Excel*Copilot:用 AI 搞定单元格格式

本教程需要 EXCEL 中的 Copilot 功能（Microsoft 365订阅），部分地区可能需要额外配置方可使用。

了解基础操作与找到Copilot都在第一篇，后续不再赘述，我们直接进入正文。

本篇教学内容：单元格格式处理，内容单位换算，信息翻译处理

第一步：搭建练习范本

输入以下指令我们直接开始：

采用蜜雪冰城的数据，注意对齐使用当前语言的国家的饮品/容量/是否堂食/冰量/甜度等名称的对应本土称呼。1.A列填订单编号，两位英文8位数字，数字要有一定的规律。2.B列填当日日期，表头日期3.C列填冰鲜柠檬水/新鲜冰淇淋/草莓摇摇奶昔/茉莉奶绿/雪王雪顶咖啡，表头产品4.D列价格，结合C列内容，价格都在10以内5.E列填产品型号，即用13位数字指代C列的五个产品。6.F列填容量，中杯300ml，大杯500ml，如果不可以用杯做单位，填/，例如雪糕类7.G列填是否堂食8.H列填冰量，去冰0g，少冰10g，正常冰20g9.I列填甜度10.J列填说明（该产品说明）11.随机生成300条如果产品6/7/8/9不可选，则填/

特别注意，Office.js操作时偶尔会遇到无内容的情况，你要提醒AI发了指令没有刷新！例如：刚刚的内容未执行

第二步：利用AI处理单元格基本功能

实现字体，颜色，字号，格式，单元格填充与线框的调整

我们直接对表头进行操作，输入以下内容：

将1行的表头字体全部设置为微软雅黑，填充浅灰色，文本加粗，颜色黑色，字号为10，表头所在单元格设置全部线框

根据单元格内容调整填充颜色

我们来用颜色区别堂食还是外带，输入以下指令：

G列，堂食填淡红色，外带填淡蓝色，/填灰色

还可以更精细，例如10%红，10%蓝这样子。

根据内容来填充颜色

把C列冰鲜柠檬水的所在行填充为淡黄色然后I列，甜度从低到高，单元格由无填充到红色，/填充灰色

根据数值向两个方向处理颜色

D列，价格低于5，价格从低到高，颜色由淡红色向红色调整。高于5，价格从低到高，颜色由淡蓝色向蓝色调整。

其实前面的内容只能属于初级内容，对于老手也就是随手点点的事儿，发给AI还有等AI慢慢反应，到了这一步，就开始有点中级到中高级的难度了，更要命的是，这个没有“公式生成器”这类东西来帮你，你只能靠理解单元格规则去做，而AI让你口述就能实现。

并且不只是2个条件，甚至3个条件，也可以实现。虽然这个功能对于大部分情况下都是鸡肋。

如果你经常需要按类似的格式去处理表格的话，你完全可以记事本保留这么一套提示词——就像有的人会保留一套Excel公式，工作的时候按需选择一样，这些指示词也一样，要开工之前往Copilot里面一粘贴就可以。相当于一个“工作启动器”。

最舒服的是，粘了就行了，站起来活动一下，几分钟后回来就好了，算是把本来10分钟的无聊重复的工作花1分钟复制一下然后9分钟休息一下。并且，这一段是不强求任何Excel理解的，只要你会复制，你就能做到，哪怕你是新手，不懂什么格式字号，你只要会描述，就可以搞定。

第三步：用AI处理文本格式

我们先复原格式

去掉A:J列除第一行外的单元格格式

处理日期格式

将B列的格式改为XXXX年XX月XX日

处理内容溢出

这个时候你日期这一行的数据可能会变######，这是因为内容溢出单元格导致的，你可以调整列宽，或者粘贴以下内容：

调整B列宽避免因列宽不足导致内容溢出你也可以将上一步内容直接一步到位将B列的格式改为XXXX年XX月XX日（并调整B列宽避免因列宽不足导致内容溢出）

并且你的E列这时候可能显示的是X.XXXE+12，这个也是类似的原因，可以输入以下指令

调整E列的内容格式，让他以数字形式呈现

你也可以直接将第一个指令（范本搭建指令）的第5点加一句“注意调整列宽，避免出现数字错误”。我这里只是为了做一个训练样本，所以刻意留了漏洞。

有时候你会遇到单元格有个小绿色，这是Excel在提醒你“你这里格式可能有问题，你关注一下”，你可以直接和Copilot说“解决掉所有的小绿标”

调整格式与单位

将D列数值前面强制添加人民币符号并显示为带千分位分隔符和两位小数的格式

如果有负数，你可以加一句负数显示为红色括号/负数将单元格填充为红色

改变价格汇率

将D列结合当前日期实时汇率改为美元，然后强制货币符号改成美元

这里如果不加强制两个字就会失败，因为Excel会默认使用设备区域的货币符号，而AI是个懒鬼，他就用个简单公式就敷衍了，实际上抵不过系统的力量，先改数值，再强制改符号就可以了。

改变数值单位

将F列计量单位改为加仑或者将H列计量单位改成盎司

或者优化一下，在后面加一句保留1位小数。

翻译内容

前面我们在J列加了说明，我们来让他翻译以下，你可以输入以下任意内容：

把J列内容改为英文把J列内容改为日文把J列内容改为韩文把J列内容改为法语把J列内容改为德语

如果你不想改第一行，你就在前面加一句除第一行外。

这里的很多功能都不是原生Excel具备的，你如果想实现，就要加一些插件，可能效果还很糟糕（比如翻译和汇率换算），但是如果用AI，既能做到信息最新避免数据过时（如汇率），还能实现高标准的翻译效果，这两个效果是普通插件和个人Excel能力无法补齐的。并且它不只是给你答案，还能直接把答案给你填上，你甚至连复制粘贴都不需要操作。

这就是Copilot的能力，直接把一个顶级模型封装进你的Excel里面，综合体验几乎超越市面上的所有Excel插件。而且上手难度极低（你不用下载插件，不用安装插件，只要会说话就可以了），而且Copilot可以根据你的表格直接帮你分析，这个功能直接筛掉了大部分的插件。

最后的碎碎念

很多人宁愿冒着很大的风险把数据表格丢给 AI，让 AI 黑箱操作再吐出一个可能格式还不兼容的 EXCEL，然而 EXCEL Copilot 最大的价值就是透明可见，它只是在帮你生成公式，安全性会比其他AI高一大截，并且每一步都可以看到生成结果，如果不对立马修改，高效透明且安全。

你可以不喜欢 Copilot Chat，那的确很糟糕（我交互了1100W字，我相信我拥有发言权），但是 Copilot 不是只有 Chat，它还有 M365，还有 Tasks，还有 Edge 侧边栏，这些都是非常强大的工具，不要因为 Chat 而对整个 Copilot 产生了偏见。对于很多人而言，M365 是必须的，而只要再多加一些钱就可以获得顶级生产力套件，我相信你看完我的一整套教程会感兴趣的。