重磅发布!作业文档AI识别skill,让能力无处可逃!

一、先看结果：16条缺失，6个高危

我用一份6页的《供应商引入及评审管理制度》PDF文件，喂给我锻造的AI Skill，30秒内输出一份完整的作业文档缺失分析Excel，包含三个子表：

分析结果一览：

• 共识别缺失文档：16条
• 高优先级（红色）：6条 — 涉及评审标准、系统操作、特批规则
• 中优先级（黄色）：10条 — 涉及操作方法、模板、Checklist
• 输出格式：3个Sheet的专业Excel报告

这不是人工一条一条对着文件挑毛病，而是AI按照10大识别规则系统性扫描，按流程步骤顺序逐一输出，标注优先级，给出建议文档名称和缺失原因。

下面是三个子表的实际截图：

Sheet 1：表单说明

Sheet 2：整体分析

Sheet 3：详细分析

二、为什么要做这个Skill？

组织的能力必须落在流程中。如果一个流程节点缺少必要的作业文档，就意味着：新人无法上手、执行靠个人经验、数字化无法深入、知识无法传承。

我辅导过300多家企业做流程体系建设，发现一个普遍现象：

80%的流程文件只写了”谁做什么”，没写”怎么做”和”依据什么”。

比如一个流程写”部门经理审批采购申请”——审批什么？超过多少金额不批？什么情况退回？全靠经验。

再比如”在ERP系统中完成供应商建档”——新人怎么知道操作路径？填什么字段？必填项有哪些？没有指引，只能找老员工问。

这些”怎么做”和”依据什么”，就是作业文档——表单模板、操作指引、业务规则、Checklist、计算公式等。它们才是组织能力真正沉淀的载体。

但问题是：人工逐条审查流程文件找缺失，太慢、太主观、容易遗漏。

所以我锻造了一个AI Skill，让它系统性地帮我扫描。

三、完整锻造过程：16条原始指令全公开

以下是我锻造这个Skill过程中，发给AI的每一条原始指令，一字不改，完整罗列。

为什么要公开？因为Skill的质量取决于你跟AI的对话质量。很多人觉得AI不好用，不是AI不行，是指令不行。

你可以从这16条指令中学到：如何从模糊想法到清晰规则，如何通过迭代反馈不断打磨输出质量。

仔细看这13条指令，你会发现一个规律：

Skill锻造 = 需求描述 + 快速测试 + 持续反馈 + 迭代打磨

不是一次写完就行，而是”做一次看一次、不满意就调”。从格式到结构到命名到列宽，每一条反馈都让AI更懂你要什么。

四、Skill的核心设计：10大识别规则

这个Skill之所以能系统性识别缺失，是因为内置了10大类识别规则。每条规则定义了触发词、判定条件、缺失文档类型和默认优先级：

核心判断逻辑：不是看”有没有提到文档”，而是看”该步骤的性质是否必须有配套文档才能保证执行质量”。

举个例子：流程里写”资质资料审核合格后方可安排现场评审”——这里的问题是：“合格”的标准是什么？哪些资料是必备项？ISO9001没有通过怎么判？有效期怎么看？如果没有明确的判定规则，审核就变成了审核人的个人经验。

五、案例详解：供应商引入流程的6个高危缺失

以《供应商引入及评审管理制度》为例，AI识别出的6个高优先级缺失如下：

这6条如果不补全，意味着什么？

意味着整个供应商引入流程中，最关键的”质量入口”——从资质审查到样品测试到试用评价——全部依赖审核人的个人经验。换一个人来做，结果可能完全不同。这就是典型的”人治”。

六、三个Sheet的设计逻辑

最终输出的Excel不是简单罗列一张表，而是三个子表各司其职：

这个设计是经过6轮迭代才形成的：

v1：单表 + 文字汇总 → v2：单表 + 表格汇总 → v3：双Sheet → v4：三Sheet（定义在详细分析内）→ v5：三Sheet（定义说明独立） → v6（最终）：三Sheet（表单说明 → 整体分析 → 详细分析）

每一版都是”先看效果，不满意就调”。好的Skill不是设计出来的，是打磨出来的。

七、你可以学到什么

这篇文章不只是展示一个工具，更想传递一个方法：

1. Skill锻造的本质是”需求翻译”

把你脑子里模糊的专业判断，翻译成AI能执行的规则。比如”审批要有标准”这个常识，翻译成”触发词=审批/审核/批准/核准/签批/会签 + 上下文无审批标准/审批依据/审批条件”。

2. 不要追求一次完美，要追求快速迭代

13条指令中，有7条是”看了结果后的调整反馈”。这不是返工，这是打磨。每次反馈让AI更精确地理解你的标准。

3. 流程管理+AI的真正结合点

不是让AI替你画流程图，而是让AI按照你的专业规则做系统性扫描。人的价值在于定义规则（10大识别规则），AI的价值在于快速执行（30秒扫完一份文件）。

以前靠一个资深顾问花半天才能完成的作业文档缺失分析，现在提供一份文件、30秒输出结果。这不是取代人，是把人的经验规则化、规则引擎化。

八、小结

这个Skill的名字叫doc-gap-analyzer，已经测试过三份真实文件：

• 固定资产管理制度（PDF）— 25条缺失
• 竞价保证金退款流程（Word）— 10条缺失
• 供应商引入及评审管理制度（PDF）— 16条缺失

它不完美，但足以让流程Owner快速定位”到底还缺什么”。后续我会继续优化识别规则的精准度，减少误报。

如果你也在做流程体系建设，强烈建议尝试AI辅助做这类”系统性扫描”的工作。人的精力有限，但规则可以无限复用。

互动话题

你的企业流程文件中，最常缺失的是哪类作业文档？是表单模板？操作指引？还是业务规则？欢迎评论区聊聊。

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特别说明：此文章也是由我的公众号文章发布skill自动产生。但是大家不要误解，不必担心AI乱写，更不用担心文章质量，因为AI是根据作业文档识别这个skill产生的过程（上下文）写的文章，过程都是真实的，而且在写文章时，我也会提出明确的质量要求要求。