知识管理 | 开源办公套件Only Office全方位测评

近年来在Office办公软件的生态系中，除了一骑绝尘的Microsoft Office、在国内占有单一优势并进攻国际商业软件市场的WPS Office以及以开源著称的Open Office/Libre Office外，还有一个异军突起的Only Office。Only Office是一个半开源半商业化的办公套件，即既以开源免费的形式提供给个人用户使用，又以云服务为切入点提供企业定制服务。它在文件格式标准上更倾向于与Microsoft Office兼容，因而同样受到了Libre Office方面的言论攻击。

最近Only Office发布了9.4版。它不仅同时兼容Windows、Mac OS、Linux等不同的系统平台，还就每个系统平台提供进一步细分的版本，足见其不断渗透市场的野心。本文就以Only Office入手，深入地观察一下这个办公套件的功能和特点。

下载与安装：不断完善的细分版本设置

进入Only Office的官网，很容易就能找到下载的页面。不同于其他办公软件，除了将软件分成电脑桌面端和移动端外，Only Office针对不同系统平台的版本设置非常精细，甚至显得有些庞杂。

从面向的系统平台来看，Only Office已经实现了对Windows、Mac OS、Linux的全覆盖。其中，Windows按Win 7~11（x86/64）、XP/Vista、Win 11 ARM64进行区分；Mac OS则以10.12以前和10.13以后版本进行区分。而在Linux中，除了提供Linux版安装包，更提示Only Office已经在全球多地的Linux定制版中预装。

换言之，用户可以在那些已经预装Only Office的Linux系统上直接打开使用，也可以自行下载安装包进行安装和更新。这样的预装模式，有着非常明显的商业化协作色彩。

上架应用商店是如今绝大部分正规发行的软件不能免俗的操作。Only Office目前除Windows的Microsoft Store外，还上架了多个Linux系统平台，包括国内的Deepin。上架的应用商店越多，意味着其协作的平台和机构越多、越广泛，尽管总体的装机数量未必真的很多。

进入即见锋芒：越发强大的云计算协作

在Windows系统上安装好Only Office，便可以进入到其主界面。Only Office跟WPS、Open Office一样，可以先进入主界面，再选择自己需要使用的组件。虽然Only Office的组件并不及Open Office/Libre Office体系一以贯之的六个组件多，但相比起其他开源办公套件，Only Office似乎有更多惊喜。

在主界面左侧的菜单栏上有一个「云服务」，这其实是把Only Office的文档打开与检索，跟特定的云端/网盘关联起来。点进去我们能看见9个不同的云端，不过这些都是国内极少用到的。

菜单栏上还有个「AI智能体」。在AI越来越深入到办公领域使用的今天，引入AI模型已经成为很多以案头工作为主的用户不可或缺的操作。相比起其他一些办公套件需要相对隐蔽而复杂地添加API通道，Only Office的操作无疑简单得多，只需要在「AI智能体」窗口中添加AI模型提供商即可。目前Only Office可添加的提供商有11家，包括了国内较为流行的DeepSeek。

除了在主界面上的见闻，值得一提的还有Only Office的连接器。所谓连接器，就是指Only Office以在线文档编辑工具的形式，接入到网站、社交媒体、OA等平台上，使人们在处理工作流程、进行在线沟通时，也可以同步处理一些工作文档。目前Only Office已对53个平台开通了连接器，在Only Office的官网可以看到。当然了，这些平台在国内同样用得比较少。

文档功能的持续更新

文档、电子表格、演示文稿是所有Office办公套件的常规组件。所有办公套件的功能演进，都必然也习惯性地围绕这三个组件展开。

在Only Office中打开或新建一个文档，我们会清晰地感觉到，其功能面板要比Microsoft Office、WPS和Libre Office都整洁得多。其基本功能是相对齐全的，但如果要像国内用户编辑公文、试卷那样用Word、用WPS文字做一些非常细致而特别的编排，可能就有些困难了。

在Only Office 9.4版的更新介绍中，有一个被其称为「社交媒体社区中最受期待」的新增功能——分隔横线。

分隔横线其实在Microsoft Word里面就能做到，连按几下减号-键再按一下空格，分隔线就出来了，但很少人会用到。那为什么Only Office会将这样一个已经在Word里面行之有年的功能做出来，还称之「社交媒体社区中最受期待」呢？因为利用分隔横线进行文档版本的分隔，是近年来社交媒体惯用的、能够使文本更顺畅更清晰的格式。

尽管这样的格式在连篇累牍、越来越八股化的中文文本编辑环境中不太适用，但从普遍的网络文本生态来看，这就是潮流。而Only Office的所有功能和界面设置，都是朝着这样的潮流而改进的。

