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两版文档放一起,用比较标出差异
文档少返工 · 04
小编｜努力追赶时代
同一份方案又发来一个“最新版”，对方只说“改了几处”。你把两份文件来回切着看，段落差不多，日期、责任人和一句话里的“不”却可能已经变了。没看清就覆盖旧版，容易把还没确认的意见一起发出去。
“文档少返工”第四篇，小编讲讲 Word 自带的“比较”：把旧版和新版放进同一次比较，在结果里看增删改，再逐项决定留什么。下面按 Windows 桌面版 Word 说明，其他版本的入口名称可能不同。
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01 文件能打开，为什么还是看不清改了什么
构造示例：旧版写“请于周五提交材料。另附纸质签字页。”，新版改成“请于周四提交材料，并附电子附件。”。期限提前了，纸质签字页没了，还加了电子附件要求。这些变化，光看文件名里的“最终版”认不出来。
各自另存、直接改字，又没留下修订记录，两份文件就只剩各自的内容。比较能找出这两份文件之间的差异，即使修改时没开“修订”；它不能替你判断哪一版已经获批。
先保留收到的两份文件，确认哪份是作为基准的旧版、哪份是这次要核对的新版，别只按文件修改时间猜。文件名和来源记下来，后面确认意见才找得回去。
02 选好旧版和新版，把结果放进新文档
①打开两份文件，进入比较。 点“审阅→比较→比较”，选择比较文档两个版本的命令。本例先处理没有待处理修订的两份文档。
②指定方向。 在“原始文档”里选旧版，在“修订的文档”里选新版。顺序反了，新增和删除的方向也会反过来；不确定就先取消，回去核对文件。
③展开“更多”，检查比较范围。 确认文字变化在比较范围内；格式、批注等按核对需要选择，别沿用上次设置却没看。本例选“字符级别”，方便看中文里改了哪些字。“显示更改的位置”选“新文档”，再点“确定”。选原始或修订文档会修改所选文件，不能随手切换。
如果弹出“文档已有修订”一类提示，先取消，查清哪些修订还没确认。微软说明，继续比较会按提示接受已有修订并生成比较结果；本例选择新文档时，源文件不被改写，但结果不能当作原有审批记录。需要保留多位审阅者的修订，见下一节的“合并”。
03 先看增删改，再决定接受还是拒绝
比较完成后，核对的是新生成的结果文档。用“审阅→比较→显示源文档”，让原始文档和修订文档都显示出来，和结果对照着看；不要把“视图→并排查看”当成已经做了比较，单纯并排打开不会替你标差异。
在“审阅”里把显示方式改成“所有标记”，在“显示标记”中确认“插入和删除”等要看的类型已勾选，审阅者也没有被筛掉。只有页边一条线的“简单标记”，不够看清改了哪些字。
新增通常用下划线，删除可显示为删除线，也可能放在右侧气球里；想在正文里看删字，可在“显示标记→气球”中选“在正文中显示所有修订”一类选项。改写常拆成“删旧字＋插新字”，不一定有一个单独的“修改”标志。颜色和位置受显示设置影响，不能只凭红蓝颜色认作者。
比较结果是差异清单，不是定稿。切成“无标记”只是隐藏修订，关掉“修订”也不会清掉已有标记。
先查文件方向和比较范围，再查关键内容是否获准。 日期、责任人、金额、否定词和删掉的要求都要连着上下文看。把“来源文件名、段落、旧内容→新内容、取舍、确认人及日期”记在单独的确认清单里；没确认的留待处理，不填成已同意。比较时填写的标记名称，也不能证明是谁实际改的。
先保存一份保留标记的比较结果，再另存一份处理稿。从开头用“审阅”里的“下一处”逐项定位，确认后选“接受”或“拒绝”。接受删除会让旧内容真正删去；拒绝删除会保留它。一次改写若拆成增、删两项，两项都要处理，再通读整句。没核完，别点“接受所有修订”。
“那几个人各改一份呢？”要汇总多位审阅者的修订，用“审阅→比较→合并”，选共同原稿与一份返回稿，展开“更多”，让结果显示在新文档；后续副本按合并流程继续。合并前也要核对来源与共同基准，不能把互不相干的版本硬凑；合并后仍需逐项确认，并不等于意见已经全部同意。
04 原版找不到怎么办，处理完又怎么验
先找发出时的邮件或聊天附件、备份，或者请发件人补发。如果文件原先保存在 OneDrive 或 Microsoft 365 的 SharePoint，可点文件标题→“版本历史记录”，打开较早版本；部分版本从“文件→信息”进入。先确认它就是要找的基准，再保存副本用于比较，别急着“还原”覆盖当前版。本地文件不能默认有这份云端历史。
只剩一份带修订的文件，就先显示“所有标记”，核对现存记录；它只能说明留下的那些修改。如果既无旧版、又无历史和修订，Word 不能凭空补回全部差异。把无法核实的段落列出来，请相关人确认，当前文件留作以后比较的基准。
交付前核对这三项
✓ 对来源：旧版、新版选对，比较范围包含要查的内容；两份输入文件、保留标记的结果和确认清单都能找到。
✓ 对内容：按清单回看关键变化，特别是删除和否定词；处理后的句子完整，取舍有依据，未确认项没有混成已定稿。
✓ 对交付版：若要求干净定稿，先处理完修订，再在“所有标记”且未筛选类型、审阅者的状态下，用“审阅窗格”检查残留，批注另查。保存、关闭、重新打开，再看内容和分页；需要保留修订供审阅时，明确标成审阅稿。
结果与预期不符，先回查选了哪两份文件、方向和范围，再重新比较；内容取舍不对，就按保留的结果与确认清单重做处理稿。小编建议记住：先找差异，再确认取舍，最后打开交付文件验一遍。
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Word里看着正常，导出PDF却缺图、错页？小编接着讲交付前怎么检查。
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依据微软 Word 文档比较、修订、合并及版本历史记录官方说明整理；错误场景为构造示例，不是真实业务截图；未实机验证。本文由AI辅助整理。
