当老师后才发现,Excel最实用的根本不是做表格,而是这10个确定功能

我做老师差不多20年了。

刚参加工作那几年，学校办公室里的电脑还没有现在这么普及。期中考试结束以后，几个老师会坐在一起算成绩，计算器按得啪啪响。班主任手里拿着一本花名册，谁请假了、谁迟到了、谁的作业没交，基本上都是靠自己用笔记下来。

后来学校开始慢慢实行电子化办公，大家也开始一点一点接触Excel。

说实话，我一开始也觉得Excel就是一个专门用来“画表格”的软件。

打一份学生名单，做一张课程表，再做一个成绩登记表，调整一下边框，合并几个单元格，最后打印出来，那时候觉得能做到这些，基本上就算会使用Excel了。

但是教了这么多年以后，我越来越感觉，如果老师只是拿Excel来画表格，那其实只用到了它很少的一部分功能。

Excel真正实用的地方，是可以帮老师减少很多重复的工作。

特别是班主任。

一个班有四五十名学生，一个学期下来会有几十次作业、考试、考勤、活动和评优，再加上学校临时安排的各种统计工作。如果这些事情都靠老师自己手工计算、手工寻找、手工复制，时间确实不够用。

下面这10个功能，就是我这些年使用下来，觉得老师比较值得学会的。

第一个，自动计算成绩。

这是比较基础的一个功能，也是平时使用次数非常多的功能。

以前统计期中考试成绩，一个学生有语文、数学、英语、物理、化学几门课，需要自己一科一科把分数加起来。

一个班50名学生，看起来人数不是特别多，但如果几个班一起算，加起来就是几百名学生。

现在其实完全没有必要这样做。

比如把B到F列分别放上各科成绩，在总分这一栏输入求和公式，然后往下面拖一下，整个班学生的总分就都算出来了。

平均分也是同样的做法。

真正能省时间的地方，不是第一次把这些成绩算出来，而是后面如果某个学生的成绩发生变化，总分也会跟着自动重新计算。

老师最好慢慢养成一个习惯：

可以交给Excel计算的，就不用自己一直拿计算器去算。

人连续计算几十次，很容易出现算错的情况，而公式计算几百次，反而不容易因为疲劳而出错。

第二个，自动排名。

考试结束以后，学生比较关心什么？

除了自己的分数，还有一个就是名次。

家长也经常会问：“老师，我们家孩子这一次在班里大概是什么位置？”

以前我会先把成绩从高到低重新排一下，然后再一个一个去看学生的名次。

后来才知道，其实Excel直接就可以帮助我们进行排名。

总分计算出来以后，再使用排名公式，就可以一次把全班学生的名次算出来。

这里我也想提醒一下刚工作的年轻老师。

排名没有必要每次都发到家长群里，也没有必要公开拿名次去刺激学生。

但是老师自己最好还是要清楚。

哪个学生进步了，哪个学生退步了，哪个学生总分变化不是很大，但是某一科的成绩变化比较明显，这些情况都可以从成绩和排名里面看出来。

Excel只是帮助老师把数据整理清楚，至于这些数据最后怎么用，还是需要老师自己去判断。

第三个，筛选学生。

这个功能，我觉得班主任应该尽量学会。

比如年级突然发来一个通知：

“把数学低于60分的学生名单报上来。”

