Word软件中公文版记格式怎么设置?详细步骤与注意事项来了

公文版记格式怎么设置

设置公文版记格式需先了解其组成 公文版记一般由抄送机关 印发机关和印发日期等要素构成 设置时需借助办公软件 以下以常用的Word软件为例介绍具体设置方法

首先是页面设置 这是设置版记的基础 打开Word软件 选择“文件”菜单中的“页面设置”选项 在弹出的对话框里 切换到“页边距”附签 将上边距设为3.7厘米 下边距设为3.5厘米 左边距设为2.8厘米 右边距设为2.6厘米 接着切换到“纸张”附签 把“纸张大小”设为A4 再切换到“版式”附签 勾选“奇偶页不同”选项 并将“页脚”设置为2.5厘米

完成页面设置后 就可以插入版记所需的表格了 选择“表格”菜单中的“插入”选项 再选择“表格” 在弹出的对话框中 设置“列数”为1 “行数”为2 这样就创建好了一个简单的表格 选中这个表格 单击鼠标右键 选择“表格属性” 在弹出的对话框中切换到“表格”附签 将“对齐方式”设置为“居中” 让表格在页面中居中显示

接下来设置表格的边框和底纹 这是让版记符合规范的关键步骤 在“表格属性”对话框中 点击“边框和底纹”按钮 在弹出的“边框和底纹”对话框里 在“预览”窗口中将每行的下线选中 同时取消竖线 然后设置第一行和最后一行下线的宽度为1.5磅 中间一行下线宽度为0.5磅 设置完成后点击“确定”按钮 再进入“表格属性”中的“列”附签 设置指定宽度为15.6厘米 点击确定 这样表格的样式就基本符合版记要求了

表格设置好后 就可以在表格中输入版记的具体内容了 在制作成功的表格第一行 输入主送单位 抄送单位 使用4号仿宋体字 编排在印发机关和印发日期之上一行 左右各空一字编排 回行时与冒号后的首字对齐 如果既有主送机关又有抄送机关 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 并且之间不加分隔线 最后一个抄送机关名称后标句号 在表格第二行 输入印发机关 印发日期 同样使用4号仿宋体字 印发机关左空一字 印发日期右空一字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 不编虚位 后加“印发”二字

在设置公文版记格式时 还有一些注意事项需要了解 因为现行规范要求公文双面打印 所以公文的最后一页必定是偶数页 如果公文在奇数页完结 那么版记要排在背面的偶数页 否则背面偶数页空白 公文就不完整 另外 公文的版记页前如果有空白页 空白页和版记页均不编排页码 若版记页有正文或落款 则正常标注页码 页码设置也有要求 选择“插入”菜单中的“页码”选项 将“位置”设置为“页面底端（页脚）” “对齐方式”设置为“外侧” 然后点击“格式”按钮 将“数字格式”设置为 -1- -2- -3- 这样的显示格式 双击页码 选中页码（包括左右两条短线） 将页码字号设置成“四号” 字体为宋体的阿拉伯数字 奇数页的页码设置成右空一个汉字 偶数页的页码设置成左空一个汉字