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Excel 筛选求和不对:换 SUBTOTAL
KEY POINT
你看到的是 8 行，它算的是 30 行。
筛选「华东」，屏幕上只剩 8 行，合计栏还是 38,780，跟没筛一样。
清掉筛选，数字又对上了。于是每次筛完都得拿计算器再按一遍，或者干脆把筛出来的结果复制出去重算。
问题不在你的操作。SUM 本来就不管筛选——它加的是整片格子，被筛掉的行只是藏起来了，没被删。
这篇讲清两个函数差在哪，三步换过来，末尾说一个多数人不知道的坑。
01
WHY
SUM 加的是整列，不是你看到的行
SUM（就是最常用的求和，把括号里那一整片格子加起来）。
它的范围是写死在公式里的：=SUM(C2:C31) 就是从第 2 行加到第 31 行，一格都不落。
筛选只是把不符合条件的行藏起来。数据还在表里，SUM 照样加。
怎么自己看出这一点：随便筛一个条件，合计一点没变，就说明它一直在算全表。
还有一个更快的判断法：看行号。行号跳号（1、4、7、12……）就说明中间那些行被藏起来了，而合计里还算着它们。
— 筛出「华东」，可见只有 8 行，合计照样是整表 38,780（实拍）
02
FIX
换成 SUBTOTAL：在括号里先填一个 9
SUBTOTAL（就是「只算你看得见的那几行」的求和，跟 SUM 在同一批函数里，不用装插件）。
点合计那一格，就是显示 38,780 的 C33。
→ 看到：编辑栏里出现 =SUM(C2:C31)。
点表格上方那条长框，就是编辑栏，左边有个 fx 图标。
→ 看到：框里出现 =SUM(C2:C31)，光标在后面闪。
在框里用鼠标把 SUM 三个字母选中，敲 SUBTOTAL 覆盖它，再在左括号后面补「9,」，写成 =SUBTOTAL(9,C2:C31)。
→ 看到：格子里的数字当场从 38,780 变成 11,330。
→ 别直接点格子打字：那样会把整个公式冲掉。
按回车确认。
→ 看到：合计只剩当前筛出来那 8 行的和。
→ 敲错了：按 Esc 放弃这次输入，或者点编辑栏左边的红叉，公式回到原样。
那个 9 不是行号，是函数编号（意思是「我要做的是加法」）。1 是平均值、2 是计数、4 是最大值、5 是最小值，日常只记 9 就够。
— 同一格改成 =SUBTOTAL(9,C2:C31)，合计从 38,780 变成 11,330（实拍）
公式不用管筛选条件。换一个条件试试：改筛「华南」，合计立刻变成 10,340。
— 改筛「华南」，合计自动变成 10,340，公式一个字都没动（实拍）
03
TRAP
坑：手动隐藏的行，9 还会算进去
这是 SUBTOTAL 最容易踩的地方。
它只跳过「被筛选藏起来」的行。你右键点「隐藏」藏起来的行，它照样加。
要连手动隐藏的一起跳过，把 9 改成 109——109 就是 9 加 100，这个 100 的意思是「连手动隐藏的行也让开」。
怎么分清一行是怎么没的：被筛选藏的行，行号是蓝色；手动隐藏的行，行号是黑色，行与行之间还多一条粗线。
— 手动隐藏第 2 行后：9 还是 38,780，109 变成 37,530，差的就是那 1,250（实拍）
04
ALT
不想动筛选，也可以按条件加
有时候你只是想算「华东一共多少」，不想来回切筛选，那就用条件求和：
=SUMIF(A2:A31,"华东",C2:C31)
三个参数按顺序是：去哪一列找条件、找什么、把哪一列加起来。
要同时满足两个条件，换成 SUMIFS，注意求和列要放在最前面：
=SUMIFS(C2:C31,A2:A31,"华东",B2:B31,">1000")
一句话分清：SUMIF 是「符合条件就加」，SUBTOTAL 是「看得见就加」。
05
VERIFY
怎么确认你弄对了
改完先别急着关表。怎么确认你弄对了？照下面三步走，全过才算数。
筛一个条件，合计应该等于你手动加这几行的结果。
→ 看到：筛「华东」是 11,330，改筛「华南」是 10,340，两个数跟着变就对了。
点「数据」选项卡，再点「清除」，把筛选去掉。
→ 看到：合计回到 38,780，也就是全表总数。
右键点任意一行的行号，选「隐藏」。
→ 看到：9 的合计不变；把公式改成 109，合计少了那一行的钱。
前两步是核对，第三步是顺手分清 9 和 109。
三步都对，说明你用的确实是 SUBTOTAL，不是 SUM。
∞
STEP
写在最后
记住这个套路：Excel 里合计对不上，先看它算的是「整列」还是「看得见的行」。筛选、隐藏、分类汇总，都会让这两个数不一样。
这类基础操作我都归在 #办公自动化 里，按 Excel、Word、邮件、会议、文件的顺序往下写。评论区问，我逐条回。
【系列进度】
这是《办公急救 · Excel 急救》第 5/6 篇
【下篇预告】
下一篇写「Excel 粘贴到别处格式全乱：选择性粘贴四选一」，关注了不会漏
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转给那个每次筛完就把合计手抄一遍的同事
#IT职场
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