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Excel表格制作教程:ChatGPT直接接入Excel,公式、数据分析、图表都能做
大家好，我是佬刘。
以前用ChatGPT处理Excel，我最常用的方法就是把文件上传到 ChatGPT，分析完，再下载回来。
如果中间还要改点东西，就得继续上传、继续下载。
现在这个过程可以省掉了。
ChatGPT已经提供了官方的 ChatGPT for Excel，可以直接安装到 Excel 里面。
装好之后，Excel 右侧会直接出现 ChatGPT。
它可以读取当前工作簿里的数据、公式和不同 Sheet，也可以直接根据我们的要求修改表格。
我今天就从安装开始，实际做一遍。
一、先把 ChatGPT 接进 Excel
安装很简单。
打开 Excel，找到顶部的 开始 → 加载项
点击之后搜索，ChatGPT
找到官方的 ChatGPT 加载项，直接添加。
安装完成以后，顶部会多出 ChatGPT 的入口。
点开之后，Excel 右侧会出现一个 ChatGPT 窗口。
登录自己的 ChatGPT 账号就可以用了。
Excel 桌面版和网页版都可以安装。ChatGPT Free、Go、Plus、Pro 等方案也都已经支持，只是不同方案能使用的额度不同。
登录完成之后，就可以直接开始操作表格了。
二、不会写 Excel 公式，直接说人话
为了方便演示，我准备了一份很普通的销售数据。
里面有订单编号、日期、销售员、部门、产品、销售额和成本。
我现在想算每一笔订单到底赚了多少钱。
以前不会 Excel 的话，还得先去搜：利润公式怎么写？利润率怎么算？然后自己去拖公式。
现在可以直接告诉 ChatGPT：
请读取当前工作表，在“成本”右侧新增两列，分别叫“利润”和“利润率”。
请使用 Excel 公式完成，不要直接把计算结果写成固定数字。
利润率保留两位小数，其他数据和格式不要修改。
在初次操作这个表格，会提示是否信任该项目，选择始终允许即可
然后让它执行，它会直接在 Excel 里面新增对应的列，并把公式写进去。
这里我觉得就已经非常实用了。
因为我们甚至不用知道具体公式是什么，只需要把自己想得到的结果告诉 ChatGPT。
它负责把需求翻译成 Excel 能执行的公式。
当然，最好还是看一眼它生成的公式有没有问题，尤其是比较重要的数据，别让 AI 算完就直接交差。
三、数据乱了，让 ChatGPT 自己检查
Excel 还有一个很麻烦的地方。
就是根本不知道自己的原始数据有没有问题。
重复数据、漏填、数字输错了一个零，这种问题很多时候藏在几百上千行表格里面。
继续问 ChatGPT：
检查当前工作表的数据质量。
重点检查重复记录、空值、异常值，以及明显不合理的数据。
先把发现的问题告诉我，不要修改原始数据。
我给大家准备的这份演示表格里，其实专门留了几个问题。
所以这里正常情况下，它应该能找出一些异常。
等 ChatGPT 检查完成以后，再继续告诉它：
保留原始工作表不要修改。
新建一张工作表，命名为“清洗后数据”。
删除完全重复的数据。
缺失的信息不要自己猜，统一标记为“待确认”。
对于明显异常但无法确认真假的数据保留原值，并新增“异常说明”列进行标记。
这里有个习惯我非常建议大家养成。
涉及原始数据的时候，尽量不要一上来就让 AI 直接修改。
先让它检查，看完问题以后，再让它复制一份处理。
这样就算 ChatGPT 判断错了，原始数据还在。
四、不会做数据分析，也直接问
把数据整理好之后，就可以开始分析了。
不需要自己写一堆 SUMIFS、COUNTIFS。
我直接让它：
根据“清洗后数据”，新建一个工作表，命名为“部门汇总”。
按部门分别统计销售额、成本和利润。
添加合计行，并按照利润从高到低排序。
使用 Excel 公式或表格引用完成，保证后续原始数据发生变化时可以继续更新。
这种操作其实已经可以覆盖很多日常 Excel 需求了。
销售表、运营表、库存表、预算表、项目统计表，本质上都是把一堆原始数据整理成我们真正想看的结果。
以前可能得知道用什么函数。
现在你可以先描述结果，让 ChatGPT 帮你完成中间过程。
五、图表也不用自己一个个设置
既然数据都汇总好了，最后再做个图。
继续输入：
根据“部门汇总”中的数据，生成一个柱状图。
对比不同部门的利润。
图表标题设置为“各部门利润对比”。
将图表放在汇总表右侧，不要遮挡现有数据。
这样一套流程下来：基本全部可以在 Excel 里用自然语言完成。
而且 ChatGPT for Excel 本身就在当前工作簿里工作，不需要每做一步都重新把文件上传到网页端。
六、一个很好用的小技巧
如果你真的准备拿 ChatGPT 改一个比较重要的 Excel，我不建议一上来就说：
帮我优化一下这个表。
这种提示词范围太大了。
可以先说：
先阅读当前 Excel 文件。
不要进行任何修改。
告诉我目前有哪些工作表，每张工作表主要包含什么内容，以及你认为有哪些可以优化的地方。
等我确认以后再修改。
等它把整个文件看明白之后，再一步一步改。
七、最后说一下
我觉得 ChatGPT 接进 Excel 以后，对普通用户真正有用的地方，其实很简单。
我们只需要知道：我最后想要什么结果。
然后把这个结果描述清楚。
ChatGPT 会帮我们完成中间大量繁琐的操作。
常见问题
1. 为什么我的 Excel 搜不到 ChatGPT？
先确认是在 开始 → 加载项 里面搜索。
2. ChatGPT 免费版能用吗？
可以。不过 Free 和 Go 的使用量会有限制，处理较大的 Excel 或者连续执行很多操作时，会消耗更多可用额度。
3. Excel 网页版可以用吗？
可以。官方安装说明里同时支持 Excel 桌面版和网页版。
如果桌面端加载项一直有问题，也可以先去网页版试一下。
这里是佬刘，一个研究生的实测笔记。
对了，我还把这个公众号已经发过的内容，都整理进了一份持续更新的文档里。
Codex、Skill、工作流，包括文章里能直接复制的提示词，都在里面。
如果你不想一篇篇往前翻，关注「佬刘AI」，后台回复「文档」，我把入口发给你。