如果不会使用筛选功能，那就只能从第一名学生一直看到最后一名学生。

一个班50名学生还不算特别麻烦，如果需要同时统计几个班，做起来就比较费时间了。

使用筛选功能以后，数学成绩低于60分的学生，很快就可以单独找出来。

同样的方法。

还可以筛选：

迟到超过3次的学生；

连续两周没有交作业的学生；

体育测试没有达标的学生；

住宿生；

走读生；

需要家访的学生；

参加某一项活动的学生。

我这些年比较明显的一个感受就是，老师平时并不是没有学生数据，而是需要从很多数据里面，快速把自己现在需要找的学生筛选出来。

筛选功能主要就是用来解决这个问题的。

第四个，条件格式。

这个功能我平时也比较喜欢用。

因为老师每天要看很多数字，如果所有数字显示出来都是一个样子，时间长了以后看起来确实比较累。

比如一次考试，我会进行这样的设置：

低于60分自动显示出来；

90分以上使用另外一种格式；

跟上一次相比下降超过10分的学生自动提醒；

连续几次没有交作业的学生用比较明显的方式显示出来。

这样一张成绩表打开以后，不需要老师一个学生一个学生去看，一些需要注意的问题很快就可以发现。

特别是同时教几个班的老师。

有时候并不是老师不认真，而是确实没有时间每一行都仔细寻找。

一个设置比较合理的Excel表格，可以把一些需要注意的数据直接显示得更明显。

第五个，COUNTIF统计人数。

这是我觉得老师比较值得掌握的几个公式之一。

它并不复杂，但是实际工作里面确实很常用。

比如考试结束以后，经常需要统计：

90分以上有多少人？

80到89分有多少人？

及格有多少人？

不及格有多少人？

优秀率是多少？

及格率是多少？

以前这些人数，我确实自己一个一个数过。

有时候数到一半，正好有学生或者老师进办公室找你说几句话，回来以后常常就忘了自己刚才数到哪里，只好重新再数一次。

后来开始用COUNTIF以后，我才发现，原来以前在这些小事情上确实花了不少时间。

而且不只是考试成绩可以统计。

作业提交人数、迟到人数、缺勤次数、男女生人数、住宿生人数，这些数据都可以用它来统计。

老师学习Excel，我一直觉得没有必要一开始就去背几十个函数。

先把这些平时经常能够用到的函数学会，就已经很实用了。

第六个，IF自动判断。

这个功能很适合用来做一些简单的“结果判断”。

举一个最容易理解的例子。

60分以上显示“及格”，60分以下显示“不及格”。

这就是IF可以做的事情。

再比如：

作业交了以后显示“已交”，没有交显示“未交”；

达到评优要求显示“符合”，没有达到就显示“不符合”；

体育测试达到要求显示“达标”，否则显示“待提高”。

这些看起来都是比较小的功能。

但是教师平时的工作里面，其实有很多事情都需要判断“符合条件”还是“不符合条件”。

如果每一个结果都要老师自己手动填写，时间长了以后，工作量还是比较大的。

第七个，数据验证做下拉菜单。

这个功能很多老师平时不一定会用，不过我觉得它特别适合拿来做学生管理表。

比如记录考勤状态的时候，不需要每一次都自己输入：

正常、迟到、请假、病假、缺勤。

可以直接把这些内容设置成一个下拉菜单。

点一下对应的单元格，然后直接进行选择就可以了。

作业情况也可以设置：

已交、未交、补交。

学生情况也可以设置：

正常、重点关注、已沟通。

这样做主要有两个好处。

第一个就是输入起来比较快。

第二个就是能够避免同一种情况被写成很多种不同的说法。

比如有的人写“请假”，有的人写“事假”，还有的人可能写“请一天假”。

这样到了后面需要统一统计的时候，就容易出现麻烦。

数据填写得越统一，后面统计起来通常也就越方便。

第八个，查找和匹配学生信息。

学校工作里面经常会碰到这样的情况。

年级给你一份名单，里面只有学生学号，然后让老师把学生姓名、班级或者其他信息补充完整。

或者老师手里有两张不同的表，需要把其中一张表里的成绩对应到另外一张表里面。

很多老师这时候习惯直接复制、粘贴。

学生数量一多，复制的时候就比较容易出现贴错位置的情况。

这个时候，就可以使用查找和匹配这一类功能。

以前大家使用VLOOKUP比较多，现在一些新版Excel里面也可以使用XLOOKUP。

名字看上去好像比较专业，但实际理解起来没有那么复杂。

简单来说，就是告诉Excel：

“帮我找到这个学生，然后把这个学生对应的成绩放过来。”

我一直觉得，老师学习Excel，没有必要非要把函数学到程序员那种程度。

只要知道平时哪些重复的事情可以交给Excel来做，已经能省下不少时间了。

第九个，数据透视表。

这个功能我刚开始学习的时候，也觉得操作起来有一点麻烦。

后来慢慢用熟以后，发现用它做成绩分析确实比较方便。

比如一个年级有几百名学生，你想统计：

每个班的平均分；

各个班的及格人数；

男生和女生的平均成绩；

不同分数段分别有多少人；

每个学科整体的成绩情况。

这些内容使用普通公式当然也可以计算，但是使用数据透视表，很多时候拖动几下字段，结果就可以统计出来。

特别是年级组长、教研组长，或者平时经常需要进行成绩分析的老师，我觉得这个功能还是值得花一点时间学习的。

我以前也经常说一句话：

Excel学到数据透视表以后，才算慢慢从单纯的“填表”，开始接触数据分析。

第十个，做一套自己的教师工作模板。

这个严格来说不算Excel里的某一个单独功能，不过我还是把它放到最后，因为我觉得这一点很重要。

做了20年老师以后，我现在越来越不喜欢每个学期都重新制作各种表格。

我现在很多工作都已经做成固定的模板了。

学生信息表有一个模板。

成绩分析有一个模板。

作业登记有一个模板。

考勤有一个模板。

班干部名单有一个模板。

评优统计有一个模板。

家长沟通记录也有一个模板。

到了新的学期以后，把新的学生名单放进去，再根据实际情况稍微调整一下，就可以接着使用。

年轻老师有时候会觉得自己的工作特别忙，一个原因当然是事情确实比较多。

但教书时间长了以后会发现，还有一个原因就是：

很多工作每一次都重新从头开始做。

今天做过一次，下个月需要的时候又重新做一次；

今年做了一遍，到了明年又从头做一遍。

如果能把这些经常重复的工作慢慢整理成自己的模板，做上三五年以后，手里其实就已经积累了一套比较适合自己的教学管理表格。

这也是我觉得Excel非常实用的一个地方。

我做了20年老师，现在再回过头来看，老师学习Excel，确实没有必要一定要追求多么复杂的功能。

会不会宏？

会不会VBA？

会不会写一些特别高级的函数？

对于普通老师来说，这些并不是最重要的。

比较重要的是，你今天花半个小时完成的一项工作，下次能不能缩短到5分钟。

每天都要重复登记的内容，能不能直接让Excel帮助你自动统计。

面对几十名学生的数据时，能不能比较快地找到现在最需要关注的那几名学生。

以前我也觉得，会不会使用Excel，好像差别没有那么明显。

后来使用时间长了才发现，一个比较熟悉Excel的老师，一个学期确实可以节省下来不少处理表格的时间。

而老师平时比较缺少的，恰好就是时间。

少花一个小时去整理表格，就可以多留一个小时备课。

少花半天时间统计成绩，也可以多留一点时间去看看学生到底出现了什么问题。

所以我现在带一些年轻老师的时候，也经常跟他们说：

不要只是把Excel当成一张放在电脑里的电子表格纸。

它并不是只能用来画格子的。

它比较实用的地方，就是可以把那些机械、重复，而且比较容易出错的工作交给电脑来处理。

老师把这些时间省下来以后，再去做一些电脑没有办法替代的事情。

比如备课、上课、观察学生、和学生谈话、跟家长沟通。

这也是我觉得Excel对于老师比较大的一个作用。