需要向他人介绍这份文档，有哪些内容必须提到？
4. 这份文档中有没有数据或结论是我需要特别注意的？

用简洁的中文回答，不要太学术。

60秒，你就得到一份比人工阅读更全面的摘要。

追问技巧——真正读懂文档靠这个

拿到摘要之后，不要停，继续追问：

追问场景1：抓取某类信息

这份报告里提到了哪些具体数据？帮我整理成表格，包含数据名称、数值、出处页码。

追问场景2：找你关心的部分

我是做新能源汽车销售的，这份报告里有哪些内容跟我的工作直接相关？

追问场景3：生成会议用的总结

请把这份报告压缩成一段200字的口头汇报稿，我需要在明天早会上讲。

追问场景4：找到文档里的矛盾或风险

这份合同里有没有对我方不利的条款？帮我标出来并解释风险。

3个使用边界（避免踩坑）

坑1：文件太大 单个文件建议在50MB以内，超大PDF可以先拆分再上传。

坑2：扫描版PDF 扫描成图片的PDF，Kimi读不了文字。遇到这种情况，换通义千问试试，它有OCR识别能力。

坑3：不要只看摘要 摘要是快速定位，重要文件最终还是要看原文的关键章节。Kimi告诉你「第3章最重要」，你再去原文看那20页，效率就出来了。

核心习惯：收到长文档的第一反应不是"先存着"，而是"打开Kimi，5分钟知道里面有什么"。

场景三：用AI做PPT大纲，再也不用从零开始憋

PPT最难的不是做，是开始

对着空白页，不知道从哪入手，憋半小时只有一个标题——这种感觉太普遍了。

把PPT最难的第一步，扔给AI。 AI帮你搭骨架，你来填血肉。效率能快3倍以上。

做PPT，AI能帮你干什么？

一句话：AI出框架，你做决策。

实操：一句话需求，AI给你完整大纲

场景：你需要做一个「公司年中汇报PPT」

打开 DeepSeek（chat.deepseek.com），发送这段话：

你是一个资深职场PPT大纲策划师。

帮我做一份PPT大纲，主题是：【销售团队年中工作汇报】

基本信息：
- 汇报对象：公司高管（CEO、运营总监）
- 汇报时间：15-20分钟
- 我们团队的情况：上半年完成销售目标的110%，新增客户32家，团队从8人扩展到12人

要求：
- 大纲结构清晰，层级分明
- 每一页写出建议的核心要点（2-3条即可）
- 高管版本，要有数据支撑，结论先行
- 最后要有下半年计划和资源申请

格式：按「一级标题 → 二级要点」输出，共10-15页。

AI给出的大纲（真实示例）

DeepSeek会给你类似这样的结构：

第1页：封面
- 标题：2026年上半年销售团队工作汇报
- 汇报人 / 日期

第2页：核心成果概览（结论先行）
- 完成率110%，超额完成年度目标的55%
- 新增客户32家，同比增长40%
- 团队规模扩充50%，人效持续提升

第3页：销售业绩详情
- 各月销售额趋势图
- 与目标值对比
- 同比/环比数据

第4页：新客户拓展
- 新客户数量与来源渠道分析
- 重点客户案例（1-2个）
- 客户质量评估

第5页：团队建设
- 人员扩编：从8人到12人的过程
- 新人培训和融入情况
- 团队能力提升亮点

...（以此类推）

第12页：下半年目标与计划
- 量化目标设定
- 重点策略方向

第13页：资源申请
- 人力需求
- 预算申请理由

第14页：总结

你只需要把它复制到幕布/飞书/PowerPoint，然后填入自己的数据。

追问——把大纲变得更好用

拿到大纲后，继续追问：

追问1：让某一页更具体

第4页「新客户拓展」这页，帮我把每个要点写成一句完整的汇报用语，高管听得懂的那种。

追问2：调整结构

高管最关心的是数字和下半年计划，帮我把这两部分提前，把团队建设部分缩短。

追问3：把现有内容转成PPT要点

我有以下段落文字，帮我提炼成PPT用的简短要点（每条15字以内）：
[粘贴你的文字]

送你3个通用大纲Prompt

① 项目汇报

帮我做一份项目汇报PPT大纲，项目名称是[XXX]，
汇报对象是[客户/领导]，时间约[X分钟]，
项目当前状态是[进行中/已完成]，需要重点讲的是[进度/风险/成果]。

② 培训课程

帮我做一套培训PPT大纲，主题是[XXX]，
学员是[XXX人群]，培训时长[X小时]，
核心目标是让学员学会[XXX技能]。
每页写出核心要点，共15-20页。

③ 产品介绍

帮我做一份产品介绍PPT大纲，产品是[XXX]，
主要面向[客户类型]，核心卖点是[XXX]，
我需要讲清楚[痛点/解决方案/案例/价格/合作方式]。

导出到工具

• 幕布（mubu.com）：直接粘贴大纲，自动生成思维导图，可导出PPT
• 飞书文档：粘贴大纲后用文档模式整理，再用「幻灯片模式」呈现
• PowerPoint / WPS：手动复制每页要点，选个模板套上去

