如果离不开word,这个操作我劝你尽早学会

最近有不少朋友在问如何修改IBD Tools里的代码从而更加符合自己的使用需求，以及如何在里面增加新的功能。想了想，干脆写篇文章从最基本的概念写起，也方便大家从本质上理解IBD Tools是如何一步一步走到现在的。

IBD Tools本质上是一堆宏的集合，什么是宏？一看到这个词，可能有人想到的就是 VBA、代码和一大堆看不懂的英文。感觉这是给程序员准备的东西，普通人没必要碰。

Word的宏本质上来说就是代码，但对普通人而言还有一种简单得多的用法让它为我所用，叫作“录制宏”。

你只需要把一套操作完整地做一遍，Word 就能把它记下来。以后再遇到相同的任务，点一下按钮，或者按一个快捷键，它就会替你重新做一遍。

这个功能存在很多年了，却依然是 Word 里最容易被忽略的效率工具之一。

1

先从“楷体加粗”开始

拿IBD Tools里的一个功能举个例子——楷体加粗：选中一段文字，把字体改成楷体，然后加粗。

这件事手工操作并不复杂，选中文字，打开字体列表，找到楷体，再点击加粗，一套操作下来也就几秒钟。

问题是，在特定情况下有可能需要一天操作好多次。

每次花的时间不多，却要不断停下正在进行的编辑，移动鼠标、寻找字体、确认格式，然后再回到正文。

这种步骤明确、结果固定、又需要反复执行的操作，正好适合交给宏。

当然，如果“楷体加粗”代表一种固定的标题、引文或者正文格式，那么使用Word的“样式”会更加规范，后期也方便统一修改。这里选择这个简单例子，主要是为了说明录制宏的方法。真正使用时，一个宏完全可以包含更多操作。

我们先在文档里输入一段测试文字，并把它选中。

这里有一个关键点：我们要录制的是“对当前选区应用楷体和加粗”，而不需要把“选择哪段文字”也录进去。所以要先选中文字，再开始录制。

Word 的宏录制器不会记录使用鼠标拖动选择文字的动作。如果确实需要在录制过程中改变选区，应当使用键盘完成。不过这个例子不需要这么做，因为文字已经提前选好了。

接下来打开 Word 的“开发工具”选项卡（如果没有，就先去 word 选项-自定义功能区里给它打上勾），点击“录制宏”。

Word会让你给宏起一个名字。宏名称里不能有空格，所以可以命名为 KaitiBold。名字不必多么标准，自己以后能看懂就行。

下面还有一个很容易被忽略的选项，叫作“将宏保存在”。

如果希望这个宏在其他文档中也能使用，应当选择“所有文档（Normal.dotm）”。这样，这台电脑上的Word在打开其他文档时，也能调用这个宏。如果保存在当前文档里，它通常只能随该文档使用。

确认之后，Word开始录制。

这时尽量不要做其他无关操作，直接把选中的文字设置为楷体，再点击加粗。完成后重新打开“开发工具”，选择“停止录制”。

一个最简单的宏就做好了。

此时，可以找另一段普通文字试一下。先选中文字，再打开“开发工具—宏”，找到刚才的KaitiBold，点击“运行”。

如果一切正常，选中的文字会立即变成楷体并加粗。

整个过程没有要求你从头编写代码。你只是把这件事做了一遍，然后 Word 帮你把操作记录了下来。

不过，加粗还有一个不太容易被注意到的小问题。

Word录制宏时，有时会把点击“加粗”按钮记录为“切换加粗状态”。这意味着普通文字会变成粗体，但如果选中的文字原本已经加粗，再运行一次宏，反而可能取消加粗。

如果希望这个宏无论面对什么文字，都明确设置为粗体，可以在“开发工具-宏”窗口中选中KaitiBold，点击“编辑”。找到类似Selection.Font.Bold = wdToggle的一行，把其中的wdToggle 改成 True。

也就是改成：

Selection.Font.Bold = True

这只是一处很小的调整，却能让宏的结果更加稳定。如果录制出来的代码本身已经是 True，就不需要再改。

2

别让录好的宏躺在菜单里

做到这里还不算结束。

如果每次使用都要打开“开发工具—宏”，再从列表里找一遍，和我们想要的“一键完成”还有点距离。

我更建议把常用宏放到Word的快速访问工具栏里。

打开“文件—选项—快速访问工具栏”，把“从下列位置选择命令”切换成“宏”，就能看到刚刚创建的KaitiBold。选中它，点击“添加”，这个宏便会出现在Word窗口上方的快速访问工具栏里。

如果默认名称太长，还可以点击“修改”，换一个容易辨认的图标，并把显示名称改成“楷体加粗”。

以后再遇到同样的任务，只需要选中文字，然后点一下这个按钮。

如果这个操作使用得特别频繁，还可以给它设置快捷键。

进入“文件—选项—自定义功能区”，在窗口下方找到“键盘快捷方式”，点击旁边的“自定义”。然后在类别中选择“宏”，找到KaitiBold，为它分配一个顺手的组合键。

例如可以使用Ctrl + Alt + K。分配之前最好看一下这个组合键是否已经有其他用途，不要覆盖自己常用的Word命令，也要留意输入法或其他软件是否占用了同一个组合键。不单独设置快捷键也行，只要把按钮放进快速访问工具栏里，根据按钮的顺序会自动对应Alt+1\2\3……的快捷键。

设置完成之后，这套操作只剩下两步：选中文字，按下快捷键或点击按钮。

工具栏按钮比较直观，适合偶尔使用或者记不住快捷键的人；快捷键更快，适合每天都要重复很多次的操作。对使用频率特别高的宏，我通常会把两种入口都保留下来。

3

当你第三次做同一件事时

“楷体加粗”本身并不是一个多么复杂费时的功能。即使没有宏，我们当然也能完成。

但这个例子背后，藏着一种很重要的工作习惯。

很多人使用Word时，遇到一个问题就手动处理一次。下次再遇到，再重新处理一次。即使同一套操作已经重复了几十遍，也很少停下来想一想：我能不能只做一次，然后把它做成一个工具复用？

慢慢地，你会发现，自己看待重复操作的方式变了。

以后在Word里反复执行一项任务时，可以多想一步：这件事是不是经常出现？每次的操作步骤是不是基本相同？执行过程中是不是不需要临时作出复杂判断？

如果答案都是肯定的，它就很可能适合录制成宏。

设置固定的字体、字号和段落间距，可以录制成宏；调整表格的字体、边框和对齐方式，可以尝试录制成宏；插入固定的签名、说明文字或者一套常用版式，也可以交给宏完成。

如果任务需要根据内容作出不同判断，需要循环处理大量段落或多个文档，或者中间存在很多例外情况，单纯录制操作就不一定够用了。这时才需要进一步修改VBA代码。

但没有必要一开始就考虑得那么复杂。

先把最简单、最稳定、出现频率最高的操作录制下来，放进快速访问工具栏，或者给它设置一个自己记得住的快捷键。

说实话，IBD Tools的功能最开始就是这样一个一个做出来的。

我现在判断一项操作是否值得做成工具，有一个很简单的标准：

当我第三次做同一件事时，就会停下来想一想，这件事以后是不是还会出现。

如果答案是会，那就不应该继续一遍遍手动完成。

从一个“楷体加粗”开始，每发现一项重复工作，就给自己的Word增加一个按钮。

时间久了，你使用的就不再是刚安装时那个千篇一律的Word，而是一套按照自己的工作习惯，慢慢搭建出来的生产力工具。