ARTICLE · 1240308
月底要交分析报告,数据还散在三个Excel里?我让AI出了带图表的一版,说点实话
上个月最后一天，下午两点，领导在群里说了一句，五点前给我一份这个季度的分析报告，要有图。
我手上是三个 Excel。销售明细一万两千行，退款记录三千多行，还有一张客户回访表。三个表的字段名不一样，连日期格式都不统一。
按我以前的做法，先做透视表，再插三张图，再一张张复制进 Word，最后调格式。三个小时打底，还得是中间不出错的情况。
那天我换了个办法。我把三个表丢进一个单独的文件夹，让 WorkBuddy 去读，四十分钟出了一版带三张图的 Word。
今天把全过程拆给你，包括我改了哪些地方，以及哪些地方它确实干不好。
01 先说安全，这一步别跳
能让 AI 直接读你磁盘上的文件，是这类工具和聊天机器人最大的区别。方便是真方便，风险也是真的。
我的习惯是这样，新建一个单独的文件夹，把这次要用的文件复制进去，我只授权这一个文件夹。原始文件放在别处不动。
这一步我一开始也嫌麻烦，觉得每次新建文件夹太啰嗦。直到有一次图省事，直接让它读我整个工作目录，它为了「顺便清理一下」，把一个我还没备份的临时表覆盖了。那天我重新做了一小时。
所以记住一句，重要文件先复制一份再让它动手。复制只要几秒钟，重做要一小时。
02 别急着下单，先让它报一遍家底
很多人上来就是一句「帮我写个分析报告」。它不知道你有什么数据，只能按通用模板写，写出来的东西看着工整，跟你那份数据没关系。
我第一步是让它先读文件，只做汇报，不许动笔。
我在这个文件夹里放了三个 Excel，一个是销售明细，一个是退款记录，一个是客户回访。
请你先把这三个文件都读一遍，然后告诉我四件事。第一，每个文件有哪些字段、多少行。第二，三个文件之间有没有可以关联的字段，如果没有，你觉得该按什么维度把它们串起来。第三，有没有明显的脏数据，比如空值、重复行、格式不统一的日期。第四，凭这些数据，哪些分析做得出来，哪些做不出来。
先只做汇报，不要写报告，我确认之后你再动手。
这一步大概花三分钟，但它省掉的是后面推倒重来。
那次它回了我一长串，最有用的是最后一条。它说销售明细和退款记录可以用订单号关联，客户回访表里没有订单号，只能靠手机号去匹配，匹配率大概六成，建议回访这部分单独写，不要硬并进去。
这个提醒我要是自己看，八成会直接全并了，然后得到一份错的分析。
03 一句话下单，但这句话得写清楚
确认完关联方式，我才正式让它写。指令是这样的，复制改改就能用。
按我们刚才确认的关联方式，做一份本季度的分析报告，下面是要求。
第一，结论写在最前面，不超过三条，每条一句话。
第二，正文里配三张图，分别是柱状图、折线图、占比图，每张图放在它所说明的那段话下面，不要全部堆在最后。
第三，每个结论后面必须写数据出处，写清楚来自哪个文件的哪个字段。
第四，输出成 Word 文档，标题、小标题、图、结论的层级要清楚，可以直接发给领导。
第五，凡是数据支撑不了结论的地方，不要硬写，就写「数据不足，暂时无法判断」，并且说明缺什么数据。
第五条是我后来加上的。最早没写这条的时候，它给我编过一个结论，说某个区域的复购率明显偏低，我核对了一下，那个区域样本只有二十几单，根本说明不了问题。加上这句之后，它会老实写「样本量不足」。
从下单到 Word 生成，大概四十分钟。中间它有两次停下来问我，一次是问图表用什么口径，一次是问要不要把退款单独成一节。这种停下来问的行为我很喜欢，说明它没在瞎猜。
顺带说一句，WorkBuddy 在这类活上有个让我意外的点。它读完表会自己先做一遍体检，把空值、重复行、格式不统一的日期单独列出来给我看，而不是闷头往下算。这一步要是自己干，光找脏数据就得半小时。
04 出来的东西，我还得改这三处
先说结论，文字部分基本能直接用，图的样式还得自己收尾。
第一处，第二张折线图的横轴标签全挤在一起，十二个月份叠成一团。第二处，占比图里有两个扇区颜色太接近，打印出来分不出。第三处，图表标题写的是字段原名，比如「gmv_month」，这种内部命名不能直接给领导看。
改这三处我又花了二十分钟。我的做法是继续在同一个对话里说，让它改完重新导出，比我在 Word 里手动调快。
三张图我看了，只改三处，其他保持不动。
第一，第二张图的横轴标签有重叠，改成隔一个显示，或者把字号调小。
第二，占比图里有两个扇区颜色太接近，换成对比明显的两个颜色。
第三，所有图表标题不要用字段名，改成能看懂的中文，比如「各月成交额」。
改完重新导出一次 Word。
最后拿到的 Word 一共七页，结构是标题、三条结论、五个小节、三张图。我数了一下，文字部分改动的地方不到十处，绝大多数是改字段名和措辞。
原本三小时的活，最后总共花了大概一小时。省下的那两小时，我拿去核对数字了，这事它替不了我。
05 哪些活别交给它
用了两个多月，我踩出来的边界大概是这样。
任务边界模糊的时候，它一定会跑偏。「分析一下这个季度」这种话，它会按自己的理解去做，做出来的东西八成不是你要的。下单的时候把要求列成一二三四，越啰嗦越稳。
数据量太大要拆。十万行以上的表我试过一次，跑了很久还中途断了。后来改成按月份拆成几个文件分批处理，就顺了。
精细排版还得人工。它能做出一份结构清楚、能直接发的东西，但如果你要的是对外提案那种级别的视觉，图的配色和字体仍然要自己调一遍。
还有一点得说清楚，WorkBuddy 是腾讯出的工具，按积分计费，额度以你下载时的客户端和官网为准，别信任何第三方评测里写死的数字，那些隔几个月就变了。
它最擅长的是那种「步骤很清楚、但做起来很烦」的活。读三个表、关联、算数、画图、排成文档，每一步都不难，串起来就烦人。这种活交给它，性价比最高。
反过来，需要判断「这个结论能不能对外说」的活，它做不了。判断是你的，它只是帮你把判断之前那段路走完。
报告这种活，一周也就碰上一两次。真让我离不开它的，是那些每天都得干一遍的事。
说实话，我现在最常拿它干的事，已经不是做报告了，是每周一早上把上周的数据自动跑一遍。这个以后单独写一篇。
你们公司那份分析报告，最难搞的是数据、是图表，还是最后那段「说明什么问题」？评论区说一个，挑得最多的我下一期写。
——反张力