懒人路线：幕布 → 导出PPT，5分钟有成型的PPT骨架。

PPT焦虑的根源是「不知道从哪开始」。AI给你一个起点，后面就顺了。

场景四：AI写朋友圈/小红书文案，一天囤一周的量

文案焦虑彻底结束了

做自媒体、做运营、做销售——最怕的不是没东西可做，是不知道写什么。

朋友圈要发，小红书要更新，但脑子里只有"今天没灵感"。

从今天起，这个问题可以解决了。

一套用AI批量生产文案的方法，一次操作，囤够一周的内容。

AI写文案能做到什么程度？

坦白说：可以做到80分，剩下20分靠你加工。

AI不知道你最近发生了什么、不知道你粉丝的口味、不知道你账号的调性——这些你来补充，AI负责把它们变成流畅的文字。

你的输入越具体，AI输出越好。

小红书爆款文案的AI写法

小红书爆款的3要素

1. 标题要有吸引力：数字、反差、痛点、好奇心
2. 内容有用/有共鸣：干货、情绪、故事、实测
3. 结尾有互动钩子：引导评论、点赞、关注

实操Prompt（直接复制）

你是一个小红书爆款文案写手。

帮我写一篇小红书笔记，主题是：[你的主题]

要求：
- 标题：自带吸引力，带数字或情绪词，30字以内
- 正文：300-500字，口语化，分段清晰，适当加emoji
- 内容结构：痛点引入 → 方法/干货 → 实操细节 → 结尾钩子
- 结尾引导：用一个问题引导读者评论
- 风格：轻松、真实，像朋友分享，不要太广告感

主题背景：[补充你的具体情况，越详细越好]

示例：我用这个Prompt生成了什么

我的输入：

主题：咖啡店探店
背景：周六下午去了一家在小巷里的独立咖啡馆，环境很有质感但人不多，
拿铁很好喝，有几个很适合拍照的角落，整体消费100元以内两人。

AI输出（直接可发）：

💰不到50块/人，这家藏在巷子里的咖啡馆让我待了三小时

上周六本来只是随便走走，拐进一条小巷发现了这家店——

进门就是那种"哦豁，找到宝藏了"的感觉🫶

为什么喜欢它： ① 人不多，不用抢位置，周末下午来都有空间 ② 拿铁真的好喝，奶泡绵密，咖啡香不苦 ③ 有3-4个超出片的角落，不需要技术随手就好看 ④ 两个人点了2杯拿铁+1块蛋糕，不到100块

适合谁来： 想找个周末安静地坐着发呆/看书/工作的人，比星巴克多了10倍质感，还没有星巴克贵。

地址下面留👇欢迎告诉我你们本地还有没有这种宝藏馆子，评论区交流！

#探店 #咖啡 #周末好去处 #城市宝藏

朋友圈文案：批量生产

一次性出一周的量

你是一个朋友圈文案专家。

帮我写7条朋友圈文案，用于[你的账号定位：AI副业/亲子/职场/美食/旅行等]账号。

要求：
- 每条100-150字
- 7种不同风格：励志、轻松碎碎念、干货分享、情绪共鸣、好物推荐、悬念引流、互动问答
- 口语化，像真人在说话，不要像广告
- 结尾留一个互动引导语

我的账号方向：[补充你的定位]
最近有一件想分享的事：[可选，让文案更真实]

输出示例（AI生成7条，直接复制一条）

【励志版】

今天看到一句话，存下来送给自己： "你没有在浪费时间，你在准备。"

去年这时候我还在焦虑转型，现在已经稳定了。 真的，不是所有的迷茫都是白费，很多时候你只是还没到时候。

还在熬着的朋友，这条点个赞留个记录，等你翻出来看到的时候就是那个"到时候"了 🌱

3种风格任意切换

同一个主题，想要不同风格？用这个追问：

上面这条文案，帮我改成[搞笑/文艺/专业/接地气]风格，
保留核心信息，换掉语气和表达方式。

30秒换一个风格，找到你最顺手的那个。

文案钩子模板（送你）

结尾不知道写什么？直接用这些：

重要提醒：AI写的文案要加工

AI生成的是框架和表达，你要做的微调：

1. 加入真实细节——你具体用了什么、感受是什么
2. 替换掉太"AI感"的词——比如「深入挖掘」「全面分析」
3. 加上你的口头禅或表达习惯，让它更像你说的话

记住：AI是助手，不是代笔。你的真实性才是粉丝关注你的原因。

文案焦虑的解决方案：每周一次集中生产，剩下6天直接发。

写在最后

四个场景，四个Prompt模板，覆盖了普通人用AI最高频的需求。

你不需要记住所有细节，只需要记住一件事：

遇到任何"要写东西/要读东西/要想东西"的场景，第一反应是打开AI试试。

用3次，你就回不去了。

下一阶段我们进入进阶技能：《Prompt技巧——为什么别人用AI效果比你好10倍》。

关注本号，继续跟着学。