逐步精细化生成工作文档:我是怎么从＂凑合能交＂到＂对方说写得很好＂的
上周一个做运营的朋友找我，说她用AI写了一份活动策划方案，发给上级之后被打回来了。
通篇没有一个她们公司的业务数据，没有一个具体的执行细节，整个方案读下来感觉是从网上某个”活动策划模板大全”里扒出来的。
结构完整，逻辑通顺，却跟她们公司的业务情况毫无关系。
问题出在哪里
你让AI”帮我写一份方案”，它能给你一个方案，但那个方案里装的是它见过的所有方案的平均值，不是你公司这个具体问题的解法。
AI不了解你的处境。它了解的是”通常情况下方案长什么样”。
你的汇报对象、你的业务背景、你这个方案真正要解决的矛盾，这些东西只存在于你的脑子里，不在AI的训练数据里。
我在工作里摸索出来的用法
开始觉得很神奇，能出东西，但每次都要花大量时间改，改到后来还不如自己写，就很挫败。
实践中我换了一种思路，不把AI当”代写工具”，把它当”表达工具”。
代写工具负责想和写。表达工具只负责把你已经想好的东西说清楚。
现在我的做法是分成几个步骤来，每一步都有明确的目的，哪一步是我的工作，哪一步交给AI，分得很清楚。
第一步：先出大纲，不直接写全文
这是我现在固定的习惯，不管写什么文档，第一步是让AI给大纲，不是给全文。
原因很简单：大纲是我能短时间判断”方向对不对”的东西。
如果我让AI直接生成2000字的全文，读完才发现结构跑偏了，这2000字全部作废，时间全浪费掉了。如果先出大纲，我10秒钟就能判断对不对，不对的部分我可以立刻调整，成本极低。
这个逻辑是先在上游把方向确认好，比在下游发现问题再返工，效率高得多。
第二步：大纲出来之后，我自己改，这一步不能省
但”通常应该有什么”跟”我这份文档需要什么”，往往是两件事。
我写流程优化方案的时候，AI给我的大纲第一个模块是”行业背景”。
我的读取对象是技术负责人，在这个行业干了十几年，我跟他讲行业背景是在浪费他的时间，甚至会让他觉得我在凑字数。
换成了”当前流程的三个具体卡点”，每个卡点都有业务数据支撑。
这个判断，AI做不到。因为AI不知道我的技术负责人是什么风格，也不知道我们团队具体卡在哪里。
通常我在大纲上花5到10分钟，删掉不需要的，加上必须有的，调整一下顺序，然后再继续。
第三步：逐段生成，每段都告诉AI真实情况
更重要的是，每次生成一个模块，我都会把我知道的实际的信息告诉它。
比如写”现状问题”这个模块，我会告诉它：我们测试团队15个人，每次版本发布前的人工回归要花3天自动化和性能跑脚合计1天，其中有大概30%的问题属于重复性缺陷，之前出现过一次上线后才发现核心功能异常的情况，造成了一定的业务损失。
有了这些信息，AI帮我写出来的内容就不再是通用套话，而是我们团队具体问题的描述。
因为我对每个模块的要求是不一样的。核心论点那一块我要求每个字都要准，我会反复打磨。执行步骤那一块只要逻辑清楚就行，快速生成就够了。
如果一次性生成全文，AI会平均对待每个模块，我重要的部分不一定写得好。
第四步：整合，检查是不是一个整体
各模块生成之后，我会把所有内容合在一起，让AI帮我做一次整体检查。
各模块之间衔接是不是自然，整体语气和风格是不是统一。
因为分开写的时候，有时候前后措辞会不一致，或者某两段之间缺少过渡，读起来像拼出来的，这一步把这些问题修掉。
三种文档类型，我踩过的坑
年终总结
写年终总结时，很多人只写”做了什么”，不写”为什么这样做”和”结果是什么”。AI默认帮你生成的版本往往就是这种——工作流水账，看完让人印象模糊。
我后来的做法是，在让AI生成之前，自己先列出三到五件这一年有价值的事，以及每件事对应的业务数字，把这些信息喂给它。
有了业务数据支撑的总结，跟没有数据的相比，说服力完全不是一个量级。
项目方案
方案被退回来，通常不是因为”怎么做”写得不好，更多是”为什么要做”这部分说服力不够。
大家都花很多精力写执行步骤，很少去思考不做会怎样、现在的问题有多严重。
我自己在写这个部分的时候会停下来想：如果我是做决策的人，我需要什么理由来支持这个方案？
把这个答案告诉AI，让它帮我表达出来，说服力会强很多。
工作复盘
复盘文档里难写的不是”发生了什么”，是”为什么会这样”。
很多人写到这里就开始写套话，什么”沟通不够充分”、”时间安排不合理”，全是没有实质内容的表述。
我的处理方式是，这个部分我自己想清楚之后，把我的判断告诉AI，让它帮我把语言表达得更准确，不是让它替我分析原因。
复盘文档里有价值的东西，是你的判断，不是AI的猜测。
说到底，是一个分工问题
AI能帮我做的是表达——把我已经想清楚的东西，用清晰的结构和准确的语言说出来。
AI替代不了的是判断——这份文档的核心论点是什么，哪里是重点，读这份文档的人在意什么，什么该写什么不该写。
搞清楚这个分工，AI才真正变成你的工具，而不是你变成AI的校对员。
之前那个运营朋友，我把这套做法告诉她之后，她重新写了一版方案。
夜雨聆风
