Word邮件合并:5分钟打印1000份带名字的邀请函

你用的 Word 「邮件合并」功能，5 分钟搞定一千份。不需要会代码，不需要装插件，Word 自带功能，有手就会。

第一步：准备数据源

别急着打开 Word，先把名单准备好。

最简单的办法：Excel 表格。第一行写字段名，比如「姓名」「职位」「公司」，下面每行一个人的信息。

有几个要点：

1. 字段名必须顶格写在第一行，不能留空行
2. 不要合并单元格，不要跨行标题
3. 保存的时候，用 .xlsx 格式就行

数据准备这一步，90% 的人翻车都翻在 Excel 格式不对——特别是那些习惯在表头上面加一行「名单如下」的。邮件合并只认第一行的字段名。

第二步：主文档模板

打开一个空白 Word 文档，这就是你的模板。

先写固定内容，比如邀请函正文。然后光标放到要插入名字的位置，点：

「邮件」选项卡 →「选择收件人」→「使用现有列表」

→ 选你刚才的 Excel 文件

选好以后，点 「插入合并域」，会出现下拉菜单，里面就是你 Excel 里的字段名——选「姓名」，文档里就会出现 《姓名》 这个占位符。

同理，把「职位」「公司」也插进去。

💡 如果你用的是 WPS，路径稍微不同——「引用」→「邮件合并」→「打开数据源」，但逻辑一模一样。

第三步：预览并完成合并

模板做好了，点 「预览结果」（就在插入合并域的右边），Word 会自动把你的 Excel 数据填进去，一条一条翻着看。检查名字对不对，排版有没有跑偏。

确认无误后，点 「完成并合并」：

1. 编辑单个文档 → 生成一个新文档，每页一个人，你可以手动微调
2. 打印文档 → 直接送打印

选「编辑单个文档」，Word 会生成一个多页文档，每人一版。

第四步：批量打印

生成的文档里，Ctrl+P：

1. 打印范围不用调，默认全部
2. 双面打印、A4 纸，直接出活

一千份的耗时比手打 10 份还快。

进阶技巧

按条件筛选

：点「编辑收件人列表」→ 勾选或筛选，比如只发「职位=总监」的。

发工资条（保密需求）

：邮件合并天生分页，一人一页。如果信息敏感，建议用 WPS 的「工资条」功能，自动加遮罩行。

批量生成带照片的工牌

：数据里有图片路径时，在 Word 里插入 → 文档部件 → 域 →

IncludePicture

，路径指向 Excel 里的图片文件名列。

💡 总结：邮件合并 = 数据源 + 模板 + 合并。三个环节，知道第二步怎么搞，其他两步是顺带的。

你在工作中有没有遇到过「本来3分钟能搞定，结果搞了3小时」的尴尬事？评论区聊聊你的翻车经历👇