夜雨聆风
老板发来一张Excel，只说了一句：
“把数据整理一下，明天做个汇报。”
这可能是很多打工人最熟悉的临时任务。
Excel里有几十列、几百行数据，老板真正想看的却只有三件事：
结果怎么样？
问题出在哪里？
下一步怎么办？
很多人会把Excel直接交给AI：
“帮我生成一份PPT。”
结果往往是图表很多、重点不清，甚至把同比、环比和完成率都弄混了。
这次我用WorkBuddy把任务拆成4步：
检查数据 → 提炼结论 → 搭建结构 → 生成PPT
提示词也全部整理好了，可以直接复制。
把Excel拖入WorkBuddy后，先不要让它分析趋势，更不要直接做PPT。
第一步是确认数据能不能用。
DD姐提示词①：检查数据
请读取我上传的Excel，暂时不要生成PPT，也不要急着下结论。
请先完成以下检查：
文件包含哪些工作表；
每个字段分别代表什么；
是否存在空值、重复值或明显异常值；
是否存在统计周期、金额单位或数据口径不一致；
哪些字段适合分析，哪些字段暂时不能使用。
请用表格输出检查结果。
所有判断都要注明对应的数据位置。不确定的地方请先询问我，不要自行补充。
这一步看起来慢，实际上最节省时间。
如果AI一开始就理解错了字段，后面的图表做得再漂亮，也不能拿去汇报。
数据检查完成后，接下来不是“多画几张图”，而是找到值得汇报的变化。
DD姐提示词②：提炼关键变化
请从管理层汇报的角度分析这份Excel，重点寻找：
与上期相比变化最大的3项指标；
明显低于目标、预算或平均水平的指标；
不同部门、产品或区域之间的异常差异；
可能影响下一阶段结果的风险；
最值得管理层关注的一个核心问题。
请把结果整理成“数据事实、初步判断、待核查问题”三列。
不要把相关性直接写成因果关系。无法从现有数据确认的原因，请明确标注“需要进一步核查”。
这一轮完成后，我会重点核对金额、增长率、排名和目标完成率。
AI可以帮助我们发现线索，但关键数字仍然要回到原始Excel确认。
这是很多人最容易跳过的一步。
PPT不好看可以修改，但如果逻辑不清楚，换再高级的模板也没有用。
DD姐提示词③：生成管理层汇报大纲
请根据已经确认的数据分析结果，整理一份面向管理层的汇报PPT大纲，控制在5页以内。
建议结构：
第1页：一句话核心结论；
第2页：关键结果与目标完成情况；
第3页：最值得关注的异常；
第4页：原因分析，明确区分事实与推测；
第5页：下一步行动、负责人和完成时间。
请为每一页输出：
页面标题；
这一页只需要说明的一个核心观点；
建议展示的3项以内关键数据；
推荐使用的图表；
汇报时需要提醒管理层注意的问题。
页面标题要直接表达结论，不要使用“数据分析”“情况汇报”“问题总结”这类空泛标题。
拿到大纲后，可以做一个简单检查：
如果老板只看每一页的标题，能不能知道发生了什么，以及下一步需要做什么？
如果不能，就先修改大纲，不要急着生成PPT。
确认汇报结构后，再让WorkBuddy生成最终文件。
如果公司有固定PPT模板，可以把模板和Excel一起上传。也可以把公司PPT模板做成SKILL，见前文。
DD姐提示词④：生成最终PPT
请按照已经确认的5页大纲，生成一份可编辑的汇报PPT。
具体要求：
使用简洁、专业的商务风格；
每页只表达一个核心观点；
图表必须标注单位、统计周期和数据来源；
重要数字需要突出显示；
不得补写Excel中不存在的数据；
推测性内容必须标注“初步判断”；
最后一页的行动建议必须包含负责人和完成时间；
生成后列出所有引用的数据及其在原Excel中的位置，方便我核对。
如果我同时上传了公司PPT模板，请保持模板中的母版、字体、颜色、页脚和Logo规范，不要自行更换设计体系。
请先生成预览供我确认，确认后再输出最终PPT文件。
WorkBuddy目前支持读取Excel、CSV等数据文件，完成数据分析、图表制作和报告排版，也可以生成PPT并继续修改。
但“能够自动生成”，不等于“生成后可以直接交付”。
1. 数字是否一致
PPT中的金额、比例、增长率，是否与原始Excel完全一致？
2. 统计口径是否一致
同比、环比、累计值、单月值有没有混用？
3. 图表信息是否完整
是否标明数据单位、统计周期和数据来源？
4. 事实和推测是否分开
“销售下降10%”是事实。
“因为市场竞争加剧导致销售下降”可能只是推测。
两者不能混在一起。
5. 建议能否真正执行
“加强管理”“持续优化”“提升效率”都不算行动方案。
真正可以执行的建议，至少应该包括：
做什么；
谁负责；
什么时候完成；
用什么指标判断结果。
AI做数据汇报，真正节省时间的并不是自动画几张图，而是帮助我们从大量数据中寻找结构。
但什么数据值得向管理层汇报、什么只是噪声，以及下一步应该采取什么行动，仍然需要人来判断和负责。
所以，不要把Excel直接变成PPT。
应该先把数据变成判断，再把判断变成汇报。
这才是一份真正能拿去开会的PPT。
复旦大学本科、人工智能硕士、DBA在读，现任人工智能创科教育协会会长（香港）、香港AI圈发起人。
我有近30年的金融、咨询、教育、投资和人工智能产业实践经验，持续分享普通人真正用得上的AI方法。
协会网站：HKEDU.AI
