在Excel里我只改了这7个设置，工作效率直接提升了一倍

作者：office办公酱 ｜ 微信公众号：office办公酱

前言

Excel对我们大多数人来说，关于它的的使用，往往停留在输入数据、简单求和、做个表格统计数据的层面。但在实际工作中，我们会慢慢发现：同样是使用Excel，有的同事可以快速完成较为复杂的数据处理，而我们却总觉得它操作繁琐、无法发挥出它的高效率。

造成这种差异的原因，很多小伙伴会觉得是因为自己不会函数，如果学会了效率就会高了，其实这个观点UP并不认为它一定对，当然函数固然重要，但是面对问题的思维方式才是最重要的。

本篇我们抛开函数不谈，来聊聊Excel本身提供给我们的优化使用体验的设置，以及如何利用这些设置来让我们的Excel更好用。我将从容易上手、但容易忽略的角度出发，通过具体案例 + 实际操作步骤，带大家一步一步优化Excel，让它真正成为一个高效的办公工具。

一、调整默认字体：让表格从一开始就更规范

设置路径

依次点击文件 → 选项 → 常规 → 设置新建工作簿时使用的字体

默认字体和字号的设置可以根据自己的实际需求进行设置，这样每次我们新建工作表都会使用这个字体，从而提升我们的工作效率，这是一个一次设置，长期受益的优化项，建议优先调整。

假设我们需要制作一份销售统计表：

修改之前默认字体：

修改之后的默认字体：

二、关闭自动更正

当我们在Excel中输入某些内容时，比如，在单元格中输入1-2，得到的结果是日期。

再比如，输入编号00123，会自动变成123。

究其原因是因为Excel中会自动将某些内容智能替换。

设置路径

文件 → 选项 → 校对 → 自动更正选项

1、点击自动更正选项按钮。

2、根据自己的实际需要，对部分自动更正选项做设置。

三、开启自动保存

这个功能建议大家一定要开启，如果你还没有养成随手保存的习惯时，它可以在一定程度上挽回我们的损失。

设置路径

文件 → 选项 → 保存

我们可以将保存自动恢复时间修改为：1分钟，同时勾选自动恢复。

四、启用填充柄：让数据录入更高效

设置路径

文件 → 选项 → 高级 → 勾选启用填充柄

实战案例

比如我们想要生成一周的日期，只需要输入这周的其实日期，然后将光标放置在单元格的右下角，等待光标变成十字箭头的时候，向下拖动即可。

除了输入日期之外，填充编号、填充星期、复制公式等都可以利用填充句柄来快速完成，它也是Excel中非常基础的批量处理能力。

五、启用快速分析工具

勾选这个选项，无需复杂操作，直接生成图表，对Excel新手友好。

设置路径

文件 → 选项 → 常规 → 勾选快速分析选项

实际案例

比如我们要对仓库存储费用表格做一个图标：

此时我们只需要选中数据区域，点击右下角快速分析按钮，选择图表 → 柱状图`即可生成一个漂亮的柱状图。

六、开启状态栏统计：减少重复计算

开启方式

右键底部状态栏 → 勾选求和、平均值、计数。

此时我们框选表格中的数据，在底部就是实时计算出求和、平均值、计数等数据。

七、自定义快速访问工具栏

我们可以利用它，将我们常用会使用到的操作放到里面。

设置步骤

1、点击快速访问工具栏右侧的三个小圆点图标，然后再展开的下拉选项中点击更多命令。

2、将自己需要的指令添加到右侧即可。

之后我们需要用到该操作时，就不需要切换选项卡去查找，直接点击即可完成该操作。减少操作路径，就是提升效率。

八、总结

很多小伙伴学习Excel的时候，会选择将重心放在函数、透视表等内容上，觉得学会了它们，就算是用好了Excel，其实并不是。对着学习的深入，渐渐地就会明白，相比于它们，更为重要的是：

• • 工具是否顺手
• • 解决方案是否恰当

把基础做好之后，再学习函数、图表、自动化，效率会完全不同。Excel本质是为了提升我们数据处理效率的工具，它也在不断的进化，当我们开始主动调整它，而不是被动适应它的时候，效率提升，其实就已经开始了。

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