Word经常批量打印费时又费力,高手仅用一招轻松制胜!

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请放心食用~

豆大的汗珠从额头渗出来，虽然空调温度已经降到了 24℃，刚来实习的子君还是觉得热。

着！急！啊！

老大可是把话撂下了：培训物料绝对不能出错。

可是，眼看马上要开课了，子君才发现，50 多号参训人员的参训证还没做！！！

把名字一个一个填进文档、调好格式、再打印出来虽然操作难度不大，但是费时费力，还容易出错！怎么办？

慢着——好像在某个课程里看到过：批量打印，就用邮件合并！

对对对！只要 1 个模板，一份名单就可以一次性全部打印出来！

子君马上打开《和秋叶一起学Word课程》，现学现用。只用 4 步，花了几分钟时间就搞定了！详细步骤如下。

 准备名单

要打印出来，首先，要整理一份名单表格。你希望在名牌上出现哪些信息，就需要准备哪些。这次子君要做的这块，只需要名字就够了，于是准备了下面的表格：

 划分版面

接下来，需要在 Word 中制作一个模板，划分好版面的尺寸。

首先，打开右键合并向导，启用【标签】合并类型。

具体步骤为，打开 Word 软件后依次单击一下按钮和选项：

❶ 邮件

❷ 开始邮件合并

❸ 邮件合并分布向导

❹ 标签

❺ 下一步

接着要在标签选项中，设置具体的参数，配置这个标签的高度和宽度等尺寸。Word会自动按照这个尺寸参数，自动将页面划分成若干个相同的版面，从而实现一个页面内打印多个标签的效果。操作效果如下面的动图所示：

动态图有点快，你可以按下面的步骤操作，

❶ 单击【标签】选项；

❷ 选择纸张为 A4（纵向）；

❸ 新建标签，弹出标签属性设置窗；

❹ 填入标签名称及各项参数后， 确定；

其中，本案例填写的详细参数如下图所示，点击确定以后，就能自动在 A4 纸的页面上用隐形的表格框架划出 4 个等大的区域，用于填入标签内容。

确定以后你可以直接去看下一步。但是，这些每项参数具体都是什么意思呢？为什么要这样设置？如果不搞明白，就会稀里糊涂反复调试。

所以，还是有必要搞清楚每一项参数到底对页面中的标签尺寸、位置和打印数量有什么影响，才能融汇贯通！

这些参数，表面看起来很复杂，结合图示和字面意思去看，其实也很简单。

是不是有点晕？没关系，看一个具体的例子，假设我们需要一个宽 6 cm、高 9.6 cm的参训证，如下图所示：

那么我们在这栏就需要如上图设置。为了方便裁切，每个参训证之间、参训证和页面边缘都需要留一定的空隙。所以有边距选项，而纸张的规格和标签尺寸定下来后，一页纸能够容纳标签的数量是有限制的。

在参数选项中需要特别留意两点：

❶ 默认的横标签数、纵标签数可能为 0，如果不先修改，可能弹出警告窗口无法进行下一步。至少设为 1，本案例中的标签尺寸在 A2 中可以容下 2 个，所以设为 2。

❷ 仔细留意纵向跨度和横向跨度，默认情况下会和纸张尺寸一致，修改标签高度和宽度后，标签和标签的间距会很大。

所以标签参数的设置顺序通常是：

❶ 调节横标签数、纵标签数；

❷ 上边距，侧边距（=上边距）；

❸ 标签高度，标签宽度；

❹ 纵向跨度（= 高度 + 上边距），横向跨度（= 宽度 + 侧边距）。

回到前面的案例，预留上边距和侧边距为 1 厘米。高度和宽度设为 9.6 和 6 后。纵向宽度设为 9.6+1，也就是 10.6，横向宽度 6+1，也就是 7。这样能确保页面上能够排得下横向 2 个、纵向 2 个标签。

啰嗦了一堆原理，下面该动手导入名单和打印输出了。

导入名单

上一步仅仅是利用标签参数配置，将页面划分了板块，看起来好像什么都没有发生。实际上已经生成了一个隐形的表格框架。‍‍不信？工具栏里是不是多出来一个表格工具？‍‍

切换到布局，点击查看网格线，就可以看到这个隐形的表格：

但是，隐形的表格可不行！因为打印出来以后，看不到这些线，那就没办法对照着裁切啦！怎么办？加上表格边框就可以了。

我的做法是，点击一个单元格，设置外框线。然后再逐个点击其他需要加框线的单元格，按【F4】。

框架已经现形，就等着填入内容啦！接下来是非常关键的导入数据源操作。

❶ 在右键合并向导中继续点【下一步】；

❷ 点击【浏览】按钮；

❸ 选择第一步准备好的人员名单 Excel 表；

❹ 选择存放名单的工作表，确认，这样就将所有名单导入这份 Word 模板中来；

❺ 继续填入需要的内容，比如公司 logo。

合并，全部打印

接下来，就是将导入的名单数据源，插入到模板中，设置好格式以后，将第一个标签的内容，复制粘贴到其他格子里。

完成以上设置后，【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】-【标签文档完成】，打印然后裁切即可。

按下预览结果，就可以看到最终的打印效果：

完成合并打印文档，可以直接将整份名单的数据合并到 Word 中并输送给打印机，一次性打印出来。你也可以选择【编辑单个文档】生成一份包含所有标签的 Word 合成文档，再打印，效果也是一样。

步骤看起来很多，但实际上，熟练操作下来一气呵成。更重要的，打印 1000 份，要做的步骤也是这么多，以后要重新打印另外一份名单，直接换掉 Excel 表里的数据就可以了。真的是一劳永逸的事情。

以后再有人问，怎么批量打印证书？

邮件合并！

怎么批量打印邀请函？

邮件合并！

怎么批量打印工资条？

邮件合并！

邮件合并！

还是邮件合并！

总而言之，言而总之，

想要批量打印？首选邮件合并！

经过这一次任务，子君暗自庆幸：幸好之前就练过，才能那么快想到解决方法，并熟练完成啊！

– 全文完 –

本文作者 | 傅琳（甜食）

资深 HR，《和秋叶一起学Word》课程老师及同名图书作者。

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