我们把公司的 Word 规范,“教”给了 AI

最近两年，AI 的热闹大家都看到了。

但对一家做企业信息化和制造业数字化服务的公司来说，真正的问题从来不是“要不要用 AI”，而是：它能不能落到每天的具体工作里，稳定产出符合公司标准的结果？

我们的做法，是从一件件小事开始。

这篇文章先讲第一件：Word 文档标准化。

它听起来不大，却几乎每个人都被它折磨过。

01  一件小事，人人都疼

写一份 Word 文档，真正耗时间的，常常不是“写内容”本身。

而是改字体、调标题、对齐表格、整理页眉页脚、检查页码、统一格式。

这些动作不难，但很碎；不复杂，但很耗时。尤其是多人协作、反复改稿之后，一份文档很容易变成“内容差不多了，格式还要再收一遍”。

你一定见过这样的文档：

• 标题一会儿微软雅黑，一会儿宋体；
• 正文混着几种字号；
• 页码是手敲的，改一页错三页；
• 表格边框、宽度、对齐方式各有各的样子；
• 目录忘了更新，指向的还是上一版。

单看每一处，都是小问题。

但放在方案、报告、需求说明、项目交付材料里，这些细节会一起影响客户看到的专业度。

过去靠什么解决？靠一份文档规范，再靠人自觉。

但纸面规范的落地，永远比想象中难：写文档的人不一定会翻，新同事可能照着旧文档有样学样，错的格式就这样一版一版传下去。

02  换个思路：让文档“天生合规”

后来我们换了一个思路。

与其要求每个人都记住规范，不如把规范“教”给 AI。

我们把兰之天常用 Word 文档规范整理成规则，再封装成一个可调用的技能。这样 AI 在生成或重排文档时，不是凭感觉排版，而是按公司标准执行。

这件事可以拆成三层：

第一层，是一份明确的版式规范。

比如页面、页边距、字体、字号、标题层级、表格样式、页眉页脚、版权信息和页码，都有统一要求。

第二层，是一套样式库。

规范不能只停留在文字里，还要变成可执行的函数。标题怎么加、正文怎么排、表格怎么画、页码怎么生成，都交给代码稳定处理。

第三层，是生成后的检查。

文档生成后，还要看结构是否完整、图片和表格是否正常、页眉页脚和页码是否符合预期。能自动化的地方尽量自动化，不能让 AI 靠运气交付。

03  整理前后，差别一眼能看出来

同一份材料，整理前可能只是“能看”。

整理后，它会更像一份正式交付文档：标题有层级，正文有标准字体和字号，表格采用统一样式，页眉页脚、版权和页码自动落位。

这不是单纯“美化文档”。

更准确地说，是把公司对正式文档的要求，变成一套可以重复执行的能力。

对内部来说，它减少了反复调格式的时间。

对客户来说，每一份材料看起来更稳定、更专业，也更像同一个团队交付出来的东西。

04  它不是模板，而是一套流程

很多人会问：这和 Word 模板有什么区别？

模板解决的是“这一个文件长什么样”。

技能解决的是“这一类文件应该怎么生成、怎么整理、怎么保持一致”。

模板需要人去套，套完还要人检查。

技能则把页面、段落、表格、代码块、备注、页眉页脚等规则放进流程里，让文档在生成时就尽量接近标准结果。

还有一条我们很看重的原则：不编。

客户名、项目编号、日期、报价、实施效果这类事实，如果素材里没有，AI 不能自己补。缺失信息应该明确标出来，等人确认。

格式可以交给 AI，事实必须由人负责。

05  这只是第 1 期

Word 标准化，只是我们想分享的第一类小工具。

同样的方法，其实可以继续用在很多高频工作里：把规范写清楚，把流程固定下来，再让 AI 去执行和检查。

后面我们还会继续分享更多围绕内部提效和项目交付的技能实践，例如：

• 会议纪要整理；
• 需求说明重排；
• 项目方案初稿；
• PPT 汇报骨架；
• Excel 台账清洗；
• 制造业数字化材料辅助生成。

这些工具未必看起来很“炫”，但足够实用。

真正能提升效率的，往往就是这些每天都要用、每次都能省一点时间的地方。

06  如果你也想要一套

这套 Word 标准化技能，也可以结合客户自己的规范来做。

把 Logo、字体、版式、表格、页眉页脚、文档类型和审核要求换成贵司标准，就能形成一套属于自己公司的文档技能。

项目过程中的方案、手册、会议纪要、验收材料，从此可以按一个标准输出。

如果客户或伙伴对这类技能感兴趣，我们也可以结合具体业务场景进行分享、演示或定制。

把重复工作变简单，把文档标准变稳定，把交付细节做扎实。

这就是我们做这个 Word 技能的原因。