夜雨聆风先说清楚：PDF和PDF/A不是一回事
做档案数字化，天天跟PDF打交道。但有件事很多新手搞不清楚——PDF和PDF/A是两码事。
PDF是Adobe公司开发的文档格式，跨平台通用，现在几乎所有电子文件都用它。
PDF/A是PDF的“存档专用版”。它是ISO国际标准格式，专门为长期保存电子文档设计的。PDF/A不允许嵌入音频、视频、JavaScript，也不允许加密，就是为了保证几十年后还能正常打开、显示一致。
用一个形象的比喻：普通PDF像“活页本”——可以加音频、可以加密、可以随便改；PDF/A像“档案盒”——封死了，以后谁来打开都是同一个样子。
档案归档，必须用PDF/A。 普通PDF不行。
一、存储格式：什么时候用哪种？
根据《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017），存储格式分两套体系：
长期保存：TIFF、JPEG
纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式。
- TIFF
：不压缩或无损压缩，信息完整，适合“存” - JPEG
：有压缩，文件小，适合大量存储 - JPEG2000
：压缩效率更高，逐步普及
利用查阅：PDF、PDF/A、OFD
从网络浏览速度、易操作性等方面考虑，可将图像转换为PDF、PDF/A或OFD格式供查阅利用。
其中OFD是国家推行的版式文件格式标准，党政机关用得越来越多。
两条硬规矩
同一批档案应采用相同的存储格式 数字化副本的压缩率要确保图像清晰、完整、不失真，最大限度接近纸质原件
二、图像命名：档号是唯一“身份证”
标准DA/T 31-2017对图像命名有明确要求：
核心原则
以档号为基础命名，确保图像命名的唯一性。
单页文件 vs 多页文件
① 单页文件（推荐）
将数字图像存储为单页文件，按档号+图像流水号的组合命名。实际操作中，单页文件最常见。扫描仪扫出来的每一页就是一个图片文件，按档号加顺序号命名。
示例（按件整理）：
J001-WS·2024·Y-0001-001
· J001 = 全宗号 · WS = 文书档案 · 2024 = 年度 · Y = 永久保管 · 0001 = 件号 · 001 = 该文件的第1页
示例（以卷整理）：
J001-WS·1999·Y-0001-001
② 多页文件（特殊情况）
数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号命名。
示例（PDF文件）：
J001-WS·2024·Y-0001.pdf
这个PDF文件包含该件档案的所有页面，不单独标页码。
三、文件夹结构：分层存储，路径清晰
图像不只要命名对，存储路径也要规范。标准要求“科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性”。
推荐按档号结构分层建文件夹：
第一层：全宗号 → J001
第二层：档案门类 → WS
第三层：年度 → 2024
第四层：保管期限 → Y
第五层：档号文件夹 → J001-WS·2024·Y-0001
第六层：图像文件 → J001-WS·2024·Y-0001-001.jpg
这样分层的好处是：目录系统挂接时能自动匹配，不会乱。
四、新手避坑清单
格式选不对，归档白费；名字命不对，挂接全废。
依据标准：
《纸质档案数字化规范》DA/T 31-2017《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016《版式电子文件长期保存格式需求》DA/T 47-2009
先把这几条吃透，格式命名这块就不会出大错。
本文仅为个人研习笔记，观点仅供学习交流，实操归档请以现行国标、地方档案主管部门最新规定为准。
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