党政机关正式公文格式详解(含Word操作指南)

一、用纸与版面

1. 用纸尺寸

采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm×297mm。

2. 页边与版心

上白边（天头）：37mm±1mm

左白边（订口）：28mm±1mm

右白边（翻口）：26mm±1mm

下白边（地脚）：35mm±1mm

版心尺寸：156mm×225mm（不含页码）

3. 行数与字数

一般每面排22行，每行排28个字，且撑满版心。

4. 装订要求

左侧装订，两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处。

二、页面设置

1. 页边距：选择“文件”→“页面设置”，选择“页边距”附签，设置：

上：3.7厘米；下：3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米

2. 纸张：选择“纸张”附签，将“纸张大小”设为“A4”。

3. 版式：选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同” （在该选项前打“√”），“页脚”设置成“2.5厘米”。

4. 字体设置：选择“字体”附签，点击“字体”，将“中文字体”设置为 “仿宋”，“字号”设置为 “三号”，单击“确定”按钮。

5. 网格设置：选择“页面设置”附签，选中 “文档网络”，将“每行”设置成 “28” 个字符；“每页”设置成 “22” 行。然后单击“确定”按钮。这样就将版心设置成了每页22行、每行28个汉字的国家标准。

三、插入页号

1. 选择“插入”→“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。

2. 然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为－１－，－２－，－３－显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。

3. 双击页码，选中页码（包括左右两条短线），将页码字号设置成“四号”；字体为宋体的阿拉伯数字；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

四、文号制作

1. 平行文或下行文号：文号→三号仿宋、居中显示，编排在发文机关标识下空二行位置。

2. 上行文文号：文号→三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人→三号仿宋字体；签发人姓名→三号楷体、右空一个字的距离，编排在发文机关标识下空二行位置。

注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择“插入”——“符号”——“符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“插入”按钮即可。

五、公文正文排版

制作公文正文内容：正文内容根据实际需求，可以直接录入文字，也可以从其他软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：

1. 标题→2号小标宋字体，居中显示，编排于红色分隔线下空二行位置。

2. 主送机关→3号仿宋字体，居左顶格，冒号使用全角方式，编排于标题下空一行位置。

3. 正文→3号仿宋字体。

4. 文种结构层次→依次用“一、” “（一）” “1.” “（1）” 标注。一级标题用3号黑体字，二级标题用3号楷体，三级和四级和正文一样用3号仿宋。

5. 附件→是正文内容的组成部分。3号仿宋字体，在正文下空一行，左空2字编排，“附件”二字后标全角冒号和附件名称，附件名称后不标注标点符号。      6. 发文机关署名→3号仿宋字体，距最后一行正文内容3个空行放置，以成文日期为准居中编排。

7. 成文日期→3号仿宋字体，发文机关下方右空4个字格编排。

8. 印章→加盖端正，以成文日期中心为准，印章下端压成文日期。

注：公文正文排版内容请参照“信函格式文件示意图”理解。

六、版记制作

1. 选择“表格”→“插入”→“表格”，设置“列数”为1，“行数”为2。

2. 选中表格，单击鼠标右键→表格属性→“表格”附签，“对齐方式”设置为“居中”。

3. 然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，竖线取消；同时，设置第一行和最后一行下线的宽度为1½磅，中间一行下线宽度为½磅，点击“确定”。

4. 进入“表格属性”→“列”附签，设置指定宽度为15.6厘米，点击确定。

5. 在制作成功的表格第一行，输入主送单位、抄送单位，用4号仿宋体字，编排在印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字编排，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号；表格第二行，输入印发机关、印发日期，用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发日期右空一字后加“印发”二字。

注：因现行的规范是要求公文双面打印的，因此公文的最后一页必定是偶数页，也就是如果公文在奇数页完结，则要版记排在背面的偶数页，否则背面偶数页空白，不是一个整体。

七、打印设置

机关公文打印采用双面印刷，左侧装订，现有大部分打印设备只具备单面打印功能，请按以下步骤设置文本打印。

1. 选择“文件”→“打印”→“打印（R）”，设置奇数页，点击“确定”。

2. 将打印完毕的奇数页文件，空白背面按顺序叠放，放置打印设备送纸盒。

3. 选择“文件”→“打印”→“打印（R）”，设置偶数页，点击“确定”。

单位的红头文件首页纸张一般是印制好的成品，首页正文内容大部分采用微机“套打”技术输出成文。上述版面设置方法是拟制各种公文的前提条件，也是“套打”输出红头文件首页的基础。为便于理解，后附公文格式图解说明，请参照学习。

附：机关正式公文格式图解（参照图文版标准学习）