亲测有效！把办公软件改成自己的专属顺手工具，入职新公司一周就被同事追着要模板

有没有宝子和我一样，每次换个新电脑或者重装Office，一打开软件整个人都懵了：常用的功能找半天，要么藏在好几层菜单里，要么点半天才能调出来，本来10分钟能做完的活，光找按钮就花了5分钟，刚入职那会还因为找不着功能耽误过交报表的时间，尴尬到想找地缝钻进去。

最近发现好多人根本不知道办公软件的菜单和工具栏是可以自己改的！不用下载乱七八糟的插件，就靠软件自带的功能，花10分钟调完，之后用起来比你用了三年的手机还顺手，我上次入职新公司改完之后，旁边同事凑过来瞅了一眼，当天就追着我要设置方法，说自己之前怎么没想到还有这操作。

第一步：先给菜单“减减肥”，没用的功能全部藏起来

有没有觉得你点开Word的“开始”菜单，一半的功能你从入职到现在都没碰过？什么“拼音指南”“字符边框”，对大部分人来说一年用不了一次，放在那还占地方，找常用功能的时候特别碍事，咱们先把这些没用的先清出去。

•  随便打开一个Word/Excel/PPT都行，在顶部菜单栏空白的地方右键，点击「自定义功能区」
•  右边会跳出现在菜单栏里的所有项目，比如你看到“开始”菜单里的“拼音指南”，直接点一下这个选项，再点中间的「删除」按钮就行
•  要是怕以后要用，别慌，你只是把它从菜单里移除了，功能本身没删，真要用的时候在顶部搜索框一搜就能出来
•  要是觉得某个菜单项的名字太长不好认，比如“条件格式”你想改成“自动标颜色”，直接右键点这个选项，选「重命名」，输入你自己好记的名字就行

💡 给大家个参考，我一般只会留最常用的：字体设置、对齐方式、格式刷、排序筛选、求和，其他全部删掉，整个菜单清清爽爽，找功能一眼就能看见。

第二步：定制专属工具栏，常用功能一步就能点到

菜单清完之后，咱们再搞个专属的“快速启动栏”，就是把你每天要用八百遍的功能，直接放到最顶部的工具栏里，不用再翻菜单，点一下就用，我自己算过，改完之后每天至少少点100次鼠标。

•  还是刚才的「自定义功能区」页面，左边是所有可以加的命令，比如你常用的「粘贴为纯文本」「导出PDF」「打印预览」，直接找到这个功能，点中间的「添加」，就能加到右边的快速访问工具栏里
•  要是你常用的功能内置里找不到？别怕，你甚至可以把自己常用的宏、甚至是平时存的模板文件都加进去，比如我就把公司的周报模板直接加到了工具栏里，点一下直接新建，不用再去文件夹里翻
•  按钮外观也能改，要是觉得图标不好认，右键点已经加进去的命令，选「更改按钮图像」，选个你一眼就能认出来的图标，比如把“保存”改成小花朵图标都行
•  位置也能随便调，选中要挪的命令，点右边的上下箭头，就能把你最常用的放到最左边，按自己的使用习惯排就行

我自己的工具栏只放了5个功能：保存、粘贴为纯文本、导出PDF、打印预览、新建周报，平时做表写文档的时候，手不用挪地方就能点到所有常用操作，效率直接翻倍。

第三步：备份你的专属设置，换电脑也不用重新调

好不容易调完了，要是换电脑或者重装软件怎么办？总不能每次都重新设置一遍吧，别慌，Office自带设置导出功能，一次调好，终身能用。

•  还是在「自定义功能区」页面，右下角有个「导入/导出」按钮，点一下选「导出所有自定义设置」
•  把导出的文件存到你的百度网盘或者微信文件传输助手里，以后换了新电脑，同样打开这个页面，选「导入自定义文件」，10秒钟就能还原你所有的设置
•  要是你调乱了想改回去也简单，点「重置」就能恢复成默认的设置，完全不用担心改坏了

几个注意事项，别踩坑

⚠️  安全提醒：导出的设置文件里只会保存你的界面配置，不会包含你做的文档内容，放心存就行，不过还是建议存在自己私人的网盘里，别存在公共电脑上
⚠️  这个设置是每个软件独立的哦，你Word改完了，Excel和PPT要单独设置，不过方法都是一样的，三个软件全调完也就10分钟的事
⚠️  WPS用户也能用这个方法！操作路径几乎一样，也是在顶部菜单栏右键选「自定义功能区」，步骤完全通用

⭐  我自己用了这个方法快两年了，不管是去客户公司用陌生电脑，还是换了新笔记本，导个设置文件就能立刻回到自己熟悉的操作环境，完全没有适应成本，上次我帮部门新来的实习生调完，她现在每天下班都比别人早走20分钟，说之前光找功能就要耽误好久。

其实很多人吐槽办公软件难用，不是软件不好，而是你用的是默认的通用设置，根本不是为你的工作习惯量身定做的，就像买衣服，均码的肯定不如定制的合身，花10分钟调一次，以后几年的办公效率都能提上来，这买卖怎么算都划算啊！

今天下班回家就可以试试，调完你会回来谢我的~觉得有用的宝子别忘了点个赞，转发给你天天加班做表格的同事，帮他也早点下班！