格式规范|PDF档案归档格式、命名标准大全

先说清楚：PDF和PDF/A不是一回事

做档案数字化，天天跟PDF打交道。但有件事很多新手搞不清楚——PDF和PDF/A是两码事。

PDF是Adobe公司开发的文档格式，跨平台通用，现在几乎所有电子文件都用它。

PDF/A是PDF的“存档专用版”。它是ISO国际标准格式，专门为长期保存电子文档设计的。PDF/A不允许嵌入音频、视频、JavaScript，也不允许加密，就是为了保证几十年后还能正常打开、显示一致。

档案归档，必须用PDF/A。 普通PDF不行。

根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017），存储格式分两套体系：

长期保存：TIFF、JPEG

纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。

• TIFF
  ：不压缩或无损压缩，信息完整，适合“存”
• JPEG
  ：有压缩，文件小，适合大量存储
• JPEG2000
  ：压缩效率更高，逐步普及

利用查阅：PDF、PDF/A、OFD

从网络浏览速度、易操作性等方面考虑，可将图像转换为PDF、PDF/A或OFD格式供查阅利用。

其中OFD是国家推行的版式文件格式标准，党政机关用得越来越多。

标准DA/T 31-2017对图像命名有明确要求：

核心原则

以档号为基础命名，确保图像命名的唯一性。

单页文件 vs 多页文件

① 单页文件（推荐）

将数字图像存储为单页文件，按档号+图像流水号的组合命名。实际操作中，单页文件最常见。扫描仪扫出来的每一页就是一个图片文件，按档号加顺序号命名。

② 多页文件（特殊情况）

数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号命名。

图像不只要命名对，存储路径也要规范。标准要求“科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性”。

推荐按档号结构分层建文件夹：

这样分层的好处是：目录系统挂接时能自动匹配，不会乱。

格式选不对，归档白费；名字命不对，挂接全废。

依据标准：

《纸质档案数字化规范》DA/T 31-2017《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016《版式电子文件长期保存格式需求》DA/T 47-2009

先把这几条吃透，格式命名这块就不会出大错。