WorkBuddy做PPT和文档：办公场景一次打通

办公里最耗时间的，往往不是想清楚要说什么，而是把它变成一份能发出去的东西：十几页的汇报 PPT、一份格式统一的正式文档、一张按新口径整理好的表。WorkBuddy 的定位是能干活的 AI 工作台，已经装好的技能里就有 pdf、docx、pptx、xlsx。这篇讲清三件事：怎么交，能交到什么程度，什么时候必须自己接手。

一、它能替你做到哪一步

先分清两种交付。聊天助手给你的是一段文字，接下来打开文件、调格式、存版本还是你自己做。工作台给你的是文件：它读取你本地的材料，按要求生成 PPT、文档或表格，再把结果放回你的目录。少掉的不是思考，而是复制粘贴和反复切换窗口。

所以提需求的方式要跟着变。不要问“你会不会做 PPT”，而要说清：这是给谁汇报的，希望对方看完做出什么决定，大概几页，必须保留哪些信息，有没有固定模板或配色要求。信息越像一张真实的任务单，出来的东西越接近能直接用。

它还能先帮你找材料。WorkBuddy 可以联网查资料，也能读取本地文件，适合做“先搜集、再归纳、再落进文档”这一类活。但能搜到不等于可以直接写进去，让它保留来源，你再决定哪些内容进入成稿，哪些只是参考。

还有一个常被漏掉的字段：出口。也就是它最后要交出什么文件、放在哪个目录、由谁来验收。很多任务之所以做完还要返工，不是内容不对，而是从一开始就没定义清楚“做成什么样算完”。先把出口写清，判断它有没有把活干完才有依据。

二、做 PPT：从一堆材料到能汇报

第一步不是做页面，是定结构。先让它根据材料和汇报目标给出大纲：一共几部分，每一页只讲一个结论，哪几页需要数据支撑。大纲确认之前不要开始排版，改结构永远比改页面便宜。

场景不同，重点也不一样。给客户的汇报更看重结论和可信度，每一页都要能回答“凭什么这么说”；内部同步则更看重进度、风险和下一步，允许出现待确认项。把场景说清楚，它才知道该在哪一类信息上多花篇幅。

第二步是逐页填内容。要求每页只放一个结论，正文不超过几条要点，数据注明口径和来源。如果某一页塞不下，正确做法不是把字缩小，而是拆成两页。汇报 PPT 的作用是把结论讲清楚，不是把材料原样搬上去。

第三步才是视觉。需要配图时，它可以生成图片、视频和3D内容；有固定模板或品牌要求时，先把要求写成清单：字体、主色、标题层级、页边距、图表样式。视觉要求写成清单，它才能稳定复现，而不是每次都碰运气。

验收不用从头翻到尾，抽查四个点就够：每页结论是否与材料一致；数据口径有没有写清；有没有漏掉你明确要求保留的信息；页数和结构是否还在大纲范围内。让它在完成后汇报改了哪些页，你的抽查会快很多。

别忽略备注页。做汇报时真正讲出口的话，和页面上印的字往往不一样。可以要求它在每页备注里写一两句讲述要点：这页要引出什么，可能被问到什么，答案是哪一条。这样它交付的不只是一份能放的 PPT，还是一份能讲的稿子。

把材料和规则说清楚，AI 负责把它变成文件；判断什么值得讲，仍然是你的事。

三、写文档、排版和处理表格

正式文档的关键在结构和口径。让它先列出标题层级，再确认每一节要回答什么问题，然后才写正文。如果你手上有既往文档作参考，直接把样本给它，比用文字描述风格有效得多，这和写长文时用样本是同一个道理。

排版美化也一样，给规则别给感觉。标题分几级、正文行距多少、引用和表格用什么样式、章节之间是否分页，都写成一条条要求。已有文件需要美化时，先保留原件，让它输出为新文件，改坏了还能退回去。

表格的处理重点是口径和原始列。要求它先说明按什么规则清洗、作用在哪些行、哪些列必须保留、结果放进新表还是新工作表。让它把原始数据留一份，你才有核对的依据，也才能在规则写错时重跑。

长文档还要管好版本。多人参与时，让它先说明基于哪个版本修改、改了哪些章节、保留了哪些原文，再输出新文件。不要让它直接覆盖正在被别人使用的那份。文件命名带上日期和版本，看起来是小事，却能在需要回退时省下大量时间。

遇到陌生领域，先找专家再谈成品。WorkBuddy 内置100多个领域专家，从左侧栏“专家”入口按领域进入。比如做一份汇报，可以先让对应专家帮你明确框架、指出缺口和风险，再调用文档技能生成文件。专家管按什么方法做，技能管把结果做出来。

多份材料合并也是常见场景。手上一堆 PDF、扫描件或旧版本文档时，可以先让它列出每份文件的页数、主题和时间，确认没有缺页错序，再统一抽取内容。pdf 技能能处理这类文件，但抽取结果仍要抽查，尤其是表格和数字密集的部分，格式转换最容易在这些地方出错。

四、什么时候该自己接手

第一类是专业判断：结论能不能这么下，数字背后的口径对不对，是否涉及对外承诺。这些不该因为“AI 写得挺顺”就放过。第二类是数据：让它保留来源和计算过程，你抽查关键的几项，比通读全文更有效。

第三类是重复流程。同一件事出现第二次，就把它固化成技能：用户级技能放在 ~/.workbuddy/skills/，可以跨项目复用；项目级技能放在 {workspace}/.workbuddy/skills/，只服务当前工作区。把固定输入、格式要求和验收标准写进去，以后不必每次重新解释一遍。

交付前的检查也可以固定成四个动作：文件能不能正常打开；链接或引用是否可用；数字是否和原始材料对得上；需要保留的版式和列有没有被动过。让它在完成时同时汇报“做了什么”和“没做什么”，你会更快发现它有没有擅自扩大范围。

流程稳定之后，再考虑自动化。它支持一次性任务和循环定时任务，可按每天、每周等周期执行。适合自动化的是来源固定、规则明确、结果可检查的工作，比如每周汇总。第一次先人工跑通，确认结果放哪里、失败时怎么看，再开启循环。

做完的东西也不要只留在聊天记录里。资料库是云端工作空间，可以存放文档、表格、页面和网盘文件，支持搜索、协作和分享。把成果沉淀进去，下次做同类任务时才有可复用的上下文。第一次做，建议把范围压到最小：一份文档、一组页面、一张表，跑通之后再扩展。