ARTICLE · 1325655
10 条 Excel 提示词,表格活别再手点了
10 条 Excel 提示词，表格活别再手点了。
先给它列名和输出格式，再谈分析——不然它只会编。
打工人的金手指 · 第 07 篇
周五下午五点，同事把一张表发过来，附一句「帮忙看下有没有问题」。
打开一看，两千多行。日期有三种写法，金额混着「元」和「万」，姓名那一列里还有两个空格。你盯着屏幕，先按了 Ctrl+F，又关了，因为不知道搜什么。
这种活以前只能一行一行抠。现在可以让 AI 干，但大部分人第一次都干砸了——不是 AI 不行，是给它的信息不够。
下面十条，按「清洗 → 汇总 → 检查」排。每条都能直接复制，把【】里的换成你自己的列名。
01
PART
先说清楚它为什么会瞎编
WHY IT LIES
你发一张表过去，说「帮我分析一下」，AI 通常会干两件事：编一个看起来合理的结论，或者把你的数据算错还告诉你「已完成」。
原因只有一个：它不知道你表里哪一列能确定一行。
人看表有默认假设——第一列是编号，有「合计」那行不算数据，空行是分隔。AI 没有这些假设，它只看到一堆格子。
所以每条提示词都要带三样东西，缺一样就会翻车：
列名和含义。 不是「这是销售表」，是「A 列订单号（不重复）、B 列日期（格式混乱）、C 列金额（元，含千分位）」。
你要的输出形态。 「给我一个结论」是最差的说法。要说「输出一张三列的表：姓名、笔数、合计金额，用竖线分隔，我要直接粘回 Excel」。
一行校验。 让它先报「一共多少行、金额合计多少」，你拿 Excel 的合计对一下。对不上就重来，别接着往下问——它不会主动告诉你算错了。
表怎么递给它（这一步别省）
三种方式，按省事排：
复制区域直接粘。 Excel 里框选 → Ctrl+C → 粘进对话框。它会变成制表符分隔的文本，AI 读得懂。这是最常用的。
另存 CSV 上传。 文件小、结构完整，适合要它连着跑好几步的时候。
截图。 只适合让它看「这表长什么样」。别用截图让它算数——它读图里的数字会错，而且错得很自然。
两千行的表一次粘进去，多半会被截断，或者它开始拿前几百行代表全部。两个办法：先粘「表头 + 前 20 行」让它认清列，再按批给数据；或者先在 Excel 里筛出有问题的行，只把那几十行给它。
十条里的【】怎么改
下面每条的【】都要换成你表里真实的列名。别一条一条改，会漏。
省事的做法：先把十条扫一遍，把出现的方括号列个清单——订单号、日期、金额、客户名、销售姓名、跟进记录、地址。一次性在你的那份副本里全替换掉，再开始用。
没有订单号怎么办。 很多小公司的表就没有。用「姓名 + 日期 + 金额」三列拼起来当键，并在提示词里加一句：「这三列的组合不重复，用它判断是否同一条记录。」
02
PART
清洗：三条把脏表变成能用的表
CLEAN THE SHEET
第 1 条 · 格式统一
PROMPT 01
你是做数据清洗的。下面这张表有三类问题：日期有多种写法、金额带单位或千分位、姓名有多余空格。
先不要改任何数据，只做一件事：逐列检查，告诉我每一列的实际格式有几种、各占多少行。
检查完等我确认，再按我指定的格式统一。
为什么要先检查不改。 直接让它「统一格式」，它会顺手猜——把「3/5」猜成 3 月 5 日，也可能猜成 5 月 3 日。先让它报格式种类，你能一眼看出哪列有坑。
会翻车日期列如果有「2026.3.5」和「3月5日」混排，它可能统一成某一种，但年份丢了。看完它的格式报告，先补一句「年份缺失的按 2026 年补」。
第 2 条 · 找重复，不要删
PROMPT 02
找出这张表里的重复行。判断依据：以【订单号】为准，订单号相同即为重复。
输出三列：重复的订单号、重复了几次、每一条的行号。不要删除任何数据，我要自己核对后再处理。
另外单独列一类：订单号不同但【客户名 + 金额 + 日期】三项完全相同的，可能是录入重复，单独放一张表。
为什么不让它删。 删错了你没法还原，而且 AI 判断「重复」的依据经常跟你想的不一样。让它只报告，你来决定删哪条。
会翻车「客户名 + 金额 + 日期」三项相同的，有时候是真的两笔业务（同一天同一客户下了两单一样的）。这一类它只能提示，不能当结论。
第 3 条 · 一列拆成多列
PROMPT 03
【地址】这一列里，省市区和详细地址挤在一起，格式不统一。
请拆成四列：省、市、区、详细地址。
规则：直辖市（北京、上海、天津、重庆）在「市」这一列重复填写。拆不出来的不要硬拆，原样保留在「详细地址」列，并在末尾单独列出拆不出来的行号。
为什么给规则。 不说直辖市怎么处理，它每一行可能填得都不一样，收尾还得自己统一。
会翻车「XX 县」改区之后的名字它可能不认识。拆完抽查二十行，重点看开发区、新区这类名字。
03
PART
汇总：四条把明细变成能交的表
TURN INTO A TABLE
第 4 条 · 按维度汇总
PROMPT 04
按【销售姓名】汇总，输出一张表，四列：销售姓名、订单笔数、合计金额、平均单价。
