这10个Excel神技巧,能让你每天少加班2小时

💡  

你有没有过这样的时刻——

下午五点半，你盯着 Excel 里 300 行数据发呆。

同事已经收拾好东西准备走人，而你还在一格一格地复制粘贴、手动删空行、对着 VLOOKUP #N/A 报错挠头。

老板在群里催周报数据，说是"很快就要"。

——这篇就是专门写给你的。

我整理了 10 个我自己每天都在用的 Excel 技巧。

不是那种网上抄来抄去的"50 个快捷键大全"，是真能帮你省时间、第二天就能用上的干货。

每个技巧我都给了具体的操作步骤，跟着做一遍，下次就忘不了。

开始 · 10 个神技巧

1

Ctrl + E · 智能填充

这个技巧我必须放第一个。

上周同事问我怎么把 "张三@163.com" 里的 "张三" 提取出来。她已经手动删了 80 多行。

我说：你在旁边一列的第一行手动输入一个"张三"，然后选中这一列，按 Ctrl + E。

——剩下的 299 行，一秒钟自动填好。

能做什么：
 • 从邮箱里提取用户名
 • 从手机号里提取区号
 • 把"2026.10.27"转成"2026-10-27"
 • 从身份证号里提取出生日期 

⚠️ 注：需要 Excel 2013 及以上版本

2

批量合并多列 · 一秒搞定

你是不是经常要把 A 列的姓和 B 列的名合成一列？或者把城市+省份+邮编拼成地址？

很多人用 CONCATENATE 函数，写完公式还要下拉填充。

更简单的方法：直接用 & 连接符。

=A2 & " " & B2

一行公式搞定所有行，比函数好记 100 倍。

记住：& 是拼接之王。任何时候要合并文本，先想它。

3

一键删除所有空白行

从系统导出来的 Excel 总是夹着一堆空白行，删到眼瞎。

正确的姿势：

① 选中数据区域（Ctrl + A 全选）

② 按 Ctrl + G 打开定位 → 点"定位条件"

③ 选择"空值" → 确定

④ 右键 → 删除 → 删除整行

搞定。300 行数据里的 47 个空白行，5 秒消失。

4

XLOOKUP · VLOOKUP 的接班人

是时候跟 VLOOKUP 说再见了。

VLOOKUP 只能向右查、列号要数、插一列就全部报错——XLOOKUP 完美解决这所有问题。

=XLOOKUP(查找值, 查找列, 返回列)

比如：=XLOOKUP(A2, F:F, G:G)
意思是：用 A2 的值在 F 列找，找到后返回 G 列对应位置的值

对比一下：

⚠️ 注：XLOOKUP 需要 Excel 2021 或 Office 365。用老版本的可以先升级，或者继续用 VLOOKUP + IFERROR 组合。

5

数据透视表 + 切片器 = 动态大屏

老板周五要各区域销售数据，周一要各产品线汇总，周二又变了——按月份来看。

每次都重做一张表，累不累？

数据透视表加个切片器，老板要什么，点一下就行。

① 选中数据区域 → 插入 → 数据透视表

② 点数据透视表设计栏的"插入切片器"

③ 勾选你想筛选的维度（比如"区域""产品""月份"）

④ 把切片器拖到合适位置，美化一下

结果：老板点"华东"→ 立刻出华东数据；点"10月"→ 立刻看当月业绩。你只需要一张表，应付所有需求。

而且切片器可以连多个透视表，做出来的效果就是一个小型数据驾驶舱。

6

条件格式 · 让数据自己说话

一堆数字摊在那，没人想看。但如果让它们变色、变粗、变红黄绿灯——立刻就有重点了。

条件格式是 Excel 里最被低估的功能。

常用的 3 种玩法：

① 数据条：选中数字列 → 条件格式 → 数据条。每个单元格里自动出现一条进度条，一眼看出谁多谁少。 

② 色阶：红黄绿渐变。高值绿色、中值黄色、低值红色——差的一眼揪出来。 

③ 图标集：上箭头/平箭头/下箭头。适合看同比增长、一眼识别趋势。 

操作全在 → 开始 → 条件格式，点几下就好。

我建议你把做出来的效果截图发给老板——他下次再要数据，第一个想到的就是你。

7

INDIRECT · 联动下拉菜单

电商运营的痛点：一级类目选了"服装"，二级类目要自动出"T恤/衬衫/裤子"；选了"数码"，二级要变"手机/电脑/配件"。

用 INDIRECT 函数，一行公式搞定。

操作步骤：

① 在单独的 sheet 上，把每个一级类目对应的二级类目列出来（服装下面是 T恤、衬衫……）

② 给每组二级类目定义名称（选中后公式栏 → 定义名称 → 用一级类目命名）

③ 主表上，B 列（二级类目）数据验证 → 序列 → 来源填：

=INDIRECT(A2)

A2 是一级类目单元格

效果：A 列选了"服装"，B 列下拉自动变成服装子类。完美联动。

8

合并相同单元格 · 保留全部文字

Excel 的合并单元格有多坑？合并后只保留左上角那个值，其他全丢了。

老板让你把同一天的订单合并成一个单元格，你手动一行行复制进去？

试试 TEXTJOIN 函数：

=TEXTJOIN("、", TRUE, B2:B10)

意思：用"、"连接 B2 到 B10，忽略空白。
把"、"改成换行符 CHAR(10)，还能让每条记录各占一行。

记住：合并前先 TEXTJOIN，再合并单元格。数据一条不丢。

9

组合图 · 一图讲清两个故事

销售数据里，想同时看"销售额（柱子）"和"增长率（折线）"怎么办？

两根柱子叠在一起太乱，两张图分开又不够直观。

答案是 双轴组合图：

① 选中数据 → 插入 → 柱形图

② 右键点增长率那根柱子 → "更改系列图表类型"

③ 选折线图 → 勾"次坐标轴"

左边 Y 轴是销售额，右边 Y 轴是增长率。柱子高低看绝对量，折线起伏看趋势——一张图讲完。

下次做季度汇报，试试这个效果。

10

保护公式 · 但允许填数据

共享的 Excel 模板，公式总是被不小心删掉。你加密整个 sheet 吧，大家又填不了数据了。

其实可以只保护公式单元格，数据录入区照常开放。

① 选中数据录入区域（要开放编辑的地方）

② Ctrl + 1 打开单元格格式 → 保护 → 取消勾选"锁定"

③ 审阅 → 保护工作表 → 输入密码

效果：数据区正常填写，公式区谁也改不动。模板发给全公司都不怕。

这招做模板的人必须会，省 N 次公式被改的崩溃。

— 10 个技巧，到这里 —

最后说几句。

我之前总觉得 Excel 这个东西，够用就行。直到有一次看到同事用 XLOOKUP 把我花半小时做的事情改成了一行公式。

不是说要成为专家——而是这些小技巧，真的能让你每天多省出一两个小时。

省下来的时间，做点别的不好吗？

如果你觉得这篇对你有用，帮我点个在看或者转发给同事吧——说不定你身边正有一个人在加班做 Excel，急需这篇。

我每天更新 10 个 Excel 技巧，关注一下不迷路。
明天见。

—— — — — — — — — — — — — — — — — — —

✦ 每日 10 个 Excel 技巧，帮你每天省 2 小时

✦ 只分享亲测有效的干货，拒绝"50 个快捷键大全"

✦ 遇到 Excel 问题可以留言，看到就回