导出PDF前,先查图片、字体和目录

文档少返工 · 05

小编｜努力追赶时代

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　　Word里看着好好的，转成PDF发出去，才发现截图里的小字发糊、标题字体变样，目录写的页码也找不到对应内容。收件人拿到的是PDF，交稿前只看Word，还差最后一道检查。

　　“文档少返工”第五篇，小编把导出前后该查的事串起来。下面按 Windows 桌面版 Word 说明，其他版本入口可能不同；功能依据微软官方说明整理，未实机验证。

发出去前，把导出的那份也打开看看。（AI生成氛围插画）

　　图片可能在源稿里已被压缩，输出又选了偏重小文件的质量；字体若不能嵌入，PDF阅读器可能换成别的字体；目录没更新、分节编号没理顺，也会把源稿的旧问题带进PDF。看到故障，先分清是哪一类。

①留副本，保图片。 先用“文件→另存为”（部分版本为“保存副本”）保留一份Word副本。在“文件→选项→高级→图像大小和质量”选中当前文档，勾“不压缩文件中的图像”，默认分辨率选“高保真”，点“确定”。文件可能变大；已经压糊的图不会凭空恢复，需要换回清晰原图。

②需要转交源稿时，处理字体。 若要换电脑继续处理或走在线转换，在“文件→选项→保存”中，针对当前文档勾“将字体嵌入文件”→“确定”，再保存。字体许可可能禁止嵌入；还要交给别人继续编辑时，不勾“仅嵌入文档中使用的字符”。这是Word文件的保存设置，不是PDF导出框里的“嵌入全部字体”开关。

③版式定下来，再更新目录。 先核对封面、正文起始编号和后续页码；有问题按本系列第二篇回查分节与编号。最后单击自动目录，点“引用→更新目录→更新整个目录→确定”，逐项对照正文标题和页码，再保存。手打目录不能这样自动更新。

　　点“文件→导出→创建 PDF/XPS 文档→创建 PDF/XPS”，选保存位置，给PDF起一个带版本号的文件名，保存类型选“PDF”。

先选输出质量。 有截图、图表或要打印，选“标准（联机发布和打印）”；“最小文件大小（联机发布）”适合更看重文件体积的情况，不要为了好发送就直接选它。

构造示例，不是真实业务截图

　　再点“选项”，逐项确认：

页范围选“全部”，本篇交付完整报告；只交指定页时，按要求另选并核对范围。

发布内容选“文档”，本篇交干净稿；需要保留修订标记时才选“显示标记的文档”。

勾“辅助功能文档结构标记”，方便屏幕阅读软件读取。有标题样式、需要PDF侧栏导航时，可勾“创建书签时使用”，选“标题”。书签不替代正文目录。

字体不能嵌入时，考虑勾“未嵌入字体时的位图文本”：用文字的图像保住外观；不勾时可能发生字体替换。相关文字的搜索、复制要另验。若交付要求能搜索、复制，优先回源稿换用允许嵌入的字体，再更新目录、导出。

PDF/A按归档要求选。“符合 ISO 19005-1 标准（PDF/A）”用于长期保存、帮助保持日后打开的外观；收件方要求归档格式就选，没有要求的日常交付可先不选。它不负责修清图片或更新目录。

　　点“确定”回到发布窗口，勾“发布后打开文件”，再点“发布”。若没自动打开，就到保存位置手动打开。

　　导出设置选好了，只是完成输出。真正要交的那个PDF，还得打开逐页查。

　　构造示例：目录仍写“二、后续安排……5”，对应标题所在页的页脚却是6。这里对的是纸面页码，不能拿阅读器显示的第几张来代替。

构造示例，不是真实业务截图

　　用收件人准备使用的阅读器打开刚导出的文件，对照同版Word检查：

　　先记下错的是哪个文件、哪一页、什么问题。图糊就回查原图、压缩和输出质量；字体变样就查字体能否嵌入及位图取舍；页码错位、目录不符，就对照源稿查版式、分节编号和目录更新。

　　修正后，重新更新整个目录、保存Word、导出新版本PDF，再完整走一遍上面的检查。优先从原Word改，不把PDF转回Word当成无损修复，转换可能改变分页。

　　补发时换清楚的版本名，说明旧文件作废、改了什么、以哪份为准。例如：“请以本次附件《报告_v2.pdf》为准，上一版作废；已修正目录页码。”这只是通知示例，有其他改动也要如实写明。源Word与PDF保留同一版本号，方便追溯。

　　小编建议把这道检查留在发送之前：源稿先定版，导出看设置，成品逐页验，补发说清版本。 本组从标题、页码到PDF交付，就在这里接起来了。

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　　依据微软 Word 图片质量、字体嵌入、PDF输出与目录更新官方说明；错误场景为构造示例，不是真实业务截图。本文由AI辅助整理。