公司重要资料只存在一台电脑里,有多大风险?初创企业最先该做的IT建设,可能只是备份

很多刚成立的小公司，并没有所谓“IT系统”。

老板一台电脑，里面放着：

客户资料、报价单、合同、公司证件扫描件、设计文件、项目资料、财务表格……

平时用着完全没问题。

于是很容易产生一种感觉：

公司这么小，哪里需要什么IT建设？

直到某一天电脑突然开不了机。

这时候你才会发现：

坏掉的可能不只是一台电脑，而是公司过去几个月甚至几年的工作。

对很多初创企业来说，最先需要建立的IT能力，可能不是服务器、系统，也不是买更多软件。

而是一个很基础的问题：

如果现在这台电脑突然不能用了，公司的重要资料还能不能找回来？

很多创业者会觉得：

我现在就一个人，公司也没多少资料，没必要搞得那么复杂。

这个想法其实很正常。

业务还小的时候，确实没必要一开始就照搬大公司的IT体系。

但“暂时不需要复杂系统”和“重要资料只留一份”，是两回事。

一家公司刚成立时，数据量可能不大，但里面已经开始出现一些不能轻易丢失的东西：

客户联系方式、历史报价、合同版本、项目文件、企业证照、账号资料、设计源文件、业务记录。

这些文件单独看可能没多贵。

真正麻烦的是：

一旦丢了，你需要花多少时间重新找？还能不能重新找回来？会不会影响正在进行的业务？

这才是备份真正要解决的问题。

“存在电脑里”，不等于已经保存好了

文件每天都能正常打开，很容易让人误以为它很安全。

但电脑本身只是一个存储位置。

硬盘损坏、误删除、设备丢失、系统故障，甚至文件被恶意软件破坏，都可能让原本正常的数据突然无法使用。

更常见的甚至不是整台电脑完全坏掉。

而是：

某个文件夹被误删；

一个重要文件被新版本覆盖；

电脑送修时才想起很多资料根本没有第二份；

用了两年才发现，所谓“备份”其实从来没有真正备份过。

所以判断公司资料安不安全，不要只问：

文件现在在哪里？

而应该问：

除了这里以外，还有没有另一份可以恢复的副本？

有些人会说：

我有备份，我以前复制到移动硬盘里了。

问题是：

什么时候复制的？

三个月前？

半年以前？

如果今天电脑坏了，最近几个月新增的资料还能不能回来？

还有一种情况，是把文件放进同步盘，就认为万事大吉。

同步工具当然很方便，但“同步”和“备份”解决的问题并不完全一样。

如果一个错误删除、错误覆盖也同步过去，你真正需要的时候，未必还能找到原来的版本。

所以初创企业不一定要研究复杂技术，但至少要建立一个意识：

重要资料不能只有一个存活位置。

刚创业时，没有必要一上来购买复杂设备。

第一步反而可以先把资料分一遍。

哪些丢了只是麻烦？

哪些丢了会影响工作？

哪些丢了可能直接影响客户和业务？

通常真正需要优先保护的，可能就是：

公司基础资料、客户资料、合同与报价、项目交付文件、业务记录，以及关键账号相关资料。

然后再做一件很简单的事情：

让这些重要资料，在工作电脑之外还有独立副本。

可以是合适的云端存储，也可以是独立存储设备，或者根据公司情况采用其他备份方式。

重点不是一开始选哪一种产品。

而是做到：

工作设备出问题时，我还有地方可以把资料恢复回来。

如果条件允许，再进一步让备份尽量自动进行，而不是永远依赖：

“我哪天有空记得复制一下。”

因为靠人记住的事情，往往最容易被忙碌打断。

备份完成以后，很多人就不再管了。

但真正重要的不是：

我看到那里有一个备份文件夹。

而是：

需要的时候，我能不能真的把文件恢复出来？

偶尔随机找几个重要文件打开看看；

确认备份有没有持续更新；

检查账号还能不能正常登录；

知道恢复资料应该从哪里找。

这些动作可能只需要几分钟，却能避免一种很尴尬的情况：

以为自己一直有备份，真正出事时才发现备份早就停止了。

很多人一提企业IT建设，就会想到服务器、网络、系统、软件采购。

但对一家刚成立的小公司来说，顺序可能恰恰应该反过来。

先问：

资料会不会丢？

账号是不是掌握在自己手里？

电脑坏了以后工作还能不能继续？

文件以后多起来会不会越来越乱？

这些基础问题解决了，再随着业务增长逐步增加企业邮箱、云盘、协作工具、客户管理和其他系统。

这才更符合初创企业的现实。

公司小的时候，IT建设不需要复杂。

但有一件事情最好早点想清楚：

你可以只有一台工作电脑，但重要的公司资料，最好不要只有这一条命。

下一篇继续聊：

拿到第一笔收入，就说明项目跑通了吗？创业初期最容易高估这一步

创业不是注册一家公司的过程，

而是建立一家企业的过程。

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我会持续分享创业初期容易踩坑的问题。

叶俊 Eugene

Foshan, Shunde, China