Excel 办公技巧之 FREQUENCY

做销售分析的时候，老板说，"你把咱们的门店按销售额分个段，看看哪个价位的最多。你第一反应是透视表拖个字段，拖个值两下就出来了。但老板紧接着又来一句："这个数要放到仪表盘上，我换个月份它得自动变。透视表瞬间就不好使了。

于是你开始写公式。第一段：销售额小于1万的有多少家COUNTIFS(销售额列,"<10000")。

第二段：1万到5万的COUNTIFS(销售额列,">=10000",销售额列,"<50000")。

第三段：5万到10万的COUNTIFS(销售额列,">=50000",销售额列,"<100000")。

第四段：10万以上的COUNTIFS(销售额列,">=100000")。

四个区间，四个公式，每加一段就多写一层。

哪天老板说"再加个20万的档"，你还得回去改公式、调区间、重新算。

有没有一个函数，把所有区间一次性算完？

有。那就是今天咱们要讲的FREQUENCY。

一、FREQUENCY 是干什么的

这个函数的名字直译过来就是"频率"数每个区间里有多少个值。

语法长这样：

=FREQUENCY(要统计的数据, 分段点)

两个参数：

第一个：你要数的那列数据，比如所有门店的销售额

第二个：你想怎么分段，比如 10000、50000、100000

它的工作逻辑是：

1. 自动把数据切成几段

2. 每段有多少个值，一次性全算出来

3. 结果是竖着一整列，不是一个格子一个格子写

举个例子：

=FREQUENCY(D2:D500, {10000,50000,100000})

意思是：

小于10000的有多少个

10000到50000之间的有多少个

50000到100000之间的有多少个

大于100000的有多少个，四个结果，一次出来。

你注意到了吗第二个参数写了三个分段点，结果出来了四段。

这是FREQUENCY的一个特点：分段点有N个，结果就有N+1个。最后那个永远是"大于最大分段点"的数量。

二、和COUNTIFS比，到底好在哪

光说语法没感觉，直接对比一下。

需求：把门店按销售额分成四段，数每段有多少家

用COUNTIFS写：

小于1万=COUNTIFS(D:D,"<10000")

1万-5万=COUNTIFS(D:D,">=10000",D:D,"<50000")

5万-10万=COUNTIFS(D:D,">=50000",D:D,"<100000")

10万以上=COUNTIFS(D:D,">=100000")

四个公式，每段一个。哪天老板说"把1万改成2万"，你得四个公式全改一遍。

用FREQUENCY写：

=FREQUENCY(D2:D500, {10000,50000,100000})

就一个公式。分段点写在第二个参数里，要改阈值就改这一个地方，四个结果自动跟着变。

而且因为是数组公式，结果是竖着溢出一整列，不用一格一格往下拖。

三、真实场景：做一个自动更新的门店销售分层

表的结构

A列：门店名、B列：销售额，你想做一个分层表：

销售额小于1万有多少门店

销售额1万-5万有多少门店

销售额5万-10万有多少门店

销售额10万以上有多少门店

以前怎么做

要么透视表拖一遍，要么四个COUNTIFS写到底。

现在怎么做

找个空白列，比如F2，直接写：

=FREQUENCY(B2:B500, {10000,50000,100000})

按回车，F2到F5四个格子自动溢出结果：

F2：小于1万的门店数

F3：1万到5万的门店数

F4：5万到10万的门店数

F5：10万以上的门店数，就这么简单。

哪天老板说"把5万的档改成3万"，你回去把公式里的50000改成30000，四个结果自动重算。

四、进阶用法：分段点写在单元格里，随时能调

上面那个例子，分段点是直接写在公式里的（{10000,50000,100000}）。

但实际工作中，你经常需要调区间。总不能每次都回去改公式吧？

更好的做法是：把分段点写在单独的一列里，公式引用这一列。

比如你的表是这样的：

E列是（分段点） | F列是（结果） ，然后F2写：

=FREQUENCY(B2:B500, E2:E4)

这样你想调区间，直接改E列的数字就行，公式不用动。

想加一个20万的档呢，E列多写一个200000，结果自动多出来一行。

这才是做仪表盘的正确姿势，阈值给用户自己调，结果自动跟着变。

五、三个新手容易踩的坑

坑1：按回车只出来一个数

这是最多人遇到的问题。

老版本Excel里，FREQUENCY是数组公式，写完要按 Ctrl+Shift+Enter 三键结束，它才会把所有结果都溢出来。

但现在365版本直接按回车就行，自动溢出。

如果你按回车只出来一个数，看看你的Excel版本老版本就得选好整个结果区域，再按三键。

坑2：分段点不能重复

第二个参数里的分段点如果有重复值，FREQUENCY会忽略掉重复的那个，结果就少一段。

比如你写 {10000, 50000, 50000, 100000}，中间那个50000等于白写，结果直接少了一段。

分段点要从小到大排，不能重复。

坑3：它算的是"小于等于"还是"小于"

这个很多人搞混。

FREQUENCY的分段逻辑是：

第一段：小于第一个分段点的值

中间段：大于等于前一个分段点、小于后一个分段点的值

最后一段：大于等于最后一个分段点的值

也就是说，它的区间是左闭右开的：[0, 10000)、[10000, 50000)、[50000, 100000)、[100000 +)。

正好等于分段点的值，归到下一段。

比如有个门店刚好卖了10000，它不算在"小于1万"那一段，而是算在"1万-5万"那一段。

这个逻辑和COUNTIFS写的时候要注意的边界是一样的，别搞反了。

六、什么时候用透视表，什么时候用FREQUENCY

透视表是给人看的静态报表，FREQUENCY是给公式用的动态区间统计零件。

七、最后

FREQUENCY这个函数，很多人用了几年Excel都没碰过。

原因很简单数区间分布，透视表一拖就出来了，谁还会专门去记一个数组公式

但一旦你要做动态的东西仪表盘、联动看板、用户可调的分段阈值透视表就不够用了。这时候FREQUENCY的价值才出来：它能嵌在公式里，能跟着数据源自动更新，能让用户自己调区间。

和之前讲的UNIQUE、FILTER是一个道理：不是说老方法做不到，而是老方法做出来的东西是死的，新方法做出来的是活的。