财政部最新明确：纸质资料能不能只保存电子版？（财务人必看）

最近，很多财务朋友都在讨论一个热门话题：纸质资料的扫描件，到底能不能只保存电子版，不保留纸质原件了呢？？？

毕竟在数字化浪潮下，仓库的入库单、出库单、领料单、送货单这些纸质单据，扫描后存电子档案似乎更方便管理。但这样做合规吗？

最近财政部给出了明确答复！

一、财政部官方答复

就在2026年2月，无锡市财政局转发了财政部的官方回复，对”纸质资料的扫描件是否可仅以电子形式保存”这一问题给出了明确解答：

纸质单据扫描件不符合仅以电子形式归档的要求，仍需保留纸质单据。

也就是说：仓库的入库单、出库单、领料单、送货单等纸质单据，即使扫描成了电子版，原件也必须保存！

二、政策依据

财政部的回复依据主要是两部重要文件：

1.《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）

该办法自2016年1月1日起施行，是电子会计档案管理的核心法规。

2.《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）

进一步明确了电子会计凭证的界定标准。

关键定义：电子会计凭证是指在电子系统中生成、通过电子媒介传输、在电子环境下存储的会计凭证。

核心原则：

• 单位从外部获取的纸质会计凭证，以扫描件进行会计处理的 → 仍需保留纸质原件
• 单位从外部获取的以及内部生成的电子会计凭证，符合条件的 → 可仅以电子形式保存

三、什么情况下可以仅以电子形式保存？

根据《会计档案管理办法》第八条，单位内部形成的电子会计资料，必须同时满足以下六个条件，才能仅以电子形式保存：

特别注意：

对于从外部接收的电子会计资料，还需额外满足：附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名。

四、纸质扫描件的合规处理方式

既然纸质单据扫描后不能丢弃原件，那该如何合规管理？

根据《会计信息化工作规范》（2024年）第二十八条：

单位以纸质会计凭证的电子影像文件作为报销、入账、归档依据的，必须同时保存纸质会计凭证，并建立电子影像文件与其对应纸质会计凭证的检索关系。

合规要点总结：

• 双套制保存：
  
  纸质原件 + 电子影像，两者缺一不可
• 建立检索关系：
  
  电子影像与纸质原件要能一一对应
• 规范存储：
  
  电子影像要符合档案管理要求
• 定期备份：
  
  防止电子数据丢失或损坏

五、电子会计档案的同等法律效力

虽然纸质扫描件不能单独保存，但符合条件的原始电子会计凭证，与纸质会计资料具有同等法律效力。

根据《会计信息化工作规范》第三十二条：

来源可靠、程序规范、要素合规的电子会计凭证、电子会计账簿、电子财务会计报告和其他电子会计资料，与纸质会计资料具有同等法律效力，可仅以电子形式接收、处理、生成和归档保存。

符合国家有关电子会计档案管理要求的电子会计档案，与纸质会计档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

划重点：

• 原生电子凭证（如电子发票、数电票）符合条件的可仅保存电子版
• 纸质凭证扫描件 ≠ 原生电子凭证，必须保留纸质原件

六、实操注意事项

为了帮助财务人员更好地执行相关规定，以下列出七大实操要点：

1️⃣ 纸质单据：扫描+原件双保存

入库单、出库单、领料单、送货单等纸质单据，扫描后务必保留纸质原件，建立两者之间的检索关系。

2️⃣ 原生电子凭证：符合条件可单独保存

电子发票、数电票、银行电子回单等原生电子凭证，在符合条件的情况下可仅以电子形式归档。

3️⃣ 建立完善的检索系统

电子影像文件必须能够快速检索到对应的纸质凭证，反之亦然。建议采用编号对应的方式。

4️⃣ 确保电子影像质量

扫描分辨率建议不低于200DPI，确保电子影像清晰可辨，便于长期保存和查阅。

5️⃣ 定期备份电子数据

建立电子档案备份制度，采用多种存储介质（如光盘、硬盘、云存储等），防范数据丢失风险。

6️⃣ 注意保管期限

会计档案保管期限已延长：主要会计档案（凭证、账簿等）最低保管期限为30年，辅助会计资料为10年。

7️⃣ 关注系统升级

定期检查电子会计档案的可读性，如因系统升级导致无法读取，应及时进行数据迁移。

七、总结

核心结论

纸质资料的扫描件不能仅以电子形式保存形成电子会计档案，必须同时保留纸质原件。只有原生电子会计凭证（即在电子系统中生成、通过电子媒介传输、在电子环境下存储的会计凭证），在符合相关条件的情况下，才可以仅以电子形式归档保存。

财务人员在进行档案数字化转型时，一定要分清”原生电子凭证”和”纸质扫描件”的区别，避免因误解政策而导致合规风险。

政策来源：

• 《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）
• 《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）
• 《会计信息化工作规范》（财会〔2024〕17号）
• DA/T 94-2022《电子会计档案管理规范》

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