文档内容
第第二二节节 建建设设工工程程监监理理文文件件资资料料管管理理职职责责和和要要求求
一一、、管管理理职职责责
建设工程监理文件资料应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收标准、建设工程监理规范等为依据
填写，并随工程进度及时收集、整理，认真书写，项目齐全、准确、真实，无未了事项。表格应采用统一格式，特殊要求需增
加的表格应统一归类，按要求归档。
根据《建设工程监理规范》GB/T50319—2013，项目监理机构文件资料管理的基本职责如下：
（1）应建立和完善监理文件资料管理制度，宜设专人管理监理文件资料。
（2）应及时、准确、完整地收集、整理、编制、传递监理文件资料，宜采用信息技术进行监理文件资料管理。
（3）应及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案。
（4）应根据工程特点和有关规定，保存监理档案，并应向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
二二、、管管理理要要求求
建设工程监理文件资料的管理要求体现在建设工程监理文件资料管理全过程，包括：监理文件资料收发文与登记、传阅、
分类存放、组卷归档、验收与移交等。
（一）建设工程监理文件资料收文与登记
在监理文件资料有追溯性要求的情况下，应注意核查所填内容是否可追溯。
（二）建设工程监理文件资料传阅与登记
建设工程监理文件资料需要由总监理工程师或其授权的监理工程师确定是否需要传阅。
（三）建设工程监理文件资料发文与登记
建设工程监理文件资料发文应由总监理工程师或其授权的监理工程师签名，并加盖项目监理机构图章。若为紧急处理的文
件，应在文件资料首页标注“急件”字样。
所有建设工程监理文件资料应要求进行分类编码，并在发文登记表上进行登记。
（四）建设工程监理文件资料分类存放
建设工程监理文件资料经收文、发文、登记和传阅工作程序后，必须进行科学的分类后进行存放。
建设工程监理文件资料的分类应根据工程项目的施工顺序、施工承包体系、单位工程的划分以及工程质量验收程序等，并
结合项目监理机构自身的业务工作开展情况进行，原则上可按施工单位、专业施工部位、单位工程等进行分类，以保证建设工
程监理文件资料检索和归档工作的顺利进行。
（五）建设工程监理文件资料组卷归档
2.建设工程监理文件资料组卷方法及要求
（1）组卷原则及方法
1）组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；
2）一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷；
3）监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
【2017－45】建设工程监理文件资料的组卷顺序是（ ）。
A.分项工程、分部工程、单位工程
B.单位工程、分部工程、专业、阶段
C.单位工程、分部工程、检验批
D.检验批、分部工程、单位工程
『正确答案』B
『答案解析』监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
（2）组卷要求
1）案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm；电子文件立卷时，应与纸质文件在案卷
设置上一致，并应建立相应的标识关系；
2）案卷内不应有重份文件，印刷成册的工程文件应保持原状。
（3）卷内文件排列
卷内文件按表的类别和顺序排列。电子文件的组织和排序可按纸质文件进行。
1）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复
在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
2）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。
3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。
【2016－45】关于建设工程监理文件资料卷内排列要求的说法，正确的是（ ）。
A.请示在前，批复在后
B.主件在前，附件在后
C.定稿在前，印本在后
D.图纸在前，文字在后
『正确答案』B
『答案解析』同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、
定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。
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（1）归档范围。
《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014规定的监理文件资料归档范围，分为必须归档保存和选择性归档保存两类。
其中，建筑工程文件归档范围见表9－1。
建筑工程文件归档范围 表9－1
保存单位及归档要求
类别 序号 类别
建设单位 监理单位 城建档案馆
１ 监理规划 必须 必须 必须
2 监理实施细则 必须 必须 必须
3 监理月报 选择性 必须
监理管
4 监理会议纪要 必须 必须
理文件
5 监理工作日志 必须
6 监理工作总结 必须 必须
7 工程复工报审表 必须 必须 必须
进度控
监理 1 工程开工报审表 必须 必须 必须
制文件
文件
1 质量事故报告及处理资料 必须 必须 必须
质量控 2 旁站监理记录 选择性 必须
制文件 3 见证取样和送检人员备案表 必须 必须
4 见证记录 必须 必须
工期管 1 工程延期申请表 必须 必须 必须
理文件 2 工程延期审批表 必须 必须 必须
监理验 １ 竣工移交证书 必须 必须 必须
收文件 2 监理资料移交书 必须 必须
（2）保管期限。
工程档案保管期限分为永久保管、长期保管和短期保管。
永久保管是指工程档案无限期地、尽可能长远地保存下去；
长期保管是指工程档案保存到该工程被彻底拆除；
短期保管是指工程档案保存10年以下。
保管期限的长短应根据卷内文件的保存价值确定。当同一案卷内有不同保管期限的文件时，该案卷保管期限应从长。
（六）建设工程监理文件资料验收与移交
2.移交
（1）列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内必须向城建档案管理部门移交一套符合
规定的工程档案（监理文件资料）。
（2）停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。
（3）对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应
当重新编写，并在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交。
（4）工程监理单位应根据城建档案管理机构要求，对归档文件完整、准确、移交情况和案卷质量进行审查，审查合格后
方可向建设单位移交。
（5）工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。
（6）工程监理单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字，盖章后方可交接。
（7）建设单位向城建档案管理部门移交工程档案（监理文件资料），应提交移交案卷目录，办理移交手续，双方签字、
盖章后方可交接。
（8）项目监理机构需向本单位归档的文件，应按国家有关规定和《建设工程文件归档规范》GB/T50328—2014要求立卷
归档。
