别急着让 AI 改 Excel,先让它把这张表讲明白

同事把「公司排班管理系统.xlsx」刷过来，说：“你 AI 玩得溜，帮我整理一下。”

几乎所有人在这一步都会犯同一个错：把表格拖进对话框，敲一句“帮我整理一下”，然后等一个奇迹。

结果通常是三种：它凭空补了几列你没见过的数据；它把原始表覆盖了；或者它给了一份看起来很整齐、抽查三行就崩的汇总。

WorkBuddy 系列课的第 1 课，就用这张排班表讲一件事——AI 办公自动化的门槛，不在提示词写得多漂亮，而在你有没有把“这一步到底该干什么”说清楚。

顺序对了，剩下的都是重复劳动。

一、第一步不是“改”，是“读”

先让 AI 报家底：这份文件里有哪几张工作表，各自记什么，关键字段是什么，哪些地方会影响后面的处理。

提示词（直接复制）

注意这句话里藏了两个约束：不要修改文件、先说明。

大多数人吃亏就吃在这里——AI 一边读一边改，改完你也不知道是哪一步开始错的。

二、让它复述规则，你只做裁判

排班表这种东西，真正难的不是数据量大，是规则藏在表里：哪些列是人、是日期、是班次、是状态；哪些空格代表休息，哪些代表漏填。

AI 读完不一定真懂规则，但它能把自己的理解复述给你听。你要做的只有一件事：判断它说对了没有，说错的地方当场纠正。

提示词

计划一出来你会发现，一张排班表能接的活比想象中多：按人统计班次、按天统计在岗人数、找出连续夜班、标记缺勤和重复打卡。

先把计划定下来再动手，返工率会低一个数量级。

三、出新表，不出新谜团

到了生成这一步，只提一个硬要求：每一列都要能说清来源和算法。

提示词

“不要自行猜测”这五个字，是整节课最值钱的一句。

AI 遇到空值，默认会帮你补一个合理值。在排班表里，这个“合理值”可能就是一次错误的出勤认定。宁可让它留一个问号，也不要它给你一个漂亮的谎话。

四、核对清单：四件事，缺一不可

结果出来先别急着交，按这四条过一遍：

1. 输入资料完整吗？原始表有没有被覆盖，分析稿和原表是不是两个文件。

2. 不确定的信息，它标出来了吗？还是默默替你做了决定。

3. 输出真的存到你指定的位置了吗？文件名对不对，是不是还躺在下载文件夹里。

4. 随手抽三到五行，能不能逆着输出倒推回原始数据。

四条都过了才算完成。少一条，你交付的就不是结果，是风险。

一条底层原则：原始资料只读

这节课最容易被忽略的一句话，也是最有用的：原始资料保持不变，分析、清洗、草稿一律另存。

理由很朴素——出问题时你得能回溯。原表被改过，你就永远不知道是哪一步开始错的。

还有一句得写在前面：涉及薪酬、投标、对外提交、下单付款，或者要写进正式业务系统的，AI 能做到 90%，最后那一下必须由人来按。

课后带走的不是提示词

是一套顺序：先定义目标和边界，再整理资料和规则，按步骤执行，最后验证并沉淀。

下次遇到 Word 排标书、整理会议记录、清洗客户名单，都是同一个骨架，只换字段和规则。

第 1 课的完整视频在 B 站「湖森堡AI」，编号 BV1qaMN6NEYa，案例文件是「公司排班管理系统.xlsx」。建议第一遍只看流程，第二遍拿自己的测试文件跟着做一遍。

别拿真实的工资、投标、求职、采购数据练手。

下一课：AI 工作流 + Word，自动整理招投标资料。