作为专业的PPT设计团队，我们当然更关注Only Office的演示文稿设计功能和水准。可以说，Only Office的演示文稿功能实在是乏善可陈，几乎无法跟其他办公套件中的演示组件相提并论，方方面面的功能都少得可怜，大致上只能插入一些最基本的图形并增加最简单的外观设计效果。

不过，Only Office的演示组件还是有一些亮点。

一是，这次一口气增加了25个设计主题，总数达到了35个。长期使用PowerPoint做PPT的朋友应该都知道，Microsoft PowerPoint自2013版以后，设计主题的审美大退步，模板还不如PowerPoint 97好看，数量还不如以前多。Only Office一下子增加到35个，那些依赖单机软件制作PPT、又不需要多么复杂的设计效果的用户无疑获得了重大利好。

二是，Only Office一口气增加了20个幻灯片切换效果。虽然近年来人们已经不太注重幻灯片切换效果了，但增加还是有意义的。以往Only Office尤其注意移动端的改进，例如平板电脑甚至会议电视，这些应用情景常常对幻灯片设计和演示效果有较大限制，因而不需要提供太多的切换方式。如今大幅增加设计主题和切换效果，显然是要朝商业化的方向更进一步。

三是，尽管没有图片、图标等联机设计资源，Only Office却具备了分类和数量与Microsoft Office中的SmartArt一致的「智能图形」。SmartArt所包含的图表类型，基本能满足绝大部分图表预制的需要。甚至可以说，这就是一个办公软件在信息图示化方面是否合格的指标。Only Office有了这样的智能图形，当然是合格的。

检验一个办公套件在数据处理方面的性能，最关键的就是看它有多少函数。例如前些年的网红函数vlookup，就在各大办公套件中风靡一时。Only Office 9.4并没有函数方面的更新，因为它早在7.4版时就增加了一部分函数。目前Only Office电子表格组件中可以使用的函数和公式多达400多个。

Only Office在7.4版以后，增加了SEQUENCE、XMATCH、EXPAND、FILTER、ARRAYTOTEXT和SORT等一些用于矩阵和数组分析的函数，其中一些原本为Microsoft 365版本的Excel专属。虽然这些函数极少有用户用到，但其出现至少说明了，Only Office是有决心在高级功能上持续拓展的。

不过，Only Office的电子表格仍然有两个不足之处。

一是，尽管函数和公式已经非常发达，用户仍不能指望它能够像Excel的最新版本那样直接集成了Power系列插件的功能，使Excel的数据导入、筛选、分析、关联功能强大无比。Microsoft Excel除了有功底可以钻牛角尖，更有巨大的市场能够即时反馈到需要在数据分析功能上作何改进，而其他办公套件中的表格组件常常只能亦步亦趋。

二是，Only Office虽然是开源办公软件，但其更着重于反向接入到其他平台，而非正向地往软件上植入插件。Only Office可以安装的插件，比Microsoft Office和Open Office少得多。不要指望通过安装插件来增加它的数据分析功能。而事实是，以Only Office的函数能力，外部的插件也不一定能跟得上它的步伐。

PDF原生化

在Office办公套件的各大门派中，PDF相关功能一直是个尴尬的存在。由于PDF是一种通用式、防修改的文件格式，Microsoft Office直到2010版才支持文件直接导出成PDF格式；Open Office/Libre Office一直拿文件格式死磕大厂，于是又支持了OFD与PDF的转换；WPS则强行植入、关联自己的PDF阅读器，还将之视为第四组件。这些做法对于PDF都是相当暧昧而被动的。各大门派仍然把PDF功能集中在直接将自己编辑的文件转换为不可修改的PDF文件。

Only Office却让我们看到了一个新的方向。

近年来很多用户在网上批评WPS的PDF阅读器，把大量常用功能都设置成了会员专属。如果总是纠缠于这种本该对软件厂商和用户各打五十大板的事情，可能就无法理解Only Office在PDF功能上打造的新模式了。

在Only Office中新建一个PDF文档，我们会看到一个跟Word文档完全一样的页面。这样的页面当然是跟Word文档一样，可以插入大量文本、图形和其他对象。不同的是，这里还有一个「表单」选项卡，上面提供插入的，都是PDF常用的互动式编辑对象。

换言之，你可以一边编写文档，一边创建表单。这与PDF的原生软件——Adobe Acrobat长期以来的PDF生成逻辑，即先有了文档，再转成PDF并添加互动式编辑对象，是截然不同的。

相比起Acrobat，Only Office的PDF组件更侧重于表单式内容的生成，而非PDF的内容光学识别、标注、修改等编辑功能和页面合并调整等物理性功能。当然了，这个PDF组件生成的文档，也是可以保存成Word文档格式的。