要求：
1. 只输出表格，不要加总结段，不要写「总的来说」
2. 用竖线分隔，我要直接粘回 Excel
3. 金额保留两位小数，不要千分位
4. 结尾单独写一行：总行数、总金额，我要核对
为什么要「只要表」。 加了「帮我分析」，它会先写三百字废话，表埋在中间。要粘 Excel 的东西，就让它只给能粘的东西。
会翻车姓名列如果有「张三」「张三 」两个写法，它会当成两个人。汇总前先跑第 1 条。
第 5 条 · 两张表对账
PROMPT 05
给你两张表：表 A 是系统导出，表 B 是手工台账。
以【订单号】为键，做三件事：
1. 找出 A 有 B 没有的（漏记）
2. 找出 B 有 A 没有的（多记）
3. 找出两边都有但【金额】不一致的，列出差额
输出三张表，每张表只要订单号和金额两列。末尾报一行：A 共几行、B 共几行、匹配上几行。
为什么以订单号为键。 不说键，它会按整行比对，金额差一分钱就判成「不一致」，结果全是噪音。
会翻车A 表订单号带前缀、B 表不带，会全部匹配失败。先让它报两表订单号的前三个样例，对一眼再往下走。
第 6 条 · 算同比环比，顺手标异常
PROMPT 06
按月汇总【金额】，输出：月份、本月合计、环比（%）、同比（%）。
算完之后，把环比超过 ±30% 的月份单独标出来，并在末列写一句可能的原因，原因只能从这三类里选：数据缺失、业务变化、录入错误。不确定的写「待核」。
为什么要限定原因类型。 不限定，它会给你编故事——「可能是受季节因素影响」，这种话对你没有用。限定成三类，它就被迫对着数据说话。
会翻车第一个月没有环比、第一年没有同比，它可能填 0 而不是留空，看的时候注意。
第 7 条 · 明细转成时间线
PROMPT 07
把这张表按【客户名】分组，每组内部按【日期】升序排，输出成一列文字，格式：
客户名｜3/5 下单 2000｜3/12 催付｜3/20 退款 500
同一客户的多条记录合成一行。末尾统计：有退款记录的客户有几个。
为什么用这个格式。 你要的是「这个客户都发生了什么」，不是再一张表。一行一个客户，扫一遍就知道谁有问题。
会翻车客户名有错别字（「李明」和「李 明」）会分成两行。先跑第 1 条去空格。
04
PART
检查：三条找错，比算数更值钱
FIND THE ERROR
第 8 条 · 找离群值
PROMPT 08
【金额】这一列，找出明显不合理的值。
判断标准：与其余数据的中位数相比，超出 10 倍的单独列出；负数单独列出；空值单独列出。
输出三列：行号、原值、判断依据。不要修改任何数据。
为什么要「行号」。 只看数值你不知道去表里哪一行找。让它给行号，你在 Excel 里按行号定位，五分钟能核完。
会翻车如果这类业务本身就有大额单，10 倍这个阈值会误报一堆。第一次先看它报了几条，多了就把倍数调大。
第 9 条 · 找该有而没有的
PROMPT 09
表里每个【客户名】都应该有至少一条【跟进记录】。
找出有下单记录、但没有任何跟进记录的客户，输出客户名和下单日期。
再找出跟进日期早于下单日期的记录——这类是录入错误，单独列出。
为什么这条最容易被忽略。 前八条都在算数，这条找的是「缺」。缺的东西不会有任何报错，只能主动问。
会翻车有些客户确实不需要跟进（一次性小额）。让它按金额排个序，先看大的。
第 10 条 · 把结果写成三句话
PROMPT 10
下面是我核对完的汇总结果（把第 4 条那张表贴过来就行）。请写成三句话，给我直接发给领导：
第一句：总量和变化（多少、比上期涨还是跌）。
第二句：最大的一个问题（哪一项、差多少）。
第三句：我打算怎么处理（一条具体动作，不要写「加强管理」）。
要求：不用形容词，不用「显著」「大幅」，数字写具体值。
为什么限三句。 领导要的是「有没有问题、要什么」，不是过程。三句写不出来，说明你自己还没想清楚。
会翻车它会给你写「建议进一步优化流程」这种话。看到这类，直接回「换成一条具体的动作」，让它重写。
05
PART
三件事别让 AI 干
DON'T LET IT DO THIS
别让它改原始数据。 只让它产出新列、新表。原始表留一份不动，改坏了还能重来。
别让它猜列的含义。 「这一列应该是金额吧」——猜错了后面全错。你自己花三十秒看一眼表头，比它猜十分钟准。
别用它算最终要签字上报的数。 它可以帮你找错、帮你排版，但对外报出去的合计，还得用 Excel 的公式或系统导出的原值。它会算错，而且算错了不会告诉你。
十条不用一次用完。手上正好有脏表，先从第 1 条和第 2 条开始，把表弄清楚，剩下的才用得上。
跑通一次之后，把那几条改好的提示词存成一个文件，文件开头写一行「我表里的列名：……」——下次换一张表，只改这一行，其余不用动。这一步做完，这套东西才归你。
我是「打工人的金手指」，写两样东西：被追问时能直接念出口的话，和下班前能直接用上的 AI 工具。
用完哪条觉得不对，回来告诉我列名和报错，我改。
