夜雨聆风一套完整的采购流程，不是“买东西”那么简单，而是一个闭环。
今天，我把这套用了10年的采购流程完整梳理出来，一共10步，每一步都有要点和模板。
不管你干了几年，都可以对照一下：你漏了哪一步？
第1步：需求提出
做什么： 使用部门提出采购申请
关键要点：
必须填写《采购申请单》，不能口头申请
申请单包含：品名、规格、数量、需求日期、预算来源
紧急采购要标注原因，但紧急不代表可以省略流程
常见坑：
“张工说他要买这个东西”——张工是谁？什么时候说的？要多少？一概不知。
留痕要求：
采购申请单必须签字（或OA审批通过）
紧急采购要有补充说明
配套模板： 《采购申请单》——含申请部门、需求日期、物料规格、预算编号
第2步：需求确认
做什么： 审核采购申请是否合理、必要
关键要点：
问三个问题：真的要买吗？库存有没有？能不能替代？
确认规格参数是否清晰、准确
确认预算是否到位
常见坑：
申请单上写“电脑一台”——什么配置？什么品牌？预算多少？统统没有。
留痕要求：
需求变更要有书面确认
驳回申请要有理由记录
配套模板： 《需求确认单》——含需求合理性评估、库存查询结果、预算确认
第3步：寻源寻价
做什么： 寻找潜在供应商，获取报价
关键要点：
新品类至少找3-5家供应商询价
老品类也要定期市场调研，不能“躺平”
询价时提供统一的技术规格和商务条款（可比性）
常见坑：
只找一家供应商报价——没有对比，怎么知道贵不贵？
留痕要求：
保存所有供应商的报价单（邮件/盖章扫描件）
记录询价过程（问了谁、什么时候、什么价格）
配套模板： 《询价单》《报价对比表》
第4步：评估选择
做什么： 对潜在供应商进行综合评估，选择最优
关键要点：
评估维度：质量、价格、交期、服务、资质、财务状况
新供应商要做背景调查（企查查、天眼查）
高价值物料要现场考察
常见坑：
只看价格选供应商——便宜没好货，这话在采购界同样适用。
留痕要求：
供应商评估表要有打分和签字
考察报告要有照片和结论
配套模板： 《供应商评估表》《供应商考察报告》
第5步：谈判签约
做什么： 与选定供应商谈判价格、条款，签订合同
关键要点：
合同必备条款：价格、交期、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任
谈判过程有记录，谈判结果有确认
合同必须经过法务审核（大额合同）
常见坑：
口头约定算数——出事了他翻脸不认，你拿他没办法。
留痕要求：
合同签字盖章原件存档
谈判纪要双方确认
配套模板： 《采购合同模板》《谈判纪要》
第6步：下单跟单
做什么： 下达采购订单，跟踪生产、发货、物流
关键要点：
订单内容与合同一致，不能随意变更
关键节点跟进：确认订单→生产进度→发货→在途→到货
异常情况第一时间发现、第一时间处理
常见坑：
下了单就不管了——等到交货日期才发现供应商还没生产。
留痕要求：
订单要有编号和确认记录
跟单过程要有日志（哪天跟进了什么、对方怎么回复）
配套模板： 《采购订单》《跟单记录表》
第7步：验收入库
做什么： 检验物料质量，办理入库
关键要点：
采购、质检、仓库三方到场验收
不合格品当场处理（退货/让步接收/索赔）
合格品及时入库，不能压在收货区
常见坑：
采购自己验收——既当运动员又当裁判员，出了问题谁信你？
留痕要求：
验收单有采购、质检、仓库三方签字
不合格品有照片和处置记录
配套模板： 《验收单》《不合格品处理单》
第8步：对账付款
做什么： 核对账单，办理付款
关键要点：
对账单与订单、验收单、发票“四单匹配”
付款前确认质保金是否预留
付款进度及时通知供应商
常见坑：
不看验收单就付款——货都没到，钱先付了，后面被动。
留痕要求：
付款审批单有完整签字链
付款凭证存档
配套模板： 《付款申请单》《对账单》
第9步：档案归档
做什么： 将所有采购文件整理归档
关键要点：
归档清单：申请单→合同→订单→验收单→付款单→评估表
纸质原件存档+电子版备份
保存期限：合同期满后至少3年（重要合同10年）
常见坑：
文件乱扔——三年后审计来了，你什么也找不到，锅全是你背。
留痕要求：
每单一个文件夹，命名规则统一
归档清单签字确认
配套模板： 《采购档案清单》
第10步：供应商评估
做什么： 对供应商的表现进行评价，优胜劣汰
关键要点：
评估维度：质量、交期、价格、服务、配合度
定期评估（每季度/每半年）
评估结果影响后续合作（优秀的多给单，差的减少甚至淘汰）
常见坑：
从不评估供应商——好的不知道好在哪里，差的不知道差在哪里，下次还踩坑。
留痕要求：
评估表有打分和签字
评估结果反馈给供应商
配套模板： 《供应商季度评估表》
一套完整流程的核心逻辑
这不是一个“线性流程”，而是一个“循环”。
第10步供应商评估的结果，会直接影响第3-4步的寻源和选择。
闭环，才是完整的采购管理。
采购流程自检表
对照以下问题，看看你的流程哪里“断了”：
如果有一个“否”，你的流程就有漏洞。 漏洞就是风险，风险就是锅。
这些流程背后的“专业能力”
很多人觉得采购流程就是“走形式”，那是因为他没理解每一步背后的专业要求：
这些能力，不是“干久了就会”的，而是需要系统学习的。
CPPM采购经理认证课程里，每一个模块都对应这些能力：
采购流程与合规管理
供应商选择与评估
谈判策略与技巧
合同与风险管理
成本分析与价格管理
流程是骨架，专业能力是血肉。只有骨架没有血肉，流程就是空架子。
写在最后
一套完整的采购流程，不是用来“束缚”你的，而是用来“保护”你的。
有了流程，你不会漏掉该做的事
有了留痕，你不会背不该背的锅
有了闭环，你不会重复踩同一个坑
流程不是麻烦，是你的护身符。
如果你想要文中提到的所有配套模板（采购申请单、询价单、报价对比表、供应商评估表、合同模板、验收单、付款申请单、档案清单等），
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流程+模板+专业能力=不背锅的采购人
附：采购流程一句话口诀
需求提出要书面，确认之后再寻源。
三家比价选最优，谈判签约合同全。
下单跟单别放松，验收三方把字签。
对账付款四单配，档案归档不能欠。
定期评估供应商，闭环管理保安全。
