干货总结丨“职前培训——Excel实用技能培训”主题讲座

2026年6月3日晚，党委学生工作部职业发展与就业指导中心主办的“职前培训——Excel实用技能培训”主题讲座在宣讲厅101成功举办。

本次讲座邀请到的嘉宾是张谦老师，张老师向我们详细介绍了Excel使用过程中界面定制、视图管理、数据验证、外部导入、核心函数及数据透视表的使用方法。没有参与现场讲座的同学请查收干货总结，速速来学习知识点吧！

一、界面优化与视图管理

1.快速访问工具栏自定义

用户可根据操作习惯调整功能区按钮。

2.冻结窗格与并排查看

冻结窗格：解决长表格浏览时表头不可见的问题。选中目标单元格，点击“视图”>“冻结窗格”，可冻结选中单元格上方行及左侧列。

并排查看：用于对比两个不同表格。启用“并排查看”及“同步滚动”功能，可实现两个窗口联动滚动，便于数据比对。

3.打印标题设置

为确保打印多页表格时每页均显示表头，需在“页面布局”>“打印标题”中设置“顶端标题行”，选定需重复打印的行区域。

二、高效操作快捷键

1.快速定位与选择：

“Ctrl+方向键”：快速跳转至数据区域边缘。

“Ctrl+Shift+方向键”：快速选中从当前单元格到数据边缘的区域。

2.重复上一步操作：

“F4”或“Ctrl+Y”：重复上一次操作，显著减少鼠标移动次数，提升批量处理速度。

三、数据规范录入与验证

1.特殊数据类型处理

文本型数字：输入身份证号、学号等长数字或含前导零编号时，需在前加英文单引号“'”或预先将单元格格式设为“文本”，防止科学计数法显示或前导零丢失。

日期格式：建议使用斜杠“/”或横杠“-”连接年月日（如2026/06/03），以确保Excel正确识别为日期格式，支持后续自动填充与计算。

2.智能填充

利用单元格右下角填充柄，可自动填充序列。双击填充柄可根据相邻列数据长度自动填充。右键拖动填充柄可选择填充方式（如按工作日、按月、按年填充），实现日期的智能递增。

3.数据验证

限制输入内容：通过“数据”>“数据验证”，可限制单元格只能输入特定序列（如“男,女”）、或文本长度（如手机号11位）。

输入提示与出错警告：可设置输入信息提示框引导用户规范填写，并设置出错警告阻止非法数据录入。

4.外部数据导入

导入TXT/CSV数据时，若出现乱码需调整文件编码；若长数字（如身份证）被识别为数值，需在PowerQuery编辑器中将列格式转换为“文本”，再关闭并上载，确保数据无损。

四、核心函数应用

1.统计与求和函数

基础统计：使用"COUNT"统计数字个数，使用"COUNTA"统计非空单元格个数。

条件统计：使用"COUNTIF"单条件计数，使用"SUMIF"单条件求和，使用"SUMIFS"多条件求和。

实战技巧：注意绝对引用（"$"符号）的使用，锁定求和区域和条件区域，防止填充公式时引用偏移。灵活运用混合引用（如"$Q4"锁列不锁行，"R$3"锁行不锁列），以实现行列方向的动态匹配。

2.逻辑判断函数(IF)

基本用法："IF(条件,真值,假值)"。

嵌套使用：通过多层IF嵌套处理多分支逻辑（如成绩等级划分：优秀、良好、及格等），注意括号匹配及双引号使用。

多条件逻辑：结合"AND"/"OR"函数实现复杂条件判断。

3.文本处理函数

截取字符：使用"LEFT"/"RIGHT"从左/右截取指定长度字符；使用"MID"从指定位置截取指定长度字符（如从身份证号提取生日）。

动态查找位置(FIND)："FIND("@",单元格)"查找特定字符位置，配合"LEFT"可提取邮箱用户名等不定长字段。

4.查找与引用函数

"VLOOKUP(查找值,查找区域,返回列号,匹配模式)"查找值必须位于区域第一列；返回列号为相对列数；需使用绝对引用锁定查找区域。

"XLOOKUP(查找值,查找数组,返回数组,[未找到返回值],[匹配模式])"支持向左查找；无需指定列号，直接选择返回列；可自定义未找到时的返回值；默认精确匹配，使用更灵活；在函数编辑状态下，可直接点击其他工作表标签选择区域，实现跨Sheet数据匹配。

五、数据透视表

数据透视表适用于快速汇总分析。要求源数据规范（无合并单元格、表头唯一）。通过拖拽字段至“行”、“列”、“值”区域，即可实现去重、求和等统计。

常见错误如："N/A"未找到匹配值，检查是否存在空格或格式不一致；"REF!"引用无效，通常因删除了被引用的行列或列号超出范围。

本次讲座干货满满，持续近两个小时，讲座结束后，张老师对同学们提出的问题进行了细致耐心的解答。未来，我们将继续推出更多实用性、针对性强的培训活动，助力同学们在求职就业与职业发展道路上不断提升综合素养、增强核心竞争力。

供稿：黄悦瑶

编辑：梁佳越

责任编辑：孙书瑜

审核：崔晶晶