Word排版的3个隐藏功能，帮你省掉一半加班时间

FEATURE

体制内有句话：活干得好不如材料交得早，材料交得早不如排版排得靓。你不信？下次领导翻材料的时候站在旁边看看，他最先翻的就是格式整齐、看着舒服的那份。

01 样式窗格：别再手动改字体了，真的

村上春树在《当我谈跑步时我谈些什么》里写：痛苦是不可避免的，但是否受苦是可以选择的。

手动改字体就是那种完全可以避免的苦。你一个标题加粗、换宋体、改三号，再下一个标题重复一遍，整篇材料下来手都在抖。

Word的「样式」功能就在「开始」选项卡右边那个小箭头里，点开能看到所有样式。设好一级标题、二级标题、正文的格式，后面直接点一下就能套用，全文格式统一，改一处全文联动。

我以前也不信邪，觉得手动改挺快。直到有一次30页的汇报材料，领导临时要求把全部一级标题从黑体换成小标宋。手动改？我改了一下午。隔壁办公室用样式的人，3秒搞定。

《奇葩说》里马东说过：你永远叫不醒一个装睡的人，但Word可以。只要你用过一次样式，就再也回不去手动改格式那个年代了。

02 格式刷的双击用法：90%的人不知道

毛姆在《月亮与六便士》里写：我用尽了全力，过着平凡的一生。

用格式刷的人很多，但90%只会单击。单击一次刷一次，刷完就失效。如果你要连续刷10个标题，就得点10次格式刷，手酸心也酸。

双击格式刷，它就锁定了，可以一直刷下去，按Esc才退出。这个功能我给5个同事安利过，每个人的反应都一样：啊？还有这种操作？

说真的，体制内写材料这事儿，技术含量不高，但效率差距极大。同样的活，有人3点下班，有人7点还在调格式，差别就在这些小习惯上。

网上有句大实话：磨刀不误砍柴工，但99%的人选了用钝刀硬砍。格式刷双击就是那把磨好的刀，你不用，怪谁呢。

03 导航窗格：20页以上的材料没它等于瞎走

《教父》里有句经典台词：一个不照顾家人的男人，根本算不上真正的男人。

换成Word的语境就是：一个不用导航窗格排长文的人，根本算不上真正会排版。

导航窗格在「视图」选项卡里勾选「导航窗格」就行。左边会出现一个目录树，点击任意标题直接跳转到对应位置。20页以上的材料，翻页找内容跟大海捞针一样，有了它一秒定位。

更关键的是，你在导航窗格里拖动标题，正文内容会跟着走。调整章节顺序，不用剪切粘贴，拖一下就完事。

我之前整理一份50页的年度总结，领导要求把第三章和第五章对调。同事在旁边一页页剪切粘贴，我直接在导航窗格里拖了两下，3秒。他看我的眼神，像看见了鬼。

王阳明在龙场悟道，悟的是心即理。在Word里悟道，悟的是：工具用对了，心就不累了。

诸葛亮在《出师表》里写：受任于败军之际，奉命于危难之间。

体制内写材料，何尝不是受任于截止日期之际，奉命于领导催稿之间。但你手里有趁手的工具，危难也就没那么危难了。

把这3个功能用起来，下次再有人7点还在调格式，你可以安心关电脑了。

巧匠不择器，善书不嫌灯。窗格知归处，一刷抵千程。

**【析】排版之妙不在奇技，而在善用工具。导航定位、格式联动，省下的都是自己的时间。