有一堆混乱的文档,如何进行整理?| Vol.50快闪回顾

上周的快闪，我们办了一期“有一堆混乱的文档，如何进行整理？”的主题活动。

没想到反响特别好，好多小伙伴都说“太有用了”“终于知道怎么下手了”。

今天就简单提炼下这场快闪的核心内容，希望对大家有帮助！

废话不多说，直接上干货。

01

先说说，为什么你的文档会乱成一团？

其实不用我说，你自己也知道：

• 不舍得删——“万一以后还用得上呢”

• 不知道怎么下手——打开一看，还能想起当初存它时候的心情

• 或者就是……一直拖着，拖到现在

不管什么理由，结果都一样：一堆文档堆在那，你不知道怎么办，它也不知道去哪。

所以活动一开始，我没急着教大家怎么整理，而是先干了一件事：在知识库里划出三个大板块。

个人、工作、副业/学习相关。

记住，三个就够了。

现场有人问：“如果不同类型的内容很多，要不要分开建好几个知识库？”

不用！以目前大多数人的文件量，还没有大到需要分库的程度。

而且，多开一个知识库，你就多两步操作，多一分放弃的可能。

能在一个页面里搞定的，就别瞎折腾。

三个大板块划分好之后，再回头看那堆乱七八糟的文档，感觉就不一样了——你知道它们大概该往什么地方去了。

那第一个问题来了：这些文档里，哪些要删？

我的答案很直接：

• 从来没打开过的文档，删

• 三年以上没用过的学习资料，删

• 三年以上没打开过的兴趣爱好资料，删

“万一以后要用呢？”

这个问题，想必也是大多数人舍不得删的心理。

这就像冰箱里的过期食物，你明知道自己不会再吃了，但就是舍不得扔。

不过我得告诉你，删了吧。

以现在信息迭代的速度，当你要用的时候，一定会有更新更好的内容。

“那真的舍不得删的呢？比如已完结的项目资料、成功结业的课程笔记、过去的旧日记？”

好办！在每一个框架的分区里，新建一个“过往文档”，把这些舍不得删的文档，全丢进去。

既用不上，又舍不得删的话，就给它们一个家，但别让它们挡路。

就这么简单。

很多人卡在知识库的“文档整理”上，不是不会分，而是舍不得删。

先清场，再动手。不清场的话，你永远在跟过期文档较劲。

02

清完场之后，我们把剩下的文档，按照三个大板块的分类丢进去。

丢完再看，还是有点乱，但至少我们知道它们大概在哪个区域了。

那接下来，那些最常见、最头疼的文档，到底应该怎么整理？

以「个人」板块为例。

1、日记怎么存

提到日记，你会不会下意识地就想按日期，新建一堆文档？

千万别！

仔细想想，打开一个文档，和打开365个文档，哪个你更愿意干？

我的做法是，新建一个 日记 | 2026 的文档，在同一个文档里，用二级标题标记日期+标题/关键词，比如“0321｜关于AI的思考”——这样以后翻起来，一眼就知道哪天写了啥。

如果日记里有些重要的思考，怕以后找不到怎么办？

简单！要么是在标题里用颜色/色块进行标注，要么在对应内容里，添加评论作为标签，都可以起到提醒的作用。

如果这部分内容重要且独立，还可以直接转成子文档，单独拎出来。

！还有一个小提醒是：别在这个日记文档里，一次性把1月到12月的标题全列出来，打开压力太大。

每写一个月，就新建一个标题，最新月份的日记放在最上面。

！这里面有几个小技巧，我帮你拎一下：

• 品类放文档标题前面：日记｜2026、日记｜2027——这样以后所有日记都排在一起，好找。

• 二级标题层级先上：给一级标题留空间，以后想加东西不用大改。

• 最新的内容放文档最上面：越往下的东西价值越低。很多思考，当时有用，解决了，就过去了。

• 评论可以当书签用：飞书的评论不只是给别人看的，也可以是给自己看的。重要内容打个标记，折叠起来也能看到。

• 重要的放前面：不管是标题还是高亮块，把最重要的内容，放在你能第一眼看到的地方，还方便预览。

• 能在一个页面搞定的，别拆：打开一个文档，比打开365个文档，你更愿意干哪个？

以上原则，整理任何内容都能用！

2、读书笔记怎么存？

现场还有人问：读书笔记放哪？个人、工作还是自媒体？

当然是「个人」，放进去之后，我们可以按照以下步骤进行分类整理。

第一步：新建一个 读书笔记 | 2026 的文档。

如果你量不大，就按年份来。

如果不想按年份的话，也可以按品类——商业类、心理学类、小说类等。

但别一上来就分太细，根据自己的实际情况和使用目的来，别给自己找麻烦。

第二步：每本书对应新建一个文档，将这本书的读书笔记丢进去。

这时，在 读书笔记 | 2026 这个页面里，你可以通过点击飞书“自动生成子页面列表”功能，为你的读书笔记自动创建一个目录。

想看哪本点哪本，像翻书一样。

第三步：按照“思考+笔记”的格式，组织每一本书的笔记。

从微信读书导出笔记，复制粘贴到飞书。然后——

• 把“我的思考”放在最前面，高亮。这样预览的时候第一眼就能看到。

• 下面放原文笔记。如果原文里有高亮，就留着。如果自己有新的想法，直接在旁边加评论；或者有一些重要内容，也可以用评论做书签标注。

第四步：用图标做标记。

可以通过修改标题前的图标，帮助自己判断“已完成”和“未完成”的书籍。

这样一眼就可以看出哪些书还没读完。

Tips：图标区分是个很好用的小技巧，无论是区分书影音、还是已完成 vs 未完成，大家都可以灵活用起来。

3、健康、娱乐、社交这些杂项怎么整理？

这是现场问得最多的问题，我们拿“展览笔记”举例。

一开始我问大家，这个双年展笔记要放在哪？

有人说娱乐，有人说兴趣，有人说审美。

但无论怎么分类，这一定是跟「个人」板块相关，就先放进去。放进去之后，如果发现“展览”这类笔记越来越多的话，就在「个人」板块新开一个“展览相关”的分类。

其他类型同理，比如“健康相关”、“旅行相关”、“学习相关”，这样不管以后如何拓展，都不违和。

03

看到这里，你大概明白知识库搭建的基本逻辑是什么了。

不需要在一开始就想好所有分类，先明确一个大框架（个人、工作、副业/学习），然后把文档按照相关性丢进去。

丢着丢着，你会发现某个品类的内容越来越多，这时候再给它开一个子目录就行。

让知识库的结构，在使用的过程中自然生长就好。

如果你担心这样做的话，一开始就分错层级怎么办。

别担心，分错了就挪一下层级，飞书挪层级一键就搞定，很方便。

与其在纠结分类上浪费时间，不如将时间用在直接动手整理上。

“整理是为了使用，不是为了整齐。”

花一周时间建一个完美的分类体系，然后再也没打开过——那是无效整理。

分三个大板块，每次找东西都能找到——那是有效整理。

如果你也有一堆混乱文档不知道怎么收拾，希望这份回顾对你有帮助。

我们下期快闪见~

编辑 & 排版 | 阿盐

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