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文档、表格、PPT:同一件事,该交哪一种成品
WORKBUDDY 实战笔记 · 第 8 篇
选错壳子，内容再对也要返工。
文 / Sunwing
先说一个常见的场景。
你把一批季度数据交给 WorkBuddy，说「帮我整理出来」，它认认真真交了一份结构完整的 Word，章节清楚，措辞得当。可你周三要在会上讲二十分钟，于是一整晚都在拆页、配图、压字数。内容没有一句是错的，成品却用不上。
第二次你学乖了，开口就写「做成 PPT」。同样是那批数据，拿到的就是能直接上讲台的东西。
这件事的教训不在工具，在选择。官方文档的「核心能力」里有一句，多模态任务处理，支持文档、表格、PPT、数据分析等多种任务类型。读起来像功能清单，落到日常就是一个选择题，同一批素材，你到底要哪一种成品。
本篇是系列的第八篇，只谈这一件事。前面有几篇把「输出格式」当作需求要素之一，一句话带过，这一篇把那句话放大，拆成一套可以照着走的判断标准。与第 03 篇的差异在于深度，那篇讲需求怎么组织，这篇只讲格式怎么定。与第 07 篇的差异在于阶段，那篇讲拿到结果怎么验收，这篇讲开口之前怎么选择。
本文看点
01
四个问题定形态
02
六种成品逐条对照
03
一次任务拆多份
先给结论。格式由使用现场决定，内容只决定篇幅。所以在描述需求之前，先回答四个问题。
问题一，谁看
看的人是要站在台上讲，还是坐在工位上逐字读，还是要自己动手算。台下有人抬头看你，PPT 基本是唯一答案，因为投影出来的字不会等人。要签字、要留档、要被人反复翻，文档更稳。要拿去做二次计算，只有表格顺手。
问题二，谁改
成品交出去之后，还会不会有人接着改。会改，就给可编辑的格式，Word 与 Excel 都在此列，对方打开就能动笔，动完还能留下痕迹。不会改，只是外发定稿，PDF 更合适，版式不会因为对方机器缺字体而走样。
问题三，多细
要装明细，还是要装结论。明细指的是每一行都算数的原始记录，几百上千行也不嫌多，这种体量只有表格扛得住。结论指的是三五句话讲完的判断，塞进表格会被埋掉，放进文档刚好，做成 PPT 更清楚。
问题四，怎么存
成品最终进档案柜，进别人的系统，还是进你自己的资料库。进档案柜看版式，进系统看字段，进知识库看能不能被检索。三个去向对应三种格式，这一点最容易被忽略，也最容易在半年后回来咬你一口。
四个问题答完，形态基本就定了。有两个问题指向不同答案时，优先服从「谁看」，因为读者的耐心，比文件的可编辑性更稀缺。
问完这四个问题，你会发现格式其实早有答案，只是过去没人把它问出来。
四个问题收进漏斗，右边只会剩下三种成品
官方在结果区「产物」页里，把文档类结果列为 Word、Markdown、PDF 三种。三种都叫文档，脾气完全不同，选错一样返工。
Word，要人接着改的正式文件
合同、方案、汇报材料、需要批注与修订的稿子，都归这一类。它的价值在于别人打开就能动，改完还能看出改了什么。凡是交付链条上还有第二个人要动笔，优先给 Word。
Markdown，给自己或技术协作看的纯文本
它的好处是干净，只有文字与层级，没有版式包袱。写给自己看的笔记、给开发同学看的需求说明、要贴进代码仓库或知识库的长文，用它最省事。它的短板同样明显，直接发给客户会显得简陋。
PDF，定稿外发，版式不许变
报价单、盖章件、对外发布的正式版本，用 PDF。它把排版固定住，谁打开都一样。代价是不可编辑，所以它在流程里的位置永远是终点站，放错位置就等于给自己找麻烦。
还要改，给 Word；只存档传阅，给 PDF；只给自己看，Markdown 足够。
三种文档，分别对应可改、纯文本与定稿
表格这一类，官方列举的是 Excel 与 CSV。两者的差别不在长相，在给谁用。
Excel，给人用
表头、公式、多个工作表，这些是给人看的便利。要做汇总、要拉透视、要让同事一眼看出哪几行超标，Excel 是正解。它也是所有成品里最容易被低估的一种，很多人把它当附属品，其实一张结构清楚的表，说服力常常强过十页文字。
