《档案工作实务》第九章读书笔记

第三节 归档文件的排列、编号、编目、装订与装盒

核心要义：归档文件以"件"为整理单位进行文件级整理。本节介绍组件、排列、编号（档号编制与归档章）、编目（归档文件目录）、修整装订、编页装盒与排架等整理实务。

一、归档文件整理单位的确定

归档文件以"件"为整理单位，整理时首先进行组件。

（一）件的构成（一份文件为一件）

·正文、附件为一件；正本与定稿（含重要文件历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件

·报表、名册、图册等一册（本）为一件；简报、周报等一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件

·来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件

·有文件处理单或发文稿纸的，与相关文件为一件

（二）件内文件排序

·正文在前、附件在后；正本在前、定稿在后；转发文在前、被转发文在后；原件在前、复制件在后

·汉文在前、少数民族文字在后；中文本在前、外文本在后

·来文与复文作为一件时，复文在前、来文在后

·文件处理单在前、收文在后；正本在前、发文稿纸和定稿在后

二、归档文件的排列

在分类方案最低一级类目内，按时间结合事由排列。

1.同一事由内——按文件形成先后顺序排列（形成日期在前的在前）

2.不同事由间——按不同事由形成时间（办结时间）先后顺序排列

3.成套性文件（会议文件、统计报表等）可集中排列

三、归档文件的编号

（一）档号编制要求

·遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则

·档号结构：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号

·上、下位代码间用"—"连接，同级代码间用"·"隔开

·例：Z109-WS·2011-Y-BGS—0001

·文书档案门类代码用"WS"标识

·保管期限代码：永久"Y"、定期30年"D30"、定期10年"D10"

·机构（问题）代码：3位汉语拼音字母或阿拉伯数字（如办公室"BGS"）

·件号：4位阿拉伯数字，不足前补"0"

（二）归档章加盖与填写要求

·盖在归档文件首页上端居中的空白位置

·不得压盖字迹、不得与收文章重叠交叉

·规格：长45mm、宽16mm，均匀分6格

·必备项：全宗号、年度、保管期限、件号、页数；机构（问题）为选择项

·填写应使用碳素墨水等符合档案保护要求的字迹材料，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水

四、归档文件的编目

编目主要编制归档文件目录，实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化。

（一）目录编制要求

·依据档号顺序逐件编制，编目应准确、详细、便于检索

（二）目录项目（九项）

序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注

·责任者：多个时填写列居首位的，主办单位、立档单位或上级主管部门必须填写；使用全称或通用简称

·题名：照实抄录；无标题或不规范的应自拟标题，自拟内容加方括号"[]"

·日期：以国际标准日期表示法标注年月日（如19990909）

（三）目录格式与装订

·A4幅面，页面宜横向设置

·目录除保存电子版外，还应打印装订成册，编制封面（含全宗号、全宗名称、年度、保管期限等）

五、归档文件的修整、装订、编页、装盒和排架

（一）修整

1.已破损的按《档案修裱技术规范》予以修复

2.字迹模糊或易褪变的应予复制（如热敏纸传真件须复印后归档）

3.去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品（订书钉、曲别针、大头针等）

4.幅面过大的文件在不影响使用的前提下折叠，尽量减少折叠次数

（二）装订

·以件为单位装订，装订应牢固、安全、简便，不损页、不倒页、不压字

·永久保管的宜采取线装法（页数少用直角装订或缝纫机轧边，厚的用"三孔一线"）

·不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料

（三）编页

·以件为单位编制页码，逐页编制

·标注位置：文件正面右上角或背面左上角的空白位置

·已印制成册并编有页码的可保持原有页码不变

（四）装盒

1.档案盒：封面标明全宗名称，外形尺寸310mm×220mm，盒脊厚度20/30/40/50mm；应采用无酸纸制作

2.装盒要求：不同形成年度、不同保管期限、不同机构（问题）的不能装入同一盒

3.备考表：置于盒内所有归档文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期

（五）排架

·上架排列方法应与本单位分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架

·按年度—机构（问题）—保管期限分类的，每年按机构序列依次上架

·按年度—保管期限—机构（问题）分类的，每年按保管期限依次上架，便于档案移交进馆

六、本节知识框架

归档文件整理├── 整理单位：以"件"为单位（组件 + 件内排序）├── 排列：最低一级类目内按时间结合事由├── 编号：档号编制（全宗—门类·年度—期限—机构—件号）│          + 归档章（6格、必备项、碳素墨水）├── 编目：归档文件目录（九项、A4横向、装订成册）└── 修整装订编页装盒排架├── 修整（修复、复制、去金属、折叠）├── 装订（线装、无酸纸、三孔一线）├── 编页 / 装盒（无酸档案盒、备考表）└── 排架（与分类方案一致、避免倒架）

学习小结：本节为整理操作规范，细节较多。重点掌握：一是件的构成与件内排序规则；二是档号结构及各种代码标识（WS、Y/D30/D10、件号补0）；三是归档文件目录九项；四是装订与装盒要求（线装法、无酸纸、不同年度期限机构不能混装）；五是排架避免频繁倒架。这些操作细节是实务类考试的重点。