CSV，给系统用
纯文本，一行一条，字段用逗号隔开。它的用途是喂给别的程序，比如批量导入、脚本处理、接进数据平台。人眼直接打开会看到一片逗号，所以它只在有下游程序时才值得选。
这里有个误区值得单说。有人要一份能导入后台的商品表，却指定了 Excel，导入时格式报错；反过来，要给人看的对账表用 CSV，等于把排版成本转给了读表的人。两个方向的错配，代价都由别人承担。
PITFALL
提需求时把用途写进去，能省掉一整轮返工。「生成一份 Excel，用于部门内对账」与「生成一份 CSV，用于导入某系统」，它接到的是两个不同的任务。
同一张表，往人这边走与往系统这边走，形态不同
除了文档与表格，官方产物里还有演示文稿、分析报告，以及结果区单独设了页签的网页。这三种的共同点是讲给人听，区别在于听众离你多远。
PPT，现场讲
容量有限，一页一个观点，细节由讲的人补。所以给它的素材要挑，把十页文档压成八页幻灯片，这个动作本身就要求你先做完取舍。官方文档的示例里有一条，根据这份会议纪要生成一个 PPT，很适合练手，因为会议纪要天然带着结论、分歧与待办，压缩的过程能看出它有没有抓住重点。
分析报告，文档加图表的组合
官方在产物页把「分析报告」单列一项，示例里也有，帮我把这份销售数据生成一个分析报告，包含图表。它适合夹在文档与 PPT 之间的场合，读者会认真读，但也希望有图可看。提这类需求时，把「包含图表」写进去，得到的成品通常更接近预期。
网页，要能点
结果区给了「网页」页签，用来查看任务生成的网页、页面原型或 Web 应用。它适合做交互式的东西，比如一个可以筛选的产品目录，一个内部用的小工具页。它比 PPT 多一层交互，比文档多一层结构，代价是你要多验一遍它能不能跑起来。
三种成品摆在一起，判断线其实很清楚。要现场讲，PPT；要送出去读，报告；要让人动手点，网页。
屏幕、纸页、可点的页面，听众的距离依次拉近
真实工作里，一次需求常常要出两三份成品。同一批素材，一份 Excel 给财务，一份 Word 给领导，一份 PPT 上会。这些完全可以放在一个任务里做完，关键在于把交付清单写清楚。
不要写「给我几份文件」，要写「三份，一份 Excel 供对账，一份 Word 供留档，一份 PPT 供周会讲」。用途写清楚，格式几乎不用再单独交代。
同一个任务出三份文件，命名要能区分。建议用主题加用途的结构，比如「季度复盘 对账表」「季度复盘 留档稿」「季度复盘 汇报版」。产物区按文件卡片展示，名字清楚，验收时不用逐个点开猜。
对账表要到行，留档稿要到段，汇报版要到页。三份成品的详细程度本来就不同，一次说清，能避免它把同一份内容复制三遍换个壳。
创建任务时可以点击输入框左下角的「选择工作空间」，指定这次任务使用的目录。指定之后，产物会落在你熟悉的位置，验收与后续归档都省一步。
这一点与上一篇有交叉，这里只补与格式相关的一句。文档看结构与措辞，表格看字段与合计，PPT 看每页能否独立成立。三份成品的验收标准不同，用同一把尺子量，一定会漏。
一句话版本
请输出三份成品，一份 Excel 用于对账，字段包含某几列；一份 Word 用于留档，不超过两千字；一份 PPT 用于周会，八页以内，文件放在当前工作空间。这句话里没有一个术语，却把格式、颗粒度与落点全都交代了。
分格托盘，一格一件，清单逐项打勾
回到开头那个场景。第二次他只改了一个词，把「整理出来」换成「做成 PPT」，返工的那一晚就没有了。这个词看着微不足道，它决定的却是成品能不能直接进入使用现场。
「格式是一句提前说出口的话，省下的是后面一整晚的返工。」
内容写得好不好，靠的是素材与判断。成品交得对不对，靠的是开口时那半句话。下一篇我们换个话题，聊聊怎么用提示词模板把需求组织得更省力。
内容的功夫在写之前，成品的功夫在开口之前。
我是 Sunwing，专注把 WorkBuddy 的能力拆成能立刻上手的动